HR naar ITSM
Loket koppelen met ManageEngine ServiceDesk Plus: gebruikers per werkgever en requests bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Loket en ManageEngine ServiceDesk Plus wordt elke werknemer uit Loket een gebruiker in ServiceDesk Plus, met werkgever, afdeling en functie, en maakt KoppelHet bij een nieuw dienstverband en voor het einde ervan een request aan op het juiste sjabloon. De status van een gebruiker kan de API van ServiceDesk Plus niet wijzigen; het uitzetten na vertrek is daarom een taak in het offboardingrequest.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Loket voor salaris gebruiken en ServiceDesk Plus voor IT, importeren gebruikers in ServiceDesk Plus vaak uit Active Directory. Een nieuwe collega bestaat daar pas als IT het account al heeft gemaakt, en dat wacht weer op een mail van HR.
- KoppelHet haalt per werkgever de gewijzigde werknemers en dienstverbanden uit Loket.
- In ServiceDesk Plus maakt of werkt KoppelHet de gebruiker bij op personeelsnummer, in de afdeling van zijn werkgever.
- Bij een nieuw dienstverband maakt KoppelHet een request op het onboardingsjabloon, met de begindatum als vervaldatum.
- Voor een einde dienstverband volgt een request op het offboardingsjabloon, met de reden uit Loket.
- De technicus zet de gebruiker na de laatste dag uit als taak in dat request.
Waar je op let bij Loket en ManageEngine ServiceDesk Plus
- In ServiceDesk Plus is de status van een gebruiker alleen-lezen in de API. KoppelHet kan een vertrokken werknemer dus niet zelf uitzetten; het offboardingrequest krijgt daarvoor een taak met de laatste dag uit Loket als vervaldatum.
- Het personeelsnummer van een gebruiker in ServiceDesk Plus is bedoeld als uniek. Omdat Loket per werkgever nummert, zet KoppelHet de werkgevercode ervoor, zodat twee werknemers met nummer 1012 niet op één gebruiker uitkomen.
- In ServiceDesk Plus hangt de site aan de afdeling. KoppelHet maakt per werkgever de afdelingen uit Loket aan onder de site van die werkgever, zodat requests vanzelf bij de juiste site en groep landen.
- ServiceDesk Plus wil de vervaldatum van een request in milliseconden sinds 1970. KoppelHet rekent de begindatum uit Loket om naar het begin van die werkdag in Nederlandse tijd.
- Een request in ServiceDesk Plus heeft een aanvrager met e-mailadres. Heeft een nieuwe werknemer in Loket nog geen zakelijk adres, dan staat het onboardingrequest op naam van de vaste HR-aanvrager van die werkgever, met de nieuwe collega in het onderwerp.
- Loket legt bij een einde dienstverband een reden vast. KoppelHet zet die in een eigen veld van het offboardingrequest, zodat een regel in ServiceDesk Plus bij ontslag direct de toegang laat blokkeren.
- Loket stuurt geen berichten aan andere systemen. KoppelHet vraagt per werkgever een paar keer per dag de wijzigingen op, en slaat concept-werknemers over tot ze echt in dienst zijn.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de koppeling gebruikers in ServiceDesk Plus niet gewoon uitzetten?
Niet via de gebruikers-API; de status is daar alleen-lezen. Daarom is uitzetten een taak in het offboardingrequest, of het gebeurt via de AD-import als die bij jullie draait.
Werkt dit met de cloudversie en met on-premise?
Beide hebben de v3-API. Voor on-premise moet KoppelHet de server kunnen bereiken; dat regelen we in de intake.
Gaan salarisgegevens naar ServiceDesk Plus?
Nee. Alleen naam, zakelijk e-mailadres, functie, afdeling, werkgever, datums en de reden van vertrek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de Loket REST API met OAuth 2.0 (authorization code flow met refresh token), per werkgever. Werknemer met employeeNumber, firstName, prefix, lastName en businessEmailAddress; dienstverband met begindatum, endDate en endOfEmploymentReason; afdelingen per werkgever en concepten via /conceptemployees.
- ServiceDesk Plus via de v3-API met de headers authtoken en Accept application/vnd.manageengine.sdp.v3+json: POST /api/v3/users en PUT /api/v3/users/{user_id} met input_data (name verplicht, employee_id, email_id, login_name, jobtitle, department, user_udf_fields; status alleen-lezen). Requests via POST /api/v3/requests met subject, requester (email_id), template, site, group en due_by_time in milliseconden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever + employeeNumber | employee_id | Uniek over alle werkgevers |
firstName, prefix, lastName | name | |
businessEmailAddress | email_id en login_name | |
Functie | jobtitle | |
Afdeling van de werkgever | department | |
Werkgever | user_udf_fields | |
Begindatum dienstverband | due_by_time op het onboardingrequest | Milliseconden sinds 1970 |
endDate en endOfEmploymentReason | Offboardingrequest (template, udf_fields) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie