HaHR naar ITSM
Loket koppelen met HaloITSM: werkgevers als site, werknemers als gebruiker en tickets bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Loket en HaloITSM wordt elke werknemer uit Loket een gebruiker in Halo, op de site van zijn werkgever en met afdeling en functie, en maakt KoppelHet bij een nieuw dienstverband een onboardingticket en voor het einde ervan een offboardingticket aan. Na de laatste dag zet de koppeling de gebruiker in Halo op inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere werkgevers in Loket en HaloITSM als servicedesk houden de gebruikers in Halo vaak bij met een export uit de directory. Wie nog geen account heeft, staat niet in Halo, en een vertrek wordt pas zichtbaar als het account al dicht is.
- KoppelHet haalt per werkgever de wijzigingen in werknemers en dienstverbanden op.
- Elke werkgever uit Loket heeft in Halo een eigen site; de gebruiker komt op de site van zijn werkgever.
- Bij een nieuw dienstverband maakt KoppelHet de gebruiker aan en een onboardingticket op het tickettype voor nieuwe medewerkers.
- Voor een einde dienstverband volgt een offboardingticket met de reden uit Loket.
- Na de laatste dag zet KoppelHet de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Loket en HaloITSM
- In Halo hangt een gebruiker altijd onder een site. KoppelHet maakt voor elke werkgever uit Loket een site, zodat een technicus aan de site ziet bij welke werkgever een collega in dienst is.
- Halo heeft een veld voor de afdeling, maar Loket beheert afdelingen per werkgever. Twee afdelingen met dezelfde naam bij verschillende werkgevers blijven in Halo uit elkaar omdat ze op verschillende sites staan.
- Het personeelsnummer van Loket is alleen binnen één werkgever uniek. KoppelHet bewaart werkgever en nummer samen in een eigen veld op de Halo-gebruiker en zoekt de gebruiker daarop terug.
- Een onboardingticket in Halo moet bij een gebruiker horen. KoppelHet maakt de gebruiker daarom direct aan bij een nieuw dienstverband, ook als Loket nog geen zakelijk e-mailadres heeft, en vult het adres later aan.
- De reden van vertrek uit Loket komt in een eigen veld op het offboardingticket. Een workflow in Halo kan dan bij ontslag direct de accounts blokkeren en bij een aflopend contract tot de laatste dag wachten.
- Halo staat 700 aanroepen per 300 seconden per tenant toe en geeft daarboven een 429. De eerste vulling met alle werkgevers uit Loket verdeelt KoppelHet daarom over meerdere minuten.
- Loket kan alleen mensen mailen bij een gebeurtenis, geen ander systeem aanroepen. KoppelHet haalt de wijzigingen daarom zelf op, een paar keer per dag per werkgever.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met HaloPSA of HaloServiceDesk?
De API is dezelfde. Deze pagina gaat uit van HaloITSM met één klant en een site per werkgever.
Ons salaris loopt via een administratiekantoor. Kan de koppeling dan wel?
Ja. Iemand met toegang tot jullie werkgevers in Loket geeft de koppeling eenmalig toestemming.
Gaan salarisgegevens naar Halo?
Nee. Alleen naam, zakelijk e-mailadres, functie, afdeling, werkgever, datums en de reden van vertrek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de Loket REST API met OAuth 2.0 (authorization code flow met refresh token), per werkgever. Werknemer met employeeNumber, firstName, prefix, lastName en businessEmailAddress; dienstverband met begindatum, endDate en endOfEmploymentReason; afdelingen per werkgever via /providers/employers/{employerId}/departments.
- Halo via de Halo REST API met een API-applicatie (client credentials). POST /Users met site_id, department, title, emailaddress en customfields; inactive bij vertrek. POST /Tickets met tickettype_id, user_id, site_id, summary, details en customfields. Ratelimiet 700 aanroepen per 300 seconden per tenant, daarboven HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in HaloITSM | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever + employeeNumber | Eigen veld (customfields) | Sleutel, uniek over alle werkgevers |
firstName, prefix, lastName | name | |
businessEmailAddress | emailaddress | |
Werkgever | site_id | |
Afdeling | department | |
Functie | title | |
Begindatum dienstverband | Ticket met tickettype_id onboarding | |
endDate en endOfEmploymentReason | Ticket met tickettype_id offboarding, customfields | |
Einddatum verstreken | inactive |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie