HaHR naar ITSM
HiBob HaloITSM koppeling: gebruikers per Bob-site en tickets voor nieuwe en vertrekkende collega's
Met een koppeling tussen HiBob en HaloITSM staat elke collega uit Bob als gebruiker in Halo, op de site die bij zijn Bob-site hoort, en krijgt de servicedesk een onboardingticket ruim voor de startdatum en een offboardingticket voor de laatste werkdag. Na vertrek zet KoppelHet de gebruiker in Halo op inactief, zodat zijn tickets en apparaten terug te vinden blijven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob vastleggen en IT-verzoeken in HaloITSM afhandelen, zien nieuwe collega's in Halo vaak pas na de import uit Entra ID, en die volgt pas als IT het account heeft gemaakt. Zonder koppeling hoort de servicedesk van een nieuwe collega via een los bericht, en van een vertrek op een buitenlandse vestiging soms pas als de laptop al weken stilligt.
- HR voegt de nieuwe collega toe in Bob, vaak weken voor de startdatum.
- KoppelHet haalt de actuele gegevens op en maakt de gebruiker aan in Halo, op de site van de Bob-site, met functie en afdeling.
- Binnen de afgesproken termijn voor de start komt er een onboardingticket op naam van de nieuwe collega, met startdatum en leidinggevende in de tekst.
- Krijgt iemand in Bob een andere afdeling of functie, dan werkt KoppelHet de gebruiker bij en volgt een ticket voor toegang en werkplek.
- Een week voor de geplande laatste werkdag komt het offboardingticket. Na die dag wordt de gebruiker inactief.
Waar je op let bij HiBob en HaloITSM
- HiBob stuurt bij een wijziging alleen het id van de medewerker en welke velden zijn veranderd, geen nieuwe waarden. KoppelHet vraagt de medewerker daarna op en schrijft naar Halo alleen wat echt afwijkt, zodat de grens van Halo op het aantal aanroepen per vijf minuten niet volloopt met lege updates.
- Wie in Bob nog niet is begonnen, valt standaard buiten de zoekresultaten van de HiBob API. KoppelHet vraagt die collega's bewust op, zodat de Halo-gebruiker en het onboardingticket er al zijn voordat de laptop besteld moet worden.
- HiBob meldt een vertrek pas om middernacht na de laatste werkdag. Voor het offboardingticket gebruikt KoppelHet daarom de geplande vertrekdatum uit de dagelijkse controle; het inactief zetten in Halo volgt pas op de melding van HiBob.
- Elke site in Bob heeft een eigen tijdzone, en een site in Halo ook. KoppelHet koppelt ze één op één, zodat een ticket voor een collega op een buitenlandse vestiging de werkdag van dat land volgt en niet die van het hoofdkantoor.
- Een gebruiker aanmaken in Halo zonder bestaand Halo-id levert altijd een nieuwe gebruiker op. Komt een oud-collega terug en krijgt hij in Bob een nieuw record, dan zoekt KoppelHet eerst op werkadres onder de inactieve gebruikers, zodat zijn eerdere tickets bij dezelfde Halo-gebruiker blijven.
- Draait de Entra ID-import van Halo naast deze koppeling, dan vult die het werkadres later aan op dezelfde gebruiker. KoppelHet legt per veld vast of Bob of Entra ID leidend is, zodat er geen tweede Halo-gebruiker voor dezelfde collega ontstaat.
- KoppelHet verwerkt alleen meldingen die aantoonbaar van HiBob komen. Een nagemaakte melding kan zo geen offboardingticket of inactieve gebruiker in Halo veroorzaken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen de onboardingtaken in Bob blijven?
Ja. HR-taken zoals de welkomstmail blijven in de onboarding van Bob. Het Halo-ticket gaat alleen over wat IT moet regelen, zoals laptop, accounts en toegang.
Komen collega's uit alle landen in Halo?
Alleen van de Bob-sites die jullie servicedesk bedient. Een site die Halo niet kent, slaat de koppeling over en meldt dat in het platform.
Krijgen bestaande medewerkers bij livegang een ticket?
Nee. De eerste ronde zet alleen de gebruikers goed in Halo. Tickets komen pas bij nieuwe collega's, wijzigingen en vertrek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via ondertekende webhooks (employee events v2, onder meer employee.created, employee.updated en employee.left) met alleen het employeeId en bij een update de id's van gewijzigde velden, en via de people search van de HiBob API met showInactive. Velden onder meer root.id, root.firstName, root.surname, root.email, work.title, work.department, work.siteId en work.startDate.
- Naar Halo schrijven we via de Halo REST API met een API-applicatie (client credentials). POST /Users met site_id, department, title en customfields; zonder id maakt POST een nieuwe gebruiker, dus eerst GET /Users met search en includeinactive. inactive bij vertrek; DELETE /Users/{id} verwijdert ook gerelateerde objecten en gebruiken we niet. POST /Tickets met tickettype_id, user_id, site_id, summary en details. Ratelimiet 700 aanroepen per 300 seconden per tenant, daarboven HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in HaloITSM | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Eigen veld Bob-id (customfields) | Sleutel om de Halo-gebruiker terug te vinden |
root.firstName en root.surname | firstname en surname | |
root.email | emailaddress | Het werkadres; leeg tot IT het account heeft gemaakt |
work.title | title | |
work.department | department | |
work.siteId | site_id | Via een tabel van Bob-site naar Halo-site |
work.startDate en leidinggevende | Onboardingticket: tickettype_id, user_id, site_id, summary, details | |
Gewijzigde afdeling, functie of site | Ticket van het tickettype voor wijzigingen | |
Geplande vertrekdatum | Offboardingticket, daarna inactive = true |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob