DyVerlof, verzuim en uren
HiBob Dyflexis koppeling: medewerkers en werkpatronen uit Bob automatisch in de planning
Met een koppeling tussen HiBob en Dyflexis staan nieuwe medewerkers uit Bob automatisch in Dyflexis, met vestiging, contracttype, uren en werkdagen uit hun werkpatroon en de datum uit dienst. Wijzigingen in Bob gaan direct door, ook als ze pas later ingaan, zodat de planning niet meer achter HR aanloopt.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die HiBob voor HR en Dyflexis voor roosters gebruiken, voeren elke nieuwe kracht twee keer in. Gaat iemand van een vast contract naar oproepbasis, dan ziet de planner dat pas als die al met vaste uren is ingeroosterd.
- HR maakt de medewerker aan in Bob of legt een nieuwe regel vast in de dienstverbandhistorie.
- Bob meldt de wijziging; KoppelHet haalt de medewerker en de geldende regels op.
- Alleen medewerkers van sites met een Dyflexis-vestiging gaan door, met contracttype, uren en werkdagen.
- Een beheerder verbindt de nieuwe medewerker eenmalig in Dyflexis; daarna volgt Dyflexis Bob.
- Bij vertrek sluit het contract op de einddatum uit Bob.
Waar je op let bij HiBob en Dyflexis
- Bob kent drie contractvormen, voltijd, deeltijd en Shifts, en daarnaast een betaalwijze per maand of per uur. Dyflexis werkt met contracttypes die aangeven of iemand een vaste basis heeft. KoppelHet bepaalt het Dyflexis-contracttype uit de combinatie, zodat een medewerker op Shifts met uurloon als oproepkracht in het rooster komt.
- Bob berekent de uren per week uit het werkpatroon van de medewerker, met de uren per dag. Dyflexis wil ook weten op hoeveel dagen iemand gemiddeld werkt. KoppelHet telt de dagen met uren in het actuele patroon, zodat de planning een contract van 24 uur over drie dagen anders ziet dan over vier.
- Een wijziging in de dienstverbandhistorie van Bob heeft een ingangsdatum, en Bob meldt de nieuwe regel meteen. KoppelHet zet in Dyflexis een nieuw contract vanaf die datum en sluit het vorige een dag eerder af, zodat de planner de overstap al ziet terwijl hij de komende weken roostert.
- Sites in Bob zijn wereldwijd, met elk een eigen standaard werkpatroon en feestdagenkalender. Dyflexis roostert alleen de vestigingen die er zijn ingericht. KoppelHet stuurt alleen medewerkers van sites die in de tabel aan een Dyflexis-vestiging zijn gekoppeld; de rest blijft buiten de planning.
- Wat de koppeling uit Bob kan lezen, hangt af van de rechten van de service user per categorie. KoppelHet vraagt alleen de categorieën werk, dienstverband en levenscyclus aan, geen salaris. Dyflexis krijgt daardoor geen uurloon; dat kan later als uitbreiding als de planning loonkosten wil zien.
- Bob onderscheidt soorten dienstverband, zoals vast, tijdelijk, stagiair of contractor, en organisaties voegen er eigen soorten aan toe. Per soort leggen we vast of iemand in Dyflexis komt. Een extern ingehuurde specialist hoeft dan niet in het rooster, een vakantiekracht wel.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan goedgekeurd verlof uit Bob in Dyflexis komen?
Bob kan wijzigingen in verlofaanvragen leveren, maar de openbare Dyflexis API heeft geen ingang om verlof aan te leveren. Daarom zit verlof niet in deze koppeling. We vragen bij Dyflexis na of het kan en voegen het dan later toe.
Gaan de gewerkte uren terug naar Bob?
Nee. Bob doet geen Nederlandse salarisverwerking. De uren uit Dyflexis gaan naar het salarissysteem van de Nederlandse entiteit, en dat is een aparte koppeling die kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met medewerkers die al in Dyflexis staan?
Bij de start verbindt een beheerder ze in Dyflexis met de medewerkers uit Bob. Daarna komen naam, contract en datums uit Bob.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via ondertekende employee data webhooks (ook voor nieuwe regels in de historietabellen work, employment en lifecycle, met de effectiveDate van de regel) en de People API voor het ophalen. Uit de employment-tabel onder meer contract (Full-Time, Part-Time, Shifts), salaryPayType (Salaries of Hourly), type, weeklyHours, fte en actualWorkingPattern. Rechten via de permission group van de service user.
- Naar Dyflexis schrijven we via POST /api2/external-employees/{employeeReference} en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days). Upserts op de referentie; scope external_employees. Vestigingen via GET /api2/offices, contracttypes met fixedBase via GET /api2/contract-types.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | employeeReference | Vaste sleutel, ook als naam of e-mail verandert |
work.employeeIdInCompany | personnelNumber | |
root.firstName, root.surname | firstName, lastName | |
root.email | email | |
work.startDate en lifecycle-einddatum | employmentStart en employmentEnd | |
work.site | office | Via een tabel van Bob-sites naar Dyflexis-vestigingen |
employment.contract en salaryPayType | type (contracttype) | Full-Time, Part-Time of Shifts, gecombineerd met maandloon of uurloon |
employment.weeklyHours | hours | |
employment.actualWorkingPattern | days | Aantal dagen met uren in het patroon |
employment.effectiveDate | start van het contract |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob