Leren en certificaten
HiBob Docebo koppeling: medewerkers uit Bob in Docebo, afgeronde cursussen terug in Bob Learning
Met een koppeling tussen HiBob en Docebo wordt elke medewerker uit Bob automatisch gebruiker in Docebo, in de branch van zijn afdeling of site en met zijn manager, en wordt hij bij vertrek gedeactiveerd in plaats van verwijderd. Gebruiken jullie Bob Learning, dan komen afgeronde Docebo-cursussen terug in Bob; Docebo heeft zelf recepten voor HiBob die gebruikers aanmaken en bijwerken, en KoppelHet komt erbij voor vertrek, branches en de terugkoppeling.
Wat de koppeling doet
Wie HiBob voor HR en Docebo voor productkennis en compliancetrainingen gebruikt, kan bij een opschoning in Bob ook Docebo-accounts met alle behaalde certificaten kwijtraken. Managers zien in Bob niet welke trainingen hun team heeft gehaald, omdat dat alleen in Docebo staat.
- HR maakt de nieuwe medewerker aan in Bob, met afdeling, site, manager en startdatum.
- Bob meldt de medewerker; KoppelHet haalt de gegevens op en maakt de Docebo-gebruiker aan in de juiste branch, met het Bob-id als vaste sleutel.
- De cursussen die jullie willen terugzien, staan als trainingscontent in Bob Learning.
- Rondt de medewerker een cursus af, dan meldt Docebo dat en staat het resultaat in Bob Learning bij de medewerker.
- Bij vertrek zet KoppelHet eerst de laatste resultaten in Bob en deactiveert daarna de Docebo-gebruiker; de leerhistorie blijft bewaard.
Terug: Afgeronde, behaalde of niet behaalde cursus met datum
Waar je op let bij HiBob en Docebo
- Het recept van Docebo voor HiBob zoekt bij een verwijderde medewerker in Bob de Docebo-gebruiker op e-mailadres en verwijdert die, met zijn leerhistorie. KoppelHet verwijdert nooit, maar deactiveert, zodat behaalde certificaten ook na een opschoning in Bob terug te vinden zijn.
- Docebo's recepten herkennen een gebruiker aan het e-mailadres. Verandert het werkadres in Bob, bijvoorbeeld na een huwelijk, dan kan er een tweede gebruiker ontstaan. KoppelHet gebruikt het Bob-id als gebruikersnaam in Docebo, zodat een nieuw adres dezelfde gebruiker bijwerkt.
- Bob Learning neemt alleen resultaten aan van een cursus die eerst als trainingscontent in Bob staat. KoppelHet zet de Docebo-cursussen die jullie willen terugzien eerst in Bob, in blokken van maximaal 500, voordat er resultaten heen gaan.
- Een resultaat in Bob Learning moet horen bij het werkadres van een actieve medewerker. Na vertrek neemt Bob dus geen resultaat meer aan. Bij een vertrek stuurt KoppelHet daarom eerst de laatste afgeronde cursussen door, en deactiveert pas daarna de gebruiker in Docebo.
- Bob weigert hetzelfde resultaat een tweede keer. KoppelHet geeft elk resultaat een vaste sleutel op basis van de Docebo-inschrijving, zodat een herhaalde melding uit Docebo nooit een dubbele training in Bob oplevert.
- Een Docebo-gebruiker staat in één branch, terwijl Bob zowel een afdeling als een site kent. Per klant kiezen we welke van de twee de branch wordt; de andere gaat mee als extra veld, zodat inschrijvingsregels op land of locatie blijven werken.
- Bob meldt een start of vertrek om middernacht na de ingangsdatum in de tijdzone van de site. KoppelHet volgt die tijdzone, zodat een collega in Londen en een collega in Madrid elk op hun eigen eerste dag toegang tot Docebo krijgen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon de HiBob-recepten van Docebo?
Die werken goed voor aanmaken en bijwerken. Let wel op het recept voor verwijderde medewerkers: dat verwijdert de Docebo-gebruiker. Wil je resultaten in Bob of wijzigen e-mailadressen, kies dan maatwerk.
We hebben Bob Learning niet. Kunnen resultaten dan toch naar Bob?
De Learning API van Bob vraagt de module Bob Learning. Zonder die module blijven resultaten in Docebo; de gebruikerskant van de koppeling werkt wel.
Welke rechten heeft de koppeling in Bob nodig?
Een service user met leesrechten op persoons- en werkgegevens, en voor de terugkoppeling het recht om cursusproviders te beheren. Salaris en bankgegevens zijn niet nodig.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via ondertekende webhooks (onder meer employee.created, employee.updated, employee.joined en employee.left, met het employeeId) en de people search van de HiBob API, met een service user met leesrechten op root en work. Resultaten terug via de Bob Learning API (vereist de module Bob Learning) - POST /learning/lms-integrations voor de integratie, training-content in bulk tot 500 items per aanroep, en POST .../xapi/statements met de verbs completed, passed of failed. Een statement-id dat al bestaat geeft 409; actor.mbox moet het werkadres van een actieve medewerker zijn.
- Naar Docebo via de REST API met OAuth 2.0 - /manage/v1/user (aanmaken, bijwerken, active op false), /manage/v1/orgchart voor branches, altijd na elkaar. Afgeronde cursussen via de webhook course.enrollment.completed (user_id, course_id, completion_date, status).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Docebo | Toelichting |
|---|---|---|
id (Bob) | username | Vaste sleutel; niet het e-mailadres |
root.firstName, root.surname | firstname, lastname | |
root.email | email | |
work.department of work.siteId | Branch (code) | Eén van beide, per klant gekozen |
work.reportsTo | manager | Via de Docebo-gebruiker van de manager |
work.title, site | Additional fields | |
Vertrek (employee.left) | Gebruiker inactief | |
Docebo-cursus (course_id) | Trainingscontent: externalIdentifier en sourceLink | |
course.enrollment.completed | xAPI-statement (actor.mbox, object.id, verb) | actor.mbox is het werkadres in Bob |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob