Verlof, verzuim en uren
HiBob Protime koppeling: medewerkers en werkpatroon uit Bob in Protime, goedgekeurde afwezigheid terug als time off
Met een koppeling tussen HiBob en Protime komt elke medewerker van de Nederlandse en Belgische sites uit Bob automatisch in Protime, met contracturen en voltijdnorm uit het werkpatroon, afdeling en site op de ingangsdatum uit Bob. Afwezigheid die in Protime is goedgekeurd, gaat terug naar Bob als goedgekeurde time off-aanvraag, zodat het saldo en de kalender in Bob kloppen zonder tweede goedkeuring.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob beheren en op de Nederlandse of Belgische locaties klokken in Protime, zetten nieuwe medewerkers met de hand in Protime. Verlof dat de leidinggevende in Protime goedkeurt, staat niet in Bob, waardoor het verlofsaldo en de afwezigheidskalender in Bob niet kloppen.
- HR maakt in Bob een medewerker aan op een site met Protime, of wijzigt zijn werkpatroon of afdeling.
- KoppelHet haalt de medewerker en de actuele regel uit de dienstverbandhistorie op.
- Protime krijgt de persoon, een contract op basis van weekuren en fte, en afdeling en site in de historie op de ingangsdatum uit Bob.
- De medewerker vraagt verlof aan in Protime en de teamleider keurt het daar goed.
- KoppelHet zet de goedgekeurde afwezigheid in Bob als time off-aanvraag die al is goedgekeurd, op het verloftype dat erbij hoort.
Terug: Goedgekeurde afwezigheid als time off-aanvraag, met halve dagen
Waar je op let bij HiBob en Protime
- Bob slaat in de dienstverbandhistorie de weekuren en een fte-percentage op, allebei berekend uit het werkpatroon. Protime vraagt bij een contract de contracturen en de uren van een voltijd werkweek. KoppelHet leidt de voltijdnorm af uit weekuren en fte, zodat dezelfde deeltijdfactor in beide systemen staat.
- Afwezigheid is in de Protime API alleen te lezen, maar Bob neemt time off-aanvragen via de API aan. Verlof wordt daarom in Protime aangevraagd, bij de klok, en Bob krijgt het resultaat. Zo staat het saldo in Bob goed zonder dat iemand verlof op twee plekken invoert.
- Bob laat een beheerder bij het aanmaken van een time off-aanvraag de goedkeuring overslaan. KoppelHet gebruikt dat, omdat de teamleider al in Protime heeft goedgekeurd. Daarvoor heeft de service user in Bob beheerrechten op time off nodig, die we bij de start apart afspreken.
- Protime geeft bij een halve dag aan of het om het eerste of tweede deel gaat. Bob kent voor de eerste dag van een aanvraag alleen hele dag of middag, en voor de laatste dag hele dag of ochtend. Een vrije middag wordt in Bob dus een aanvraag die op die dag 's middags begint.
- Een wijziging in de werkhistorie van Bob kan een ingangsdatum in de toekomst hebben. Protime houdt afdeling en locatie bij als historie met een startdatum. KoppelHet zet een overplaatsing direct met die datum in Protime, zodat de planner de medewerker vooruit al op de nieuwe afdeling ziet.
- Bob bevat vaak ook collega's in landen of op kantoren zonder Protime. KoppelHet stuurt alleen medewerkers van de sites met Protime, en controleert bij de start of de service user in Bob de velden van die sites mag lezen, want ontbrekende rechten laten velden zonder foutmelding weg.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers verlof blijven aanvragen in Bob?
Niet als het ook in Protime moet staan, want Protime neemt afwezigheid niet via de API aan. We kiezen daarom één plek voor de aanvraag; bij klokken in Protime is dat meestal Protime.
Gaan geklokte uren naar Bob?
Nee. De uren gaan van Protime naar de lokale salarisverwerking. Bob krijgt alleen de afwezigheid.
Wat als een afwezigheidscode uit Protime geen verloftype in Bob heeft?
Dan wordt de aanvraag niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. HR koppelt een verloftype of geeft aan dat de code niet in Bob hoeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via de REST API met een service user. Medewerkers via people search en employee-webhooks; weekuren, fte en effectiveDate uit de employment-tabel (GET /people/{id}/employment). Afwezigheid terug met POST /timeoff/employees/{id}/requests (policyType, startDate, startDatePortion all_day of afternoon, endDate, endDatePortion all_day of morning, skipManagerApproval).
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials. POST people met externalReferenceIdentifier, POST contracts (contractHoursInMinutes, fullTimeEquivalentInMinutes) en PUT op de historie voor department en work-location. Afwezigheid lezen via webhooks op absences (dayPart, approvalLevel Approved); absences hebben geen schrijfscope.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (Bob) | employeeNumber en externalReferenceIdentifier | Vaste sleutel in beide richtingen |
firstName en surname | firstName, lastName | |
Startdatum en einddatum dienstverband | inServiceDate en outOfServiceDate | |
weeklyHours (employment) | contractHoursInMinutes | Uit het actuele werkpatroon |
weeklyHours en fte (employment) | fullTimeEquivalentInMinutes | Weekuren gedeeld door het fte-percentage |
work.department | department-history | |
work.site | work-location-history | Ook het filter: alleen sites met Protime |
Afwezigheidscode en dayPart (Protime, terug) | policyType, startDatePortion en endDatePortion | Via een tabel per afwezigheidscode |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob