HR naar ERP
Loket 4PS Construct koppeling: werknemers per werkgever als medewerker in de juiste 4PS-administratie
Met een koppeling tussen Loket en 4PS Construct komt elke nieuwe werknemer uit Loket als medewerker in de 4PS-administratie van zijn werkgever, met naam zoals op de loonstrook, afdeling en datum in dienst. Een einddatum van het dienstverband in Loket zet de medewerker in 4PS op tijd uit dienst, zodat er na vertrek geen uren meer op hem worden geschreven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarissen in Loket laten verwerken, vaak via een administratiekantoor en met meerdere werkgevers, en projecten, uren en financiën in 4PS Construct voeren, zetten nieuwe medewerkers met de hand in 4PS. Dat gebeurt vaak pas als iemand geen uren kan schrijven, en vertrokken medewerkers blijven maanden in de lijsten staan.
- Het administratiekantoor legt de nieuwe werknemer en het dienstverband vast in Loket, zoals nu.
- KoppelHet haalt per werkgever de wijzigingen op en slaat werknemers over die nog concept zijn.
- De werknemer staat daarna als medewerker in de 4PS-administratie van zijn werkgever, met afdeling en datum in dienst.
- Een nieuwe afdeling of naamswijziging in Loket past de medewerker in 4PS aan.
- De einddatum van het dienstverband komt in 4PS, en na die datum gaat de medewerker op beëindigd.
Waar je op let bij Loket en 4PS Construct
- Loket werkt met meerdere werkgevers binnen één omgeving, en 4PS vaak met een administratie per bedrijf. KoppelHet haalt de wijzigingen per werkgever op en zet elke werkgever in een vaste 4PS-administratie, zodat een medewerker van de ene werkgever niet in de boeken van de andere belandt.
- Het personeelsnummer in Loket hoort bij de werkgever. Komen twee werkgevers samen in één 4PS-administratie, dan kan hetzelfde nummer twee keer voorkomen. KoppelHet zet er dan per werkgever een vast voorvoegsel voor.
- Loket bewaart de eigen naam en de naam van de partner apart, plus de naam zoals de werknemer die wil gebruiken. 4PS krijgt die gebruikte naam als weergavenaam, zodat een uitvoerder in 4PS dezelfde naam ziet als op de loonstrook.
- Loket kan wijzigingen alleen per e-mail melden, niet aan een andere applicatie. KoppelHet vraagt daarom op een vast interval per werkgever op wat er sinds de vorige keer is veranderd.
- Een werknemer die in Loket nog concept is, is nog niet definitief aangenomen. KoppelHet zet hem pas in 4PS als hij definitief is, zodat er geen medewerkers in 4PS staan die nooit zijn begonnen.
- Toegang tot Loket loopt via toestemming van een Loket-gebruiker, niet via een los applicatiewachtwoord. Werkt het administratiekantoor in jullie Loket-omgeving, dan geeft een vaste gebruiker die toestemming; vervalt die gebruiker, dan meldt het platform dat de koppeling stilstaat.
- Afdelingen uit Loket komen in 4PS als dimensiewaarde, die finance in 4PS beheert. Een nieuwe afdeling in Loket zonder tegenhanger in 4PS staat als melding in het platform; de medewerker komt wel binnen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons administratiekantoor werkt in Loket. Merkt het iets van de koppeling?
Nauwelijks. Het geeft eenmalig toestemming met een vaste gebruiker en werkt daarna zoals altijd. Nieuwe werknemers verschijnen vanzelf in 4PS.
Gaan salaris of BSN mee naar 4PS?
Nee. 4PS krijgt alleen wat nodig is voor uren en projecten. Kostprijzen per medewerker legt finance in 4PS vast.
Kunnen de uren uit 4PS ook terug naar Loket?
Niet in deze koppeling. Uren en toeslagen als variabele mutatie naar Loket kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket wordt gelezen via de Loket REST API met OAuth (authorization code flow met refresh token), per werkgever via de mutaties op werknemer en dienstverband. Velden onder meer employeeNumber, firstName, prefix, lastName, prefixPartner, lastNamePartner, formattedName, organisatorische eenheid en begin- en einddatum van het dienstverband. Event notifications in Loket gaan alleen naar e-mailontvangers.
- Naar 4PS schrijven we via de Business Central API v2.0 per company - employees (number, displayName, givenName, middleName, surname, email, mobilePhone, employmentDate, terminationDate, status) en defaultDimensions. dimensionValues is alleen te lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever | Company in 4PS | Vaste koppeling per werkgever |
employeeNumber | number | Met een voorvoegsel per werkgever als meerdere werkgevers in één administratie komen |
firstName, prefix, lastName | givenName, middleName, surname | |
formattedName | displayName | Volgt het naamgebruik, ook met de naam van de partner |
Organisatorische eenheid | defaultDimensions (dimensie afdeling) | Code moet in 4PS bestaan |
Begindatum dienstverband | employmentDate | |
Einddatum dienstverband | terminationDate en status | |
Zakelijk e-mailadres en mobiel nummer | email en mobilePhone |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie