Identity en access management
HR2day Okta koppeling: HR2day als HR-bron voor Okta
Met een koppeling tussen HR2day en Okta wordt elke nieuwe medewerker in HR2day een Okta-gebruiker met functie, afdeling, werkgever en leidinggevende, en wordt die na het laatste contract gedeactiveerd. KoppelHet levert de medewerkers aan als eigen HR-bron in Okta, met regels voor oproepkrachten, meerdere contracten en meerdere werkgevers.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR2day voor personeel en salaris gebruiken en Okta voor toegang tot applicaties als het ECD, de roosterapp en Microsoft 365, maken gebruikers in Okta vaak aan na een formulier van de leidinggevende. Oproepkrachten met steeds een nieuw kort contract krijgen daardoor soms een tweede account, of houden toegang tussen twee contracten in.
- HR legt in HR2day een nieuwe medewerker en contract vast.
- KoppelHet haalt de wijziging op en levert de medewerker aan de HR-bron van HR2day in Okta.
- Okta maakt de gebruiker aan; groepsregels geven de apps van werkgever, afdeling en functie.
- Volgt voor een oproepkracht binnen de afgesproken periode een nieuw contract, dan blijft het dezelfde Okta-gebruiker.
- Na de einddatum van het laatste contract haalt KoppelHet de medewerker uit de bron en deactiveert Okta de gebruiker.
Waar je op let bij HR2day en Okta
- Okta biedt voor een eigen HR-bron de ingang Anything-as-a-Source. Die zet het Okta-accountteam aan, en KoppelHet levert er de HR2day-medewerkers op aan.
- HR2day draait op Salesforce, en Okta kan Salesforce als profielbron gebruiken. Dat gaat alleen over Salesforce-gebruikers, niet over de medewerkers en contracten die HR2day in eigen objecten bewaart. KoppelHet leest die HR2day-objecten.
- Okta verwerkt een aanlevering in één sessie tegelijk per bron, met hooguit 200 medewerkers per verzoek en 50 verzoeken per sessie. Bij een organisatie met meer dan 10.000 medewerkers verdeelt KoppelHet een volledige aanlevering daarom over meerdere sessies; dagelijks gaan alleen de wijzigingen.
- In de HR-bron van Okta is elk veld tekst en kent een veld maar één waarde. Een medewerker met twee contracten bij twee stichtingen krijgt daarom één hoofdcontract voor functie en afdeling, en de andere werkgever komt in een groep.
- Oproepkrachten in de zorg krijgen vaak een reeks korte contracten. Ligt er minder dan de afgesproken periode tussen twee contracten, dan houdt KoppelHet de medewerker in de bron, zodat Okta de gebruiker niet deactiveert en weer opnieuw aanmaakt.
- Okta verwijdert gebruikers niet die uit de HR-bron verdwijnen, maar deactiveert ze. Een vertrekker blijft zo terug te vinden voor audit en een eventuele terugkeer.
- HR2day deelt een dagelijks maximum aan API-verzoeken met andere koppelingen op dezelfde omgeving. KoppelHet vraagt alleen de wijzigingen sinds de vorige ronde op, zodat andere koppelingen met HR2day ruimte houden.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een medewerker bij twee stichtingen werkt?
Dan blijft het één Okta-gebruiker. Het hoofdcontract bepaalt functie en afdeling; beide werkgevers komen als groep in Okta, zodat de apps van allebei beschikbaar zijn.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst; salarisgegevens uit HR2day blijven buiten de koppeling. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HR2day wordt gelezen via de Salesforce REST API op de HR2day-objecten (custom objects met een namespace), gefilterd op wijzigingsdatum, via een connected app met een integratiegebruiker met alleen leesrechten.
- Okta wordt gevoed via de Identity Sources API (Custom Identity Source, Anything-as-a-Source) met sessions en bulk-upsert, bulk-groups-upsert en bulk-group-memberships-upsert, en bulk-delete bij uit dienst (Okta deactiveert). Limieten volgens Okta onder meer één actieve sessie per bron, 200 entiteiten of 200 KB per verzoek, 50 verzoeken per sessie, alle profielattributen als string, geen arrays.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HR2day | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | employeeNumber | |
Roepnaam of voornaam | firstName | |
Achternaam met tussenvoegsel | lastName | |
Naamgevingsregel | login en email | |
Functie van het hoofdcontract | title | |
Afdeling (kostenplaats) | department | |
Werkgever | organization | |
Leidinggevende | managerId | |
Soort arbeidsrelatie | userType | |
Einddatum laatste contract | verwijderen uit de bron (deactiveren) |
Gerelateerd
Exact Online → HR2day
Exact Online HR2day koppeling: kostenplaatsen en kostendragers naar HR2day, loonjournaal per administratie
HR2day → Active Directory
HR2day Active Directory koppeling: accounts per school of locatie vanuit HR
HR2day → Microsoft Entra ID
HR2day Entra ID koppeling: Microsoft 365-accounts voor zorg, onderwijs en kinderopvang
HR2day → Google Workspace
HR2day Google Workspace koppeling: één Google-account per medewerker, ook met meerdere arbeidsrelaties