Identity en access management
Loket koppelen met Google Workspace: Google-accounts vanuit de salarisadministratie
Met een koppeling tussen Loket en Google Workspace krijgt een nieuwe werknemer in Loket een Google-account met de juiste naam, afdeling en werkgever, en wordt het account geschorst na de einddatum van het dienstverband. Omdat Loket geen meldingen naar andere systemen stuurt, vraagt KoppelHet de wijzigingen per werkgever meerdere keren per dag op.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die Loket door een salarisbureau laten beheren en Google Workspace voor mail en roosters gebruiken, maken Google-accounts vaak pas aan als een leidinggevende erom vraagt. Na vertrek blijven accounts open, omdat niemand het bureau vraagt wie er weg is.
- De salarisadministratie legt een nieuwe werknemer vast in Loket en zet het concept om naar een werknemer.
- KoppelHet vraagt per werkgever de wijzigingen sinds de vorige ronde op.
- Het Google-account komt in de organisatie-eenheid van de werkgever, met afdeling, naam en profielfoto.
- Een nieuwe organisatorische eenheid in Loket verandert de afdeling en groepen in Google.
- Na de einddatum van het dienstverband schorst KoppelHet het account, en na de afgesproken termijn gaan de bestanden naar de leidinggevende en verdwijnt het account.
Waar je op let bij Loket en Google Workspace
- Bij een gebeurtenis stuurt Loket alleen een e-mail aan mensen, geen bericht aan een ander systeem. KoppelHet loopt daarom per werkgever meerdere keren per dag de mutaties langs.
- Loket bewaart voorvoegsel, achternaam en partnernaam apart, met een formele weergave voor de loonstrook. Voor Google stelt KoppelHet de naam samen zoals de werknemer zich noemt, zodat collega's elkaar in Gmail en Agenda vinden.
- Personeelsnummers zijn in Loket per werkgever uniek. Met meerdere werkgevers zet KoppelHet een werkgeverscode voor het nummer, en de werkgever bepaalt de organisatie-eenheid in Google, zodat instellingen per werkgever kunnen verschillen.
- Een nieuwe werknemer bestaat in Loket vaak eerst als concept. KoppelHet maakt het Google-account pas als het concept is omgezet, of al bij het concept als jullie dat afspreken, zodat een ingetrokken aanname geen account oplevert.
- Loket heeft een pasfoto per werknemer. KoppelHet zet die als profielfoto in Google, zodat nieuwe collega's op locaties elkaar herkennen.
- Google brengt geschorste accounts in rekening als actieve. Bij veel wisselingen op de groepen verwijdert KoppelHet een geschorst account na een vaste termijn, na de overdracht van Drive-bestanden.
- Toegang tot Loket loopt via een eenmalige toestemming van een Loket-gebruiker. Beheert een salarisbureau Loket, dan geeft het bureau die toestemming met een aparte gebruiker die alleen jullie werkgevers kan lezen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe snel heeft een nieuwe medewerker een Google-account?
Dezelfde dag dat de salarisadministratie hem in Loket vastlegt en het concept omzet. Het account staat klaar vóór de eerste werkdag.
Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling leestoegang tot jullie werkgevers. Verder verandert er voor het bureau niets.
Gaat het e-mailadres terug naar Loket?
Als jullie dat willen. Dan zien we eerst samen na of Loket loonstroken naar dat adres stuurt, want na vertrek is het account geschorst.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling leest in Loket alleen naam, foto, organisatie en datums, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket wordt gelezen via de Loket REST API met OAuth (authorization code flow met refresh token), per werkgever via de mutaties op werknemer en dienstverband. Velden onder meer employeeNumber, firstName, prefix, lastName, prefixPartner, lastNamePartner, photo, organisatorische eenheid en begin- en einddatum van het dienstverband.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (externalIds, name, primaryEmail, orgUnitPath, organizations, suspended; users.photos voor de profielfoto; delete na de termijn), groups en members, en de Data Transfer API voor Drive. Toegang via een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgeverscode + employeeNumber | externalIds (organization) | Uniek over alle werkgevers |
firstName | name.givenName | |
prefix + lastName (en eventueel partnernaam) | name.familyName | Zoals de werknemer zich noemt |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
Werkgever | orgUnitPath | |
Organisatorische eenheid | organizations.department | |
photo | Profielfoto van de gebruiker | |
Einddatum dienstverband | suspended | Geschorst na de einddatum |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie