HR naar ITSM
Infor HCM TOPdesk koppeling: personen en onboardingmeldingen uit Infor ION
Met een koppeling tussen Infor HCM en TOPdesk wordt elke Nederlandse medewerker die Infor publiceert automatisch een persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en krijgt de servicedesk een onboardingmelding voor de startdatum. Bij vertrek volgt een offboardingmelding en wordt de persoon na de laatste werkdag gearchiveerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Infor HCM naast andere Infor CloudSuite-applicaties gebruiken en hun IT-servicedesk in TOPdesk hebben, houden de personen in TOPdesk vaak bij met een export of met de hand. Een nieuwe collega staat dan niet in TOPdesk als de laptop besteld moet worden, en vertrekkers blijven melder.
- In ION Desk komt een verbindingspunt voor KoppelHet en een document flow voor medewerkers en codes. Infor zelf hoeft niets te bouwen.
- Een nieuwe afdeling of locatie in Infor wordt eerst afdeling of vestiging in TOPdesk.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Infor; ION levert het bericht af en KoppelHet maakt de persoon in TOPdesk.
- Binnen de afgesproken termijn voor de startdatum komt een onboardingmelding op naam van de nieuwe collega bij de behandelaarsgroep van de vestiging.
- Bij vertrek komt een offboardingmelding voor de laatste werkdag; daarna archiveert KoppelHet de persoon.
Waar je op let bij Infor HCM en TOPdesk
- Infor stuurt medewerkers niet op aanvraag maar als bericht via ION. KoppelHet wacht dus niet op een nachtelijke export; de persoon staat in TOPdesk zodra Infor het bericht publiceert.
- Afdeling en locatie komen uit Infor als code. De omschrijving staat in een apart codebericht, dus KoppelHet bewaart de codelijst en zet de juiste naam in TOPdesk, ook als een afdeling in Infor wordt hernoemd.
- Het verbindingspunt voor KoppelHet is eenrichting. TOPdesk-gegevens zoals uitgegeven laptops gaan nooit terug naar Infor, en KoppelHet ziet in Infor alleen de berichten uit de eigen document flow.
- Infor publiceert geen openbare veldenlijst van het medewerkerbericht. Of het e-mailadres en de datum in dienst erin staan, controleren we in de eerste week met een testbericht; zonder datum in dienst krijgt de onboardingmelding de datum van ontvangst.
- Infor bevat vaak medewerkers uit meerdere landen en bedrijven in de CloudSuite. Alleen medewerkers op Nederlandse locaties worden persoon, zodat de Nederlandse TOPdesk geen melders uit het buitenland krijgt.
- Bij een eerste lading worden alle medewerkers in één keer gepubliceerd. De ION API Gateway past per tenant throttling toe; KoppelHet verwerkt die ronde zonder meldingen, zodat de servicedesk geen honderden onboardingtickets krijgt.
- Een medewerker die terugkomt, houdt in Infor meestal hetzelfde nummer. KoppelHet haalt de gearchiveerde persoon dan uit het archief in plaats van een tweede persoon te maken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet Infor iets nieuws bouwen?
Nee. Het medewerkerbericht en het codebericht zijn standaard. In ION Desk komen een verbindingspunt en een document flow naar KoppelHet bij.
Kunnen we in plaats van meldingen wijzigingen met taken krijgen?
Ja. Dan maakt KoppelHet een wijziging uit jullie sjabloon. Het kleinste werkende geheel is een melding; een sjabloon kan later als uitbreiding.
Wat als een bericht uit Infor wordt gemist?
ION bewaart berichten tot ze zijn afgeleverd. Daarnaast vergelijkt KoppelHet periodiek de personen in TOPdesk met de laatst ontvangen stand.
Gaat er iets terug naar Infor?
Nee. Infor blijft de bron voor personen; TOPdesk-gegevens blijven in TOPdesk.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Infor HCM via Infor ION met een IMS-verbindingspunt zonder eindpunt aan de applicatiekant (eenrichting), aangemeld via de ION API met een Backend Service-app (OAuth 2.0, client-ID en secret), en actieve document flows voor Sync.Personnel en Sync.CodeDefinitions.
- Naar TOPdesk via de REST API met een applicatiewachtwoord van een operator. Personen, afdelingen en vestigingen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, archiveren met een archiveringsreden), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate, externalNumber).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Infor HCM | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer (Sync.Personnel) | employeeNumber | Vaste sleutel; TOPdesk staat maximaal 20 tekens toe |
Voornaam en achternaam | firstName, surName | |
Afdelingscode (Sync.CodeDefinitions) | department | Via de codelijst naar de omschrijving |
Locatiecode | branch | Alleen Nederlandse locaties worden vestiging |
Leidinggevende | manager | |
Datum in dienst | targetDate van de onboardingmelding | |
Datum uit dienst | Offboardingmelding en archiveren met reden | |
Gebeurtenis (nieuw, wijziging, vertrek) | Melding met operatorGroup en category |
Gerelateerd
Infor HCM → AFAS Profit
Infor HCM AFAS koppeling: personeelsberichten uit Infor ION als medewerker en contract in AFAS Profit
Infor HCM → Nmbrs
Infor HCM Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers uit Infor ION in Nmbrs
Infor HCM → Visma Raet YouForce
Infor HCM koppelen met YouForce: personeelsberichten uit Infor ION als aanvraag in YouForce
ADP Workforce Now → TOPdesk
ADP Workforce Now TOPdesk koppeling: Amerikaanse en Canadese collega's als aanmelder, met on- en offboardingmeldingen