HR2day Salesforce koppeling: van de HR-omgeving naar de CRM-omgeving, allebei op Salesforce

Wat de koppeling doet

Organisaties die HR2day voor HR en salaris gebruiken en een eigen Salesforce-omgeving voor cliëntcontact, gaan er intern vaak van uit dat beide al gekoppeld zijn, omdat ze allebei op Salesforce draaien. In de praktijk maakt de functioneel beheerder elke nieuwe CRM-gebruiker met de hand aan, en invalkrachten met korte contracten blijven actief tussen hun contracten door.

1. HR legt de nieuwe medewerker en zijn arbeidsrelatie vast in HR2day.
2. KoppelHet leest de gewijzigde medewerkers en arbeidsrelaties uit de HR2day-omgeving met een eigen koppelgebruiker.
3. Hoort de functie bij het CRM, dan maakt KoppelHet in de CRM-omgeving een gebruiker aan met profiel, rol en manager.
4. Een nieuw contract voor een invalkracht zet de bestaande gebruiker weer aan in plaats van een nieuwe te maken.
5. Eindigt de laatste arbeidsrelatie, dan wordt de gebruiker gedeactiveerd en komt de licentie vrij.

Waar je op let bij HR2day en Salesforce

• HR2day draait op Salesforce, maar in een andere omgeving dan jullie CRM. Gegevens lopen niet vanzelf van de ene naar de andere omgeving. KoppelHet leest uit de HR2day-omgeving en schrijft in de CRM-omgeving, met in elk een eigen koppelgebruiker met alleen de rechten die daar nodig zijn.
• Een Salesforce-gebruikersnaam moet uniek zijn over alle Salesforce-omgevingen samen. Logt een medewerker ook met een Salesforce-gebruiker in op HR2day, dan kan zijn werkadres als gebruikersnaam al bezet zijn. KoppelHet geeft de CRM-gebruiker daarom een eigen gebruikersnaam, bijvoorbeeld met een achtervoegsel, en laat het werkadres als e-mail staan.
• Beide kanten hebben een dagelijks maximum aan API-verzoeken per omgeving. Lezen telt mee in de HR2day-omgeving, waar ook andere koppelingen draaien; schrijven telt mee in de CRM-omgeving. KoppelHet vraagt alleen wijzigingen op sinds de vorige ronde en schrijft alleen wat echt anders is.
• Invalkrachten in de zorg krijgen vaak een reeks korte contracten. Een Salesforce-gebruiker kan niet worden verwijderd, en elke nieuwe gebruiker zou de geschiedenis van de vorige kwijt zijn. KoppelHet zet tussen twee contracten de bestaande gebruiker uit en bij een nieuw contract weer aan.
• Een medewerker kan in HR2day meerdere arbeidsrelaties tegelijk hebben, bijvoorbeeld op het aanmeldteam en op een locatie. Hij krijgt één CRM-gebruiker; het hoofdcontract bepaalt profiel en rol, en de gebruiker blijft actief zolang er één arbeidsrelatie loopt.
• In de zorg werkt maar een klein deel van de medewerkers in het CRM. Alleen functies die in de vertaaltabel staan, leveren een gebruiker op, zodat verzorgenden en verpleegkundigen geen licentie bezetten die ze niet gebruiken.
• In beide omgevingen werkt KoppelHet met de technische veldnamen in plaats van de labels die gebruikers zien. Een hernoemd veld in HR2day of een vertaald label in het CRM breekt de koppeling daardoor niet.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

• De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
• Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
• Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
• KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
• Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
• De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Veelgestelde vragen

Gerelateerd

• Accounts in applicaties
• HR2day koppelen
• Salesforce koppelen

→

Exact Online → HR2day

Exact Online HR2day koppeling: kostenplaatsen en kostendragers naar HR2day, loonjournaal per administratie

→

HR2day → Active Directory

HR2day Active Directory koppeling: accounts per school of locatie vanuit HR

→

HR2day → Microsoft Entra ID

HR2day Entra ID koppeling: Microsoft 365-accounts voor zorg, onderwijs en kinderopvang

→

HR2day → Google Workspace

HR2day Google Workspace koppeling: één Google-account per medewerker, ook met meerdere arbeidsrelaties