HR naar ITSM
Loket Freshservice koppeling: werknemers per werkgever als aanvrager, verzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Loket en Freshservice komt elke werknemer uit Loket als aanvrager in Freshservice, bij de juiste werkgever en afdeling, en dient KoppelHet bij een nieuw dienstverband een onboardingverzoek in en voor het einde ervan een offboardingverzoek. Loket stuurt zelf geen berichten naar andere systemen en Freshservice heeft geen Loket-connector, dus KoppelHet haalt de mutaties per werkgever op en zet ze om naar aanvragers en verzoeken.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Loket voor de salarissen gebruiken en Freshservice voor ICT-vragen, horen van nieuwe en vertrokken medewerkers vaak via een maandelijkse lijst van het salarisbureau. Tot die lijst er is, hebben nieuwe collega's geen account en kunnen vertrokken invallers nog inloggen.
- Het salarisbureau legt een nieuwe werknemer en het dienstverband vast in Loket.
- KoppelHet haalt per werkgever de wijzigingen op sinds de vorige ronde.
- Freshservice krijgt een onboardingverzoek met begindatum, functie, afdeling en werkgever. Zodra het zakelijke e-mailadres in Loket staat, wordt de werknemer ook aanvrager.
- Een andere afdeling of functie in Loket werkt de aanvrager bij.
- Voor het einde van het dienstverband komt een offboardingverzoek met de reden; na de laatste dag wordt de aanvrager gedeactiveerd.
Waar je op let bij Loket en Freshservice
- Loket kan bij een gebeurtenis alleen mensen mailen; een bericht aan een ander systeem kent het niet. KoppelHet vraagt daarom per werkgever een paar keer per dag op wat er in Loket is veranderd, en zet dat om naar een aanvrager of een verzoek in Freshservice.
- Een aanvrager in Freshservice heeft een e-mailadres of telefoonnummer nodig. Een nieuwe werknemer heeft in Loket vaak nog geen zakelijk e-mailadres, omdat IT dat pas aanmaakt. KoppelHet dient het onboardingverzoek daarom eerst in op naam, en maakt de aanvrager aan zodra het zakelijke adres in Loket staat.
- Loket nummert werknemers per werkgever, dus twee werkgevers kunnen allebei een werknemer 1012 hebben. Het externe ID van een aanvrager in Freshservice is bedoeld voor SCIM vanuit een identity provider. KoppelHet bewaart de combinatie van werkgever en nummer in een eigen veld op de aanvrager.
- Loket legt bij het einde van een dienstverband een reden vast. KoppelHet zet die reden in het soort vertrek van het offboardingformulier, zodat Freshservice bij een ontslag een ander pakket kiest dan bij het aflopen van een contract.
- Invallers en oproepkrachten krijgen in Loket vaak een tijdelijk dienstverband met een einddatum die al bij de start bekend is. KoppelHet dient het offboardingverzoek pas kort voor die datum in, en slaat het over als Loket een nieuw dienstverband laat aansluiten.
- Elke werkgever in Loket heeft een eigen lijst afdelingen. Freshservice heeft één lijst voor het hele account. Twee werkgevers met een afdeling Noord worden daarom twee afdelingen met de werkgever in de naam, en de werkgever zelf wordt de locatie van de aanvrager.
- Een nieuwe werknemer kan in Loket eerst als concept bestaan. KoppelHet wacht standaard tot het concept is omgezet, zodat er geen onboardingverzoek komt voor iemand die nog niet is aangenomen; meer voorbereidingstijd kan door al bij het concept te starten.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons salaris loopt via een administratiekantoor. Kan de koppeling dan wel?
Ja. Iemand met toegang tot jullie werkgevers in Loket geeft eenmalig toestemming aan de koppeling. Dat kan een medewerker van het kantoor zijn of van jullie eigen HR.
Gaan er salarisgegevens naar Freshservice?
Nee. Alleen naam, zakelijk e-mailadres, functie, afdeling, werkgever en de datums van het dienstverband. Salaris, BSN en privéadres blijven in Loket.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket wordt gelezen via de Loket REST API met OAuth 2.0 (authorization code flow), per werkgever. Werknemer met employeeNumber, firstName, prefix, lastName en businessEmailAddress; dienstverband met begindatum, endDate en endOfEmploymentReason; afdelingen via /providers/employers/{employerId}/departments en concepten via /conceptemployees. Event notifications in Loket zijn alleen e-mailontvangers.
- Naar Freshservice schrijven we via de Freshservice API v2: requesters (primary_email, work_phone_number of mobile_phone_number verplicht; department_ids, location_id en custom_fields), POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met formuliervelden zoals cf_date_of_joining en cf_separation_type. external_id is een getal voor SCIM en blijft leeg.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever + employeeNumber | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | Uniek over alle werkgevers |
firstName, prefix en lastName | first_name en last_name | Voorvoegsel bij de achternaam |
businessEmailAddress | primary_email | |
Functie van het dienstverband | job_title | |
Afdeling (departments per werkgever) | department_ids | |
Werkgever | location_id | |
Begindatum dienstverband | Onboardingverzoek (cf_date_of_joining) | |
endDate en endOfEmploymentReason | Offboardingverzoek (cf_separation_type) | |
Einddatum verstreken | requester deactiveren |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie