HR naar ITSM
HR2day ServiceNow koppeling: medewerkers per arbeidsrelatie als gebruiker, met onboardingverzoeken
Met een koppeling tussen HR2day en ServiceNow staat elke medewerker uit HR2day als één gebruiker in ServiceNow, met afdeling, locatie, werkgever en leidinggevende uit de hoofdarbeidsrelatie, en bestelt KoppelHet bij een nieuwe arbeidsrelatie, overplaatsing of vertrek een verzoek uit de servicecatalogus. Een vervolgcontract of extra oproepcontract levert geen nieuw onboardingverzoek op; pas als de laatste arbeidsrelatie eindigt, volgt het offboardingverzoek.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun personeel in HR2day vastleggen en ServiceNow gebruiken voor ICT-verzoeken van alle locaties, zien medewerkers met een aanstelling op twee locaties twee keer in ServiceNow staan, of op de verkeerde locatie. Komen er rond het nieuwe schooljaar veel tijdelijke aanstellingen bij, dan hoort de servicedesk pas in de eerste week wie een account en laptop nodig heeft.
- HR legt een medewerker en arbeidsrelatie vast in HR2day.
- KoppelHet bepaalt per medewerker de hoofdarbeidsrelatie en neemt daaruit afdeling, locatie, werkgever en leidinggevende.
- Nieuwe afdelingen en locaties gaan eerst naar ServiceNow; daarna volgt de gebruiker.
- Binnen de afgesproken termijn voor de eerste begindatum bestelt KoppelHet het onboardingitem, met de nieuwe gebruiker als aanvrager.
- Verandert de hoofdarbeidsrelatie, dan volgen gebruiker en goedkeuringsroute, met een wijzigingsverzoek voor rechten en middelen.
- Loopt na de einddatum geen arbeidsrelatie meer, dan komt een week vooraf het offboardingverzoek en wordt de gebruiker daarna inactief.
Waar je op let bij HR2day en ServiceNow
- ServiceNow kent per gebruiker één afdeling, één locatie en één manager; HR2day legt die per arbeidsrelatie vast. Een leraar op twee scholen wordt daarom één gebruiker, met de school van de hoofdarbeidsrelatie. Welke relatie dat is, leggen we vast met jullie, bijvoorbeeld de grootste aanstelling of een vaste markering door HR.
- Een tweede arbeidsrelatie naast een lopende levert in ServiceNow geen tweede onboardingverzoek op. Gaat de tweede relatie op een andere school in, dan bestelt KoppelHet wel een wijzigingsverzoek, zodat IT de toegang voor die school regelt.
- In het onderwijs gaan veel aanstellingen tegelijk in op 1 augustus, midden in de zomervakantie. KoppelHet kan voor die datum eerder bestellen dan de gewone termijn, zodat de verzoeken in juni in ServiceNow staan en niet allemaal in dezelfde week.
- Een stichting of zorggroep heeft in HR2day vaak meerdere werkgevers. Elke werkgever wordt een bedrijf in ServiceNow, zodat een catalogusitem of toewijzingsgroep per werkgever kan verschillen.
- Invallers en oproepkrachten hebben niet altijd een werkadres. ServiceNow kan een gebruiker zonder e-mailadres opslaan, dus KoppelHet maakt ze toch aan; het verzoek staat dan op hun naam en de soort arbeidsrelatie gaat mee, zodat de flow geen laptop klaarzet voor een invaller die alleen een account nodig heeft.
- HR2day draait op Salesforce en deelt een dagelijks maximum aan API-aanroepen met andere koppelingen op dezelfde omgeving. ServiceNow neemt gebruikers in bulk aan via een importtabel. KoppelHet vraagt dus alleen gewijzigde medewerkers op en levert ze per ronde in één keer aan.
- Een tijdelijke aanstelling die direct wordt opgevolgd, sluit in HR2day de oude arbeidsrelatie af. KoppelHet kijkt naar de reeks, zodat ServiceNow geen offboardingverzoek krijgt en de gebruiker niet een dag inactief wordt tussen twee contracten.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet er in HR2day iets veranderen?
Er komt een koppelgebruiker bij die alleen mag lezen. Wil HR zelf de hoofdarbeidsrelatie aanwijzen, dan kan dat met een vast veld; anders kiest de koppeling de grootste aanstelling.
Blijft onze import uit Active Directory bestaan?
Ja. We spreken per veld af welke bron wint. Bij de eerste levering koppelen we bestaande gebruikers op e-mailadres; daarna is het werknemersnummer de sleutel.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HR2day wordt gelezen via de Salesforce REST API met SOQL-query's op de HR2day-objecten (medewerker, arbeidsrelatie, afdeling, werkgever), op laatste wijzigingsdatum. Toegang via een connected app met een integratiegebruiker met alleen leesrechten.
- Naar ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) naar staging tables met transform maps; coalesce op employee_number, met run_after om core_company, cmn_department en cmn_location vóór sys_user te verwerken. Integratiegebruiker met alleen rollen voor deze tabellen.
- Verzoeken via de Service Catalog API: POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met de variabelen in variables en de gebruiker in sysparm_requested_for. Dat levert een REQ met RITM op; de flow van het catalogusitem maakt de catalog tasks. KoppelHet bewaart per medewerker het RITM-nummer per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HR2day | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
Werknemersnummer | employee_number | Sleutel, ook bij meerdere arbeidsrelaties |
Roepnaam | first_name | |
Tussenvoegsel + Achternaam | last_name | |
E-mailadres werk | email | |
Functie (hoofdarbeidsrelatie) | title | |
Afdeling (hoofdarbeidsrelatie) | department (cmn_department) | |
School of locatie (hoofdarbeidsrelatie) | location (cmn_location) | |
Werkgever | company (core_company) | |
Leidinggevende | manager (sys_user) | |
Einddatum laatste arbeidsrelatie | active = false | |
Eerste arbeidsrelatie, overplaatsing of vertrek | Catalogusitem voor onboarding, wijziging of offboarding | |
Gesynchroniseerde gebruiker | sysparm_requested_for | |
Begindatum of einddatum | Variabele startdatum of laatste werkdag | |
Soort arbeidsrelatie | Variabele soort contract | Bepaalt in de flow of er een laptop bij komt |
Gerelateerd
Exact Online → HR2day
Exact Online HR2day koppeling: kostenplaatsen en kostendragers naar HR2day, loonjournaal per administratie
HR2day → Active Directory
HR2day Active Directory koppeling: accounts per school of locatie vanuit HR
HR2day → Microsoft Entra ID
HR2day Entra ID koppeling: Microsoft 365-accounts voor zorg, onderwijs en kinderopvang
HR2day → Google Workspace
HR2day Google Workspace koppeling: één Google-account per medewerker, ook met meerdere arbeidsrelaties