HR naar ITSM
Loket koppelen met Ivanti Neurons for ITSM: medewerkers per werkgever en serviceverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Loket en Ivanti Neurons for ITSM wordt elke werknemer uit Loket een medewerker in Ivanti, met werkgever, afdeling en functie, en dient KoppelHet bij een nieuw dienstverband en voor het einde ervan een serviceverzoek in op het juiste sjabloon. Loket stuurt zelf geen berichten naar andere systemen, dus KoppelHet haalt de wijzigingen per werkgever op en schrijft ze via de REST API van Ivanti weg.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris in Loket verwerken, vaak via een administratiekantoor, en Ivanti als servicedesk gebruiken, vullen het serviceverzoek voor een nieuwe collega meestal handmatig in. Gegevens uit Loket worden dan overgetypt, en een vertrek komt pas binnen als het salarisbureau het doorgeeft.
- KoppelHet haalt per werkgever in Loket de werknemers en dienstverbanden op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- KoppelHet zoekt de medewerker in Ivanti op personeelsnummer en maakt of werkt hem bij.
- Bij een nieuw dienstverband dient KoppelHet het serviceverzoek voor onboarding in, met de RecID en locatie van de medewerker.
- Voor een einde dienstverband volgt het serviceverzoek voor offboarding, met de reden uit Loket als keuzewaarde.
- Na de laatste dag zet KoppelHet de medewerker in Ivanti op inactief.
Waar je op let bij Loket en Ivanti
- Een serviceverzoek in Ivanti hoort bij de RecID van een bestaande medewerker. KoppelHet maakt de medewerker uit Loket daarom eerst aan, leest de RecID terug en dient pas daarna het onboardingverzoek in.
- Ivanti vraagt bij een serviceverzoek de locatie van de klant, uit het veld Employee Location van de medewerker. KoppelHet vult dat veld met de werkgever uit Loket, zodat elke werkgever in Ivanti zijn eigen afhandeling kan krijgen.
- Ivanti wil bij een serviceverzoek het tijdsverschil met UTC in minuten, met omgekeerd teken. Voor Nederland is dat -60 in de winter en -120 in de zomer; KoppelHet rekent het per begindatum uit, zodat een start op 1 april niet een uur verschuift.
- Loket legt bij een einde dienstverband een reden vast. In Ivanti is dat een keuzeveld, dat naast de waarde ook de RecID van de gekozen optie nodig heeft; KoppelHet haalt de opties uit de validatielijst en koppelt elke Loket-reden aan één optie.
- Loket nummert werknemers per werkgever, zodat nummer 1012 bij twee werkgevers kan voorkomen. KoppelHet zet de werkgevercode voor het nummer in Ivanti en zoekt de medewerker met een filter op precies die waarde.
- Loket kent geen berichten aan andere systemen, alleen e-mailmeldingen aan mensen. KoppelHet vraagt daarom een paar keer per dag per werkgever op wat er veranderd is.
- Een werknemer kan in Loket eerst als concept bestaan. KoppelHet maakt in Ivanti pas een medewerker en een serviceverzoek als het concept een echte werknemer is, zodat er geen laptop klaarstaat voor een kandidaat die afhaakt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons salaris loopt via een administratiekantoor. Werkt dat?
Ja. Iemand met toegang tot jullie werkgevers in Loket geeft eenmalig toestemming aan de koppeling.
Gaan salarisgegevens naar Ivanti?
Nee. Alleen naam, zakelijk e-mailadres, functie, afdeling, werkgever, de datums van het dienstverband en de reden van vertrek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de Loket REST API met OAuth 2.0 (authorization code flow met refresh token), per werkgever. Werknemer met employeeNumber, firstName, prefix, lastName en businessEmailAddress; dienstverband met begindatum, endDate en endOfEmploymentReason; concepten via /conceptemployees. Paginering met pageNumber en pageSize.
- Ivanti via de OData REST API (/api/odata/businessobject/employees met $filter, alleen eq, ne, lt, le, gt, ge, and en or) en POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId, strUserId (RecID), strCustomerLocation, parameters par-{RecID} en par-{RecID}-recId voor keuzelijsten, en localOffset. Opties via GET /api/rest/ServiceRequest/{Parameter_RecID}/ValidationList. Aanmelden met een REST API-key.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever + employeeNumber | Personeelsnummer van de Employee | Met werkgevercode ervoor, uniek over alle werkgevers |
firstName, prefix, lastName | Voornaam en achternaam | |
businessEmailAddress | Primair e-mailadres | |
Functie (dienstverband) | Functie | |
Afdeling | Afdeling | |
Werkgever | Employee Location → strCustomerLocation | |
Begindatum dienstverband | Parameter begindatum (par-{RecID}) | |
endOfEmploymentReason | Keuzeparameter (par-{RecID}-recId) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie