HR naar ITSM

HoorayHR koppelen met TOPdesk: personen, afdelingen uit teams en meldingen bij in- en uitdienst

Met een koppeling tussen HoorayHR en TOPdesk staat elke medewerker uit HoorayHR als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging, functie en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe indienstdatum of uitdienstdatum een melding of wijziging aan voor de servicedesk. Na de laatste werkdag wordt de persoon in TOPdesk gearchiveerd, zodat eerdere meldingen bewaard blijven.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Organisaties die HoorayHR als personeelsdossier gebruiken en TOPdesk als servicedesk hebben, typen nieuwe collega's vaak over in TOPdesk. HoorayHR biedt zelf geen koppeling met TOPdesk, dus vertrekkers blijven er staan tot iemand ze archiveert.

KoppelHet haalt elk uur de volledige medewerkerslijst, de teams en de entiteiten op uit HoorayHR.
KoppelHet vergelijkt die lijst met de vorige ronde en met de personen in TOPdesk.
Nieuwe of gewijzigde medewerkers worden persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende.
Binnen de afgesproken termijn voor de indienstdatum volgt een onboardingmelding of -wijziging op naam van de medewerker.
Een uitdienstdatum levert een offboardingmelding op; de dag na de laatste werkdag wordt de persoon gearchiveerd.

Heen: Persoon met personeelsnummer · Afdeling uit het afgesproken team · Entiteit als vestiging · Leidinggevende uit de teamleider · Melding of wijziging voor onboarding en offboarding

Waar je op let bij HoorayHR en TOPdesk

HoorayHR biedt koppelingen met onder meer Nmbrs, Loket, Exact en Microsoft Teams, maar niet met TOPdesk of een andere servicedesk. Personen in TOPdesk komen dus alleen uit HoorayHR via een koppeling als deze.
De HoorayHR-API kan medewerkers niet op wijzigingsdatum opvragen. KoppelHet leest elk uur de hele lijst en bepaalt zelf wat er sinds de vorige ronde is veranderd, ook een uitdienstdatum die met terugwerkende kracht is ingevuld.
HoorayHR heeft geen vast afdelingsveld maar teams, en een medewerker kan in meer teams zitten. We spreken af welk team de afdeling in TOPdesk wordt; de teamleider van dat team wordt de leidinggevende, zodat die aanvragen van zijn team in TOPdesk kan goedkeuren.
Entiteiten in HoorayHR worden vestigingen in TOPdesk. Een organisatie met meerdere werkgevers in één HoorayHR-omgeving kan de behandelaarsgroep van de melding zo per entiteit laten kiezen.
In een HoorayHR-omgeving die nog in de proefperiode zit, kunnen demomedewerkers staan. KoppelHet slaat records met isDemoData over, zodat TOPdesk geen personen en onboardingmeldingen krijgt voor collega's die niet bestaan.
Bij een inactief abonnement of een achterstallige betaling weigert HoorayHR elke aanvraag. KoppelHet ziet dat als storing en niet als een lege lijst, zodat er niemand in TOPdesk wordt gearchiveerd.
De API-sleutel van HoorayHR heeft een vaste vervaldatum die achteraf niet te verlengen is. KoppelHet waarschuwt ruim vooraf, zodat er tijdig een nieuwe sleutel is en de onboardingmeldingen niet stilvallen.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Heeft HoorayHR zelf geen koppeling met TOPdesk?

Nee. De integratiepagina van HoorayHR noemt geen TOPdesk of andere servicedesk.

Welk team wordt de afdeling als iemand in meer teams zit?

Dat spreken we bij de start af, bijvoorbeeld het team met een vaste naamconventie of het eerste team in de lijst.

Gaat het nieuwe werkmailadres terug naar HoorayHR?

Nee. De HoorayHR-API kan een bestaande medewerker niet bijwerken.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

HoorayHR via api.hoorayhr.io met een persoonlijke API-sleutel (pk_…, rol admin, vaste scopes en vervaldatum) als Bearer-token: GET /users (alleen filter op id; velden onder meer employeeNumber, firstName, nickName, insertion, lastName, jobTitle, entityId, teams, isDemoData, companyStartDate, companyEndDate), /teams-information (teamLeadersIds) en /entities. Een 403 met INACTIVE_COMPANY of PAYMENT_OVERDUE stopt de ronde.
Naar TOPdesk via de REST API met een applicatiewachtwoord van een operator met alleen de benodigde rechten (Supporting Files voor personen, vestigingen en afdelingen). employeeNumber tot 20 tekens, firstName tot 30, prefixes tot 10, surName tot 50.
Tickets via POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber) of POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding per gebeurtenis is aangemaakt.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in HoorayHR	Veld in TOPdesk	Toelichting
`employeeNumber`	`employeeNumber`	Maximaal 20 tekens in TOPdesk
`firstName of nickName`	`firstName`
`insertion`	`prefixes`	Maximaal 10 tekens
`lastName`	`surName`
`jobTitle`	`jobTitle`
`Afgesproken team`	`department`
`entityId`	`branch`
`Teamleider van dat team`	`manager`
`companyStartDate`	`Onboardingmelding met targetDate`
`companyEndDate`	`Offboardingmelding en archiveren`
`Gesynchroniseerde persoon`	`callerLookup of requester`

Bronnen

HoorayHR koppelen met TOPdesk: personen, afdelingen uit teams en meldingen bij in- en uitdienst

Wat de koppeling doet

Waar je op let bij HoorayHR en TOPdesk

Hoe we het bouwen en beheren

Implementatie en prijs

Veelgestelde vragen

Heeft HoorayHR zelf geen koppeling met TOPdesk?

Welk team wordt de afdeling als iemand in meer teams zit?

Gaat het nieuwe werkmailadres terug naar HoorayHR?

Technische details voor IT

Welke velden overgaan

Gerelateerd

HoorayHR → Active Directory

HoorayHR → Arbodienst (SIVI)

HoorayHR → Microsoft Entra ID

HoorayHR → Google Workspace

Welke systemen wil je koppelen?