HR naar ERP
HiBob Dynamics 365 koppeling: medewerkers uit Bob in Business Central, met afdeling en goedkeurder
Met een koppeling tussen HiBob en Microsoft Dynamics 365 wordt elke nieuwe medewerker in Bob automatisch een employee in Dynamics 365 Business Central, met functie, afdeling als dimensie en de leidinggevende als goedkeurder van uren en declaraties. Bob blijft de bron voor HR-gegevens, zodat Business Central geen eigen medewerkers meer aanmaakt en een vertrek in Bob ook in Dynamics doorkomt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HiBob voor HR en Business Central voor de boekhouding laten declaraties vaak via Business Central indienen. Omdat de declaratiemodule zelf medewerkers kan aanmaken voor wie een declaratie indient, staan collega's er dan twee keer in, met een andere naam dan in Bob en zonder afdeling.
- HR legt in Bob een nieuwe medewerker of een wijziging in werk vast, met een ingangsdatum.
- Bob meldt de wijziging; KoppelHet haalt de werkgegevens op en vertaalt afdeling en functie naar leesbare waarden.
- Op de ingangsdatum maakt KoppelHet de medewerker aan of werkt hem bij in Business Central, met de afdeling als dimensie en de juiste boekingsgroep voor declaraties.
- De leidinggevende uit Bob wordt goedkeurder van de urenstaten.
- Bij vertrek krijgt de medewerker de einddatum en de status beëindigd.
Waar je op let bij HiBob en Microsoft Dynamics 365
- Afdeling en functietitel komen uit Bob als nummer van een lijstwaarde, niet als tekst. KoppelHet vertaalt dat nummer eerst via de lijsten in Bob naar een naam en daarna naar de dimensiecode in Dynamics. De lijsten slaat KoppelHet tijdelijk op, omdat Bob het aantal opvragingen per minuut begrenst.
- Afdelingen in Bob kunnen onderliggende afdelingen hebben. Dimensiewaarden in Business Central vormen een platte lijst. Per klant spreken we af of een team zijn eigen code krijgt of onder de code van de bovenliggende afdeling valt.
- De declaratiemodule van Business Central kan zelf medewerkers aanmaken voor gebruikers die een declaratie indienen. Microsoft waarschuwt dat dit HR-gegevens kan raken. Met Bob als bron zetten we die instelling uit, zodat elke medewerker uit Bob komt en er geen dubbele kaarten ontstaan.
- Bob geeft de manager als medewerker-id of e-mailadres van een andere medewerker. In Business Central is de goedkeurder van urenstaten een gebruiker. KoppelHet koppelt die twee op e-mailadres; heeft de manager geen Business Central-gebruiker, dan meldt KoppelHet dat aan de beheerder.
- In Bob kan HR een overplaatsing vooruit invoeren; zo'n regel is pas actief op de ingangsdatum. Business Central heeft voor een medewerker geen ingangsdatums. KoppelHet past de afdeling daarom pas aan op de dag dat de regel in Bob actief wordt.
- Om vooruit ingevoerde regels te zien, heeft de service user in Bob het recht nodig om de hele werkhistorie te lezen, niet alleen de huidige regel. Zonder dat recht ziet de koppeling een overplaatsing pas als die al is ingegaan.
- Declaraties boeken via de werknemersboekingsgroep van de medewerker. Die groep kent Bob niet. KoppelHet leidt hem af uit de vestiging in Bob, zodat een medewerker in het ene land op andere rekeningen boekt dan een collega in het andere als finance dat zo heeft ingericht.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarisgegevens uit Bob naar Business Central?
Nee. Business Central heeft voor uren en declaraties geen salaris nodig. De service user in Bob krijgt daarom ook geen rechten op salaris.
Wat gebeurt er met declaraties van iemand die vertrekt?
De medewerker blijft bestaan met de status beëindigd, zodat finance openstaande declaraties nog kan uitbetalen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via employee data webhooks (alleen employeeId en gewijzigde velden) en de work-historie per medewerker (effectiveDate, isCurrent, title, department, site, reportsTo). title en department bevatten lijst-id's; vertaling via de metadata-API voor lijsten, met een limiet per minuut. Lezen van de hele historie vraagt een apart recht.
- Business Central via API v2.0 per company - employees (POST, PATCH; status Active, Inactive of Terminated) en defaultDimensions met parentType Employee; dimensionValues alleen GET. De instelling Create Employees for Expense Users op Expense Management Setup staat uit; Employee Posting Group op de medewerker.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
root.id of personeelsnummer | number | Per klant kiezen; maximaal twintig tekens |
root.firstName, root.surname | givenName, surname | |
work.title | jobTitle | Lijst-id vertaald via de lijst met functietitels |
root.email | email | |
work.department | defaultDimensions (afdeling) | Lijst-id vertaald naar de Dynamics-code |
work.reportsTo | Time Sheet Approver User ID | Via het e-mailadres van de manager |
work.startDate | employmentDate | |
Lifecycle (termination) | terminationDate en status Terminated | |
work.site | Employee Posting Group | Per vestiging afgesproken, alleen als declaraties per land anders boeken |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob