Wat er in de servicedesk komt
Personen en afdelingen uit HR in TOPdesk, ServiceNow of Freshservice
Een personenkoppeling zet elke medewerker uit het HR-systeem als persoon in de servicedesk, met afdeling, functie, vestiging en leidinggevende, en archiveert hem na de datum uit dienst. KoppelHet bouwt die koppeling van AFAS, Visma Raet YouForce, Workday of HiBob naar TOPdesk, ServiceNow, Freshservice, Xurrent of Jira Service Management.
Wat het is
De personen in de servicedesk zijn de basis voor elk ticket. Wie belt of mailt, moet er met de juiste afdeling en leidinggevende in staan, en goedkeuringen en rapporten per afdeling kloppen alleen als de organisatie klopt.
Zonder koppeling importeert de servicedesk af en toe een Excel-export uit HR. Tussen twee imports kan een nieuwe collega geen melding maken, en wie vertrokken is kan nog inloggen op het selfserviceportaal.
Hoe de koppeling het regelt
- Elke medewerker komt als persoon in de servicedesk met naam, functie, afdeling, vestiging, leidinggevende en werkadres. BSN, salaris en privéadres gaan niet mee.
- Het personeelsnummer is de vaste sleutel. Een naamswijziging na een huwelijk of scheiding levert daardoor geen tweede persoon op.
- Bij elke afdeling onthoudt KoppelHet de code uit HR. Hernoemt HR een afdeling, dan blijft het in de servicedesk dezelfde afdeling, met haar leden en tickets.
- HR kent afdelingen als boom, TOPdesk als platte lijst met unieke namen. Twee afdelingen die allebei Secretariaat heten, krijgen de bovenliggende afdeling in hun naam.
- Afdelingen, locaties en kostenplaatsen komen eerst, de personen daarna. Zo bestaat een nieuwe afdeling al voordat de eerste medewerker ernaar verwijst.
- Na de datum uit dienst wordt de persoon gearchiveerd of gedeactiveerd, niet verwijderd. Meldingen en historie blijven zichtbaar.
- Staan er bij de start al personen in de servicedesk, dan koppelen we die eenmalig op e-mailadres en naam. Wat niet te koppelen is, komt op een lijst om na te lopen.
Randgevallen die we meenemen
- Servicedeskmedewerkers zijn in TOPdesk vaak ook behandelaar. Archiveren van hun persoonskaart archiveert de behandelaar mee, dus KoppelHet meldt dat eerst in plaats van het direct te doen.
- Een nieuwe persoon in TOPdesk kan standaard direct inloggen op het selfserviceportaal. KoppelHet zet die toegang pas aan vanaf de datum in dienst.
- Een medewerker met twee dienstverbanden is één persoon in de servicedesk. Pas als het laatste dienstverband eindigt, wordt hij gearchiveerd.
- Xurrent slaat geen persoon op zonder e-mailadres, en het werkadres staat in HR soms pas nadat IT het account heeft gemaakt. KoppelHet zet de persoon klaar zodra het adres er is en meldt het als dat te dicht op de begindatum gebeurt.
- ServiceNow haalt gebruikers vaak al uit Active Directory, met de manager als LDAP-pad. We spreken per veld af welke bron wint, bijvoorbeeld de inlognaam uit Active Directory en afdeling en manager uit HR.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet leest het HR-systeem met alleen de velden die de servicedesk nodig heeft en schrijft via de API van de servicedesk met een eigen account dat alleen bij personen, afdelingen en tickets kan. Het platform logt elke wijziging; bij een fout, zoals een afdeling die niet bestaat, krijgt de beheerder een melding met de medewerker erbij. Reken op twee tot vier weken tot livegang.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → TOPdesk
AFAS TOPdesk koppeling: medewerkers en onboardingtickets automatisch in TOPdesk
Visma Raet YouForce → TOPdesk
YouForce TOPdesk koppeling: onboarding-, offboarding- en wijzigingsmeldingen vanuit HR
Workday → ServiceNow
Workday koppelen met ServiceNow: gebruikers en onboardingverzoeken zonder HR Service Delivery
AFAS Profit → Freshservice
AFAS koppelen met Freshservice: onboarding- en offboardingverzoeken vanuit AFAS Profit
X4AFAS Profit → Xurrent (4me)
AFAS Xurrent koppeling: medewerkers, werkgevers en onboardingverzoeken uit AFAS Profit in Xurrent (4me)
HiBob → Jira Service Management
HiBob Jira Service Management koppeling: onboarding-, offboarding- en wijzigingsverzoeken vanuit Bob
HaHiBob → HaloITSM
HiBob HaloITSM koppeling: gebruikers per Bob-site en tickets voor nieuwe en vertrekkende collega's
X4Visma Raet YouForce → Xurrent (4me)
YouForce Xurrent koppeling: personen, afdelingen met hun leidinggevende en verzoeken uit een sjabloon
Visma Raet YouForce → Zendesk
YouForce Zendesk koppeling: medewerkers als gebruiker per werkgever, met taken bij in- en uitdienst
Veelgestelde vragen
Gaan er salarisgegevens of BSN naar de servicedesk?
Nee. KoppelHet leest het HR-systeem met alleen de velden die de servicedesk nodig heeft, zoals naam, functie, afdeling en leidinggevende.
Worden vertrokken medewerkers verwijderd?
Nee, we archiveren of deactiveren ze. Dan blijft de historie van meldingen bewaard en kan de vertrekker geen nieuwe tickets meer indienen.
Blijft onze import uit Active Directory in ServiceNow bestaan?
Ja, als jullie dat willen. We spreken per veld af welke bron wint, zodat er geen tweede gebruiker per medewerker ontstaat.
Draait onze TOPdesk on-premise. Kan dat ook?
Ja, zolang TOPdesk bereikbaar is voor de koppeling. Is dat niet vanaf internet, dan gebruiken we een klein programma van KoppelHet binnen jullie netwerk.
Verder lezen
Meer over HR naar ITSM
Wat er in de servicedesk komt
- Personen en afdelingenMedewerkers, afdelingen en vestigingen uit HR, actueel in de servicedesk.
- Onboarding- en offboardingticketsEen ticket of verzoek bij indiensttreding, functiewissel en vertrek.