Leren en certificaten
HiBob StudyTube koppeling: medewerkers uit Bob in de academy, certificaten in de Training-tabel
Met een koppeling tussen HiBob en StudyTube krijgt elke medewerker uit Bob automatisch een StudyTube-account, in het team van zijn afdeling, met zijn leidinggevende als teammanager en in de taal van zijn land. Behaalde certificaten komen terug in de Training-tabel van Bob, met het certificaat als bijlage, zodat HR ze bij de medewerker ziet.
Wat de koppeling doet
Wie HiBob voor HR gebruikt en StudyTube voor onboarding en verplichte trainingen, geeft nieuwe collega's hun StudyTube-account vaak pas na de eerste week. De academy opent voor iedereen in dezelfde taal, en HR houdt in Bob een eigen lijst bij van wie de privacytraining heeft gedaan.
- HR neemt een nieuwe medewerker aan in Bob, met startdatum, afdeling, site en leidinggevende.
- KoppelHet zet het account een afgesproken aantal dagen voor de startdatum klaar, zodat de onboardingtrainingen al openstaan.
- De medewerker komt in het team van zijn afdeling, met de leidinggevende als teammanager en de taal van zijn site.
- Een behaald certificaat komt als regel in de Training-tabel van de medewerker in Bob, met het pdf-bestand erbij.
- Bij vertrek wordt het account na de laatste werkdag verwijderd. Bij verlof blijft het staan.
Terug: Training met naam, einddatum en certificaat als document
Waar je op let bij HiBob en StudyTube
- Bob heeft een standaard Training-tabel per medewerker. Een StudyTube-certificaat komt daar als regel met de trainingsnaam en de afrondingsdatum. Het pdf-bestand gaat eerst naar een map van de medewerker en wordt daarna aan die regel gekoppeld.
- De naam van een training in Bob moet een waarde uit een vaste lijst zijn. KoppelHet voegt een StudyTube-training eerst aan die lijst toe als hij nog niet bestaat, zodat HR in Bob op trainingsnaam kan filteren.
- Een nieuwe regel in de Training-tabel stuurt in Bob geen melding uit. Het terugschrijven van certificaten kan dus geen nieuwe ronde van de koppeling starten.
- Bob meldt een indiensttreding pas als die ingaat. Voor onboarding vóór de eerste werkdag zoekt KoppelHet daarom ook medewerkers op die nog niet gestart zijn.
- Bob kent naast uit dienst ook tijdelijk verlof en garden leave. Bij tijdelijk verlof blijft het StudyTube-account staan; garden leave telt in Bob als vertrek, en KoppelHet verwijdert dan pas na de werkelijke einddatum.
- De taal van de academy volgt de site in Bob. Een collega op een Duitse site opent StudyTube in het Duits en een collega op een Portugese site in het Portugees, zonder dat HR in StudyTube iets instelt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Bob zelf geen leeromgeving?
Bob heeft een onderdeel waarin leerplatforms hun trainingsaanbod kunnen tonen. Dat is iets anders dan accounts en certificaten. Deze koppeling regelt die twee; het aanbod van StudyTube in Bob tonen kan later als uitbreiding.
Welke rechten krijgt de koppeling in Bob?
Een eigen service user met leesrecht op de basis- en werkgegevens en schrijfrecht op de Training-tabel en documenten. Salaris en bankgegevens zijn niet zichtbaar voor de koppeling.
Wat gebeurt er met trainingen van iemand die vertrekt?
De certificaten staan dan al in Bob. StudyTube bewaart bij verwijderen een reservekopie, zodat een account bij een herindiensttreding terug kan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via ondertekende webhooks (employee.joined, employee.updated, employee.left, employee.temporaryLeave) en people search met showInactive voor nog niet gestarte medewerkers. Lifecycle-events vuren pas als de lifecycle-regel ingaat.
- Certificaten gaan terug via POST /people/{id}/training (name als backend-id uit de lijst TrainingName, endDate, documentId) na upload van het document naar een map van de medewerker. De Training-tabel triggert geen table.entry-events. Bob begrenst aanroepen per minuut per endpoint (HTTP 429, X-RateLimit-headers).
- De service user heeft leesrechten op root, work en lifecycle en schrijfrechten op de Training-tabel en documenten; geen salaris of bank. Naar StudyTube schrijven we via de Academy API v2 (users op uid met language; teams via academy-teams/bulk/upsert).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | uid | Vaste Bob-ID; een oud-medewerker die terugkomt krijgt zijn account terug |
root.firstName | first_name | |
Achternaam | last_name | |
root.email | email | |
work.title | company_role | |
work.department | Team (external_id en name) | |
Leidinggevende | Teammanager | |
work.siteId (land van de site) | language | Via een tabel per site; StudyTube kent onder meer en, nl, de en pt |
Kostenplaats | cost_centre | |
StudyTube-certificaat | Training-tabel (name, endDate, documentId) | Terugweg naar Bob |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob