HR naar ITSM
Loket koppelen met Jira Service Management: portaalklanten, organisaties per werkgever en onboardingverzoeken
Met een koppeling tussen Loket en Jira Service Management staat elke werknemer uit Loket als klant in het portaal van Jira Service Management, in de organisatie van zijn werkgever, en maakt KoppelHet bij een nieuw of beëindigd dienstverband een verzoek aan namens die werknemer. Na de einddatum trekt de koppeling de portaaltoegang in; eerdere verzoeken blijven zichtbaar.
Wat de koppeling doet
Organisaties die via Loket verlonen, vaak met een administratiekantoor, en Jira Service Management voor IT gebruiken, horen van een nieuwe werknemer meestal via een mail van HR. Het onboardingverzoek wordt dan door iemand anders ingediend dan de werknemer zelf, en staat niet op zijn naam.
- KoppelHet haalt per werkgever de wijzigingen op werknemers en dienstverbanden op uit Loket.
- Elke werkgever is een organisatie in Jira Service Management; de werknemer wordt klant en lid van die organisatie.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum maakt KoppelHet een verzoek van het onboarding-request type aan, namens de werknemer.
- Bij het einde van het dienstverband volgt een offboardingverzoek met de reden van vertrek.
- De dag na de einddatum trekt KoppelHet de portaaltoegang in.
Waar je op let bij Loket en Jira Service Management
- Loket kent bij een gebeurtenis alleen e-mailontvangers en geen bericht aan een ander systeem. KoppelHet vraagt daarom per werkgever meerdere keren per dag de wijzigingen op, en maakt pas daarna klant en verzoek in Jira Service Management aan.
- Een klant in Jira Service Management heeft geen veld voor een personeelsnummer. KoppelHet bewaart zelf welk accountId bij welke werkgever en welk werknemersnummer hoort, omdat nummers in Loket per werkgever opnieuw beginnen.
- Werkgevers in Loket worden organisaties in Jira Service Management. Werknemers van dezelfde werkgever zien zo elkaars verzoeken als jullie portaal dat toestaat, en een servicedesk per werkgever kan op de organisatie filteren.
- Een nieuwe werknemer kan in Loket eerst als concept bestaan, voordat de administratie hem definitief maakt. Het onboardingverzoek wacht op de definitieve werknemer, zodat er geen portaalklant ontstaat voor iemand die niet begint.
- Het zakelijke e-mailadres staat in Loket vaak pas na de start. Jira Service Management maakt een klant aan op e-mailadres; zolang dat ontbreekt, zet KoppelHet het verzoek namens de leidinggevende en verwijst het naar de nieuwe werknemer.
- Loket legt bij het einde van een dienstverband een reden vast. KoppelHet zet die in een veld van het offboardingverzoek, zodat IT bij een vertrek per direct anders handelt dan bij een contract dat afloopt.
- Volgt een nieuw dienstverband direct op een tijdelijk contract, dan blijft de klant actief. Er komt geen offboardingverzoek en de portaaltoegang blijft staan.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons administratiekantoor beheert Loket. Kan de koppeling dan werken?
Ja. De koppeling heeft een Loket-gebruiker nodig die de werkgevers mag lezen; het kantoor kan die toegang geven.
Moeten nieuwe werknemers zich zelf aanmelden bij het portaal?
Nee. Zodra het zakelijke e-mailadres in Loket staat, maakt KoppelHet de klant aan in de organisatie van de werkgever.
Gebruiken jullie Assets ook?
Niet in deze kleinste opzet. Werknemers als object in Assets kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de Loket REST API met OAuth 2.0 (authorization code flow met refresh token), per werkgever. Werknemer met employeeNumber, firstName, prefix, lastName en businessEmailAddress; dienstverband met begindatum, endDate en endOfEmploymentReason; concepten via /conceptemployees.
- Jira Service Management via /rest/servicedeskapi/: POST customer (email en displayName), organization met users, en PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access (204 bij succes).
- Verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf. De velden per request type haalt KoppelHet op via /rest/servicedeskapi/servicedesk/{serviceDeskId}/requesttype/{requestTypeId}/field.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
businessEmailAddress | Klant: email | |
firstName, prefix en lastName | Klant: displayName | |
Werkgever | Organisatie | Een per werkgever |
Werkgever + employeeNumber | Bewaard in KoppelHet bij het accountId | Nummers lopen per werkgever |
Nieuw dienstverband of einde dienstverband | requestTypeId | |
Klant die de koppeling aanmaakte | raiseOnBehalfOf (accountId) | |
Begindatum of endDate | requestFieldValues: startdatum of laatste werkdag | |
Afdeling en functie | requestFieldValues: afdeling en functie | |
endOfEmploymentReason | requestFieldValues: reden van vertrek |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie