Payroll koppeling
Infor HCM koppelen met YouForce: personeelsberichten uit Infor ION als aanvraag in YouForce
Met een koppeling tussen Infor HCM en Visma Raet YouForce wordt elk personeelsbericht over een Nederlandse medewerker dat Infor ION verstuurt een aanvraag voor indiensttreding of contractwijziging in YouForce. HR in Nederland rondt de aanvraag af met de cao-inschaling; een vertrek uit Infor komt als taak bij de salarisadministratie.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Infor HCM vastleggen en de Nederlandse salarissen in YouForce verwerken, laten HR in Nederland elke nieuwe medewerker en contractwijziging uit Infor overtypen. Afwijkende codes voor afdelingen en functies tussen beide systemen leiden tot aanvragen die terug moeten.
- HR legt in Infor HCM een Nederlandse medewerker of wijziging vast; ION verstuurt het personeelsbericht.
- KoppelHet ontvangt het bericht en kijkt in YouForce of de persoon al bekend is.
- Een nieuwe persoon wordt een aanvraag voor indiensttreding, een bekende persoon een herintreding of contractwijziging.
- HR in Nederland vult schaal en trede aan en rondt de aanvraag af.
- Een datum uit dienst in Infor wordt een taak voor de salarisadministratie.
Waar je op let bij Infor HCM en Visma Raet YouForce
- Infor ION verstuurt het personeelsbericht naar elke ontvanger met een actieve document flow. KoppelHet krijgt een eigen flow met alleen Sync.Personnel en Sync.CodeDefinitions, en negeert berichten over medewerkers buiten de Nederlandse entiteit.
- YouForce wil bij een aanvraag een bestaande organisatie-eenheid en een bestaand functieprofiel. De codelijsten die Infor via Sync.CodeDefinitions publiceert, gebruikt KoppelHet om een nieuwe Infor-code meteen te melden als hij nog geen YouForce-tegenhanger heeft.
- Het verbindingspunt van KoppelHet in ION is eenrichting. ION stuurt berichten naar KoppelHet, maar KoppelHet stuurt niets terug naar Infor, ook geen bevestiging uit YouForce.
- Een herintreder is in Infor dezelfde persoon met een nieuw dienstverband. YouForce zoekt een bestaande persoon alleen op achternaam bij geboorte, geboortedatum en enkele andere persoonsgegevens; KoppelHet gebruikt daarna het Infor-nummer in het extensieveld om de juiste persoon te houden.
- Een bericht met een datum uit dienst kan YouForce niet als vertrek verwerken. KoppelHet maakt er een taak van met de laatste werkdag; een aanpassing van die datum in Infor wordt een nieuwe taak.
- Elke aanvraag in YouForce loopt asynchroon, en de ION API Gateway van Infor past throttling toe. Bij een eerste lading van alle Nederlandse medewerkers verdeelt KoppelHet het werk over meerdere rondes, zodat geen van beide systemen aanvragen weigert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat een nieuwe medewerker uit Infor meteen in YouForce?
Als aanvraag wel, als medewerker pas nadat HR in Nederland de aanvraag heeft afgerond.
Wat als een Infor-afdeling niet in YouForce bestaat?
Dan houdt KoppelHet de aanvraag vast en meldt de code bij HR, die de vertaaltabel aanvult. Daarna gaat de aanvraag alsnog door.
Gaan medewerkers uit andere landen ook naar YouForce?
Nee. KoppelHet verwerkt alleen berichten over de Nederlandse entiteit; welke Infor-organisatie dat is, leggen we bij de start vast.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Infor HCM via Infor ION - IMS-verbindingspunt via de ION API zonder IMS-eindpunt aan de applicatiekant (eenrichting), Backend Service-app met client-ID, document flows voor Sync.Personnel en Sync.CodeDefinitions.
- YouForce via de Recruitment API (persons/search, hires, persons/{personId}/contracts, Adjustments met effectiveDate; 202 en statuscontrole tot hrssWorkflowStatus.isActive false is) en de Extensions API voor het Infor-nummer. Geen endpoint voor uitdiensttreding.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Infor HCM | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer Infor | Extensieveld op de persoon in YouForce | Vaste sleutel voor latere berichten |
Achternaam en geboortedatum | persons/search (lastNameAtBirth, birthDate) | |
Datum in dienst | hireDate | |
Afdelingscode | organizationUnit | Via de codelijst uit Infor en een vertaaltabel |
Functiecode | jobProfile | |
Uren | amountOfHours | |
Datum uit dienst | Taak met laatste werkdag |
Gerelateerd
Infor HCM → AFAS Profit
Infor HCM AFAS koppeling: personeelsberichten uit Infor ION als medewerker en contract in AFAS Profit
Infor HCM → Nmbrs
Infor HCM Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers uit Infor ION in Nmbrs
Infor HCM → TOPdesk
Infor HCM TOPdesk koppeling: personen en onboardingmeldingen uit Infor ION
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen