Payroll naar finance
Loket Coupa koppeling: goedgekeurde Coupa-declaraties als looncomponent in de juiste Loket-periode
Met een koppeling tussen Loket en Coupa komen declaraties die in Coupa zijn goedgekeurd voor betaling automatisch als looncomponent bij het dienstverband in Loket, in de eerstvolgende open periode en op de kostenplaats uit Coupa. Daarna krijgt de declaratie in Coupa de exportvlag, zodat finance ziet dat de terugbetaling via het salaris loopt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die uitgaven in Coupa beheren en salarissen in Loket verwerken, laten onkosten vaak via de loonstrook terugbetalen. Dan zet de salarisadministratie elke periode bedragen uit een Coupa-export met de hand in Loket, of gaan medewerkers dezelfde bon nog een keer in de declaratiemodule van Loket indienen.
- Medewerkers declareren in Coupa en de goedkeuring loopt daar.
- KoppelHet haalt de declaraties op die goedgekeurd zijn voor betaling en nog niet geëxporteerd.
- Met het personeelsnummer zoekt KoppelHet de werkgever en het dienstverband in Loket.
- Per soort uitgave komt een looncomponent in de periodegegevens van de eerstvolgende open periode, met de kostenplaats uit Coupa en het declaratienummer als loonstrooktekst.
- Heeft Loket de gegevens opgeslagen, dan zet KoppelHet de declaratie in Coupa op geëxporteerd.
Terug: Exportvlag in Coupa zodra Loket de periodegegevens heeft opgeslagen
Waar je op let bij Loket en Coupa
- Loket heeft een eigen declaratiemodule, waarin alleen de werknemer zelf een declaratie kan aanmaken. Met Coupa als declaratiesysteem slaat de koppeling die module over en schrijft de goedgekeurde bedragen direct in de periodegegevens van het dienstverband. Zo dient niemand dezelfde bon twee keer in.
- Loket telt een looncomponent in de periodegegevens op bij een vaste waarde op het dienstverband als de aanvulling-optie aanstaat; anders overschrijft het de vaste waarde. Heeft een medewerker een vaste onkostenvergoeding op dezelfde component, dan zet KoppelHet de aanvulling aan, zodat de Coupa-declaratie die vergoeding niet wegdrukt.
- Per looncomponent gelden in Loket eigen bedrijfsregels, en Loket geeft per jaar en periode op welke componenten toegestaan zijn. KoppelHet controleert de vertaaltabel tegen die lijst voordat een bedrag wordt geschreven. Een soort uitgave zonder geldige component blijft in Coupa op niet geëxporteerd en wordt een melding.
- Een record met periodegegevens in Loket kan een eigen kostenplaats en kostendrager hebben, los van de vaste verdeling van het dienstverband. KoppelHet neemt de kostenplaats van de Coupa-regel over, zodat de terugbetaling in het loonjournaal op dezelfde kostenplaats staat als in Coupa.
- Coupa raadt aan het ID van de declaratie vast te leggen in het systeem dat betaalt. Periodegegevens in Loket hebben een eigen tekst voor de loonstrook. KoppelHet zet daar het Coupa-nummer in, zodat de medewerker op zijn strook ziet welke declaratie is terugbetaald.
- Een periode in Loket is een maand, een vierwekenperiode of een week, afhankelijk van de werkgever. KoppelHet bepaalt per werkgever de eerstvolgende open periode en zet een late declaratie daar, nooit in een periode die al verloond is.
- In Coupa is het markeren als geëxporteerd een apart verzoek. KoppelHet stuurt het pas als Loket de periodegegevens zonder fout heeft opgeslagen; anders blijft de declaratie in de selectie voor de volgende werkdag.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten medewerkers nog in Loket declareren?
Nee. Coupa is de plek om te declareren. De declaratiemodule van Loket blijft voor deze uitgaven ongebruikt.
Wanneer krijgt de medewerker het geld?
Met de eerstvolgende verloning na de goedkeuring in Coupa. Een declaratie die na de laatste ronde binnenkomt, gaat een periode later mee.
Worden medewerkers uit Loket ook gebruiker in Coupa?
Niet in de eerste versie. Gebruikers met personeelsnummer en kostenplaats vanuit Loket in Coupa zetten kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Coupa via de Core API: GET /api/expense_reports?status=approved_for_payment&exported=false, regels via /api/expense_lines, gebruikers via /api/users (employee-number) en een aparte PUT met exported=true per declaratie.
- Loket via de REST API met OAuth: POST /v2/providers/employers/employees/employments/{employmentId}/payrollperioddata (payrollPeriod met year en periodNumber, costCenter, costUnit, payslipText, payrollComponents met payrollComponent.key, value en isSupplement); toegestane componenten via .../metadata/year/{year}/period/{periodNumber}. Voor veel werknemers tegelijk is er een CSV-import van periodegegevens per loonadministratie of over meerdere werkgevers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Coupa | Toelichting |
|---|---|---|
employee-number (Coupa-gebruiker) | Werknemer en dienstverband in Loket | Opgezocht per werkgever |
Soort uitgave | payrollComponent (key) | Vertaaltabel; alleen componenten die Loket voor die periode toestaat |
Bedrag, opgeteld per soort | value | |
Vaste vergoeding naast de declaratie | isSupplement=true | Optellen in plaats van overschrijven |
Kostenplaats van de regel | costCenter | |
Nummer van de declaratie | payslipText | |
Opgeslagen door Loket | exported=true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie