Payroll naar finance
Loket SAP Concur koppeling: zelf betaalde uitgaven uit Concur terugbetaald via Loket, met betaalstatus terug in Concur
Met een koppeling tussen Loket en SAP Concur gaan uitgaven die medewerkers zelf hebben voorgeschoten automatisch uit Concur naar de periodegegevens van hun dienstverband in Loket, zodat ze met de volgende verloning worden terugbetaald. Concur krijgt eerst een boekingsbevestiging en na de verloning een betaalbevestiging, zodat de medewerker in Concur ziet dat zijn declaratie is uitbetaald.
Wat de koppeling doet
Organisaties die zakenreizen en onkosten in SAP Concur laten declareren en de salarissen in Loket verwerken, betalen voorgeschoten bedragen vaak met het salaris terug. Zonder koppeling stuurt finance per periode een overzicht naar de salarisadministratie, die de bedragen overtypt, en blijft de declaratie in Concur op niet betaald staan.
- De medewerker declareert in Concur, de leidinggevende keurt goed.
- KoppelHet haalt de klaargezette documenten op, bewaart ze en bevestigt de ontvangst.
- Uitgaven die de medewerker zelf betaalde, gaan per soort als looncomponent naar de eerstvolgende open periode van zijn dienstverband in Loket.
- KoppelHet meldt per declaratie aan Concur of de boeking is gelukt of niet.
- Is de verloning goedgekeurd, dan stuurt KoppelHet de betaalbevestiging met de betaaldatum.
Terug: Boekingsbevestiging zodra Loket de gegevens heeft opgeslagen · Betaalbevestiging met betaaldatum na de verloning
Waar je op let bij Loket en SAP Concur
- Zodra de ontvangst is bevestigd, haalt Concur de declaratie uit de wachtrij, en Concur vraagt die bevestiging zonder tussenpauze. KoppelHet legt elke declaratie daarom eerst vast voordat hij iets naar Loket schrijft. Een storing bij Loket kost zo geen declaraties.
- Per journaalregel geeft Concur aan of de medewerker of de werkgever betaler is. Alleen regels waarbij de medewerker zelf betaalde, horen in de verloning. Uitgaven op een bedrijfspas laat KoppelHet buiten Loket, omdat de werkgever die al heeft afgerekend.
- Loket kent een eigen declaratiestroom, maar daarin kan alleen de werknemer zelf een declaratie indienen. Met Concur als declaratiesysteem schrijft de koppeling de goedgekeurde bedragen rechtstreeks als looncomponent in de periodegegevens, zodat de stroom in Loket voor deze uitgaven ongebruikt blijft.
- Zonder de aanvulling-optie vervangt een looncomponent in de periodegegevens van Loket de vaste waarde die op het dienstverband staat. KoppelHet zet de optie aan voor componenten waar ook een vaste vergoeding op loopt, zodat een treinkaartje uit Concur de maandelijkse vergoeding niet vervangt.
- Concur heeft naast de boekingsbevestiging een aparte betaalbevestiging voor declaraties, met een uniek betaalkenmerk per bevestiging. KoppelHet stuurt die pas als de verloning in Loket is goedgekeurd, en gebruikt het nummer van de verloning als kenmerk.
- Werken meerdere werkgevers in één Loket-omgeving onder één Concur-omgeving, dan hoort het personeelsnummer bij de werkgever. KoppelHet zoekt per werkgever het dienstverband op en neemt per werkgever een eigen tabel van soort uitgave naar looncomponent.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen uitgaven met de creditcard van de zaak ook in Loket?
Nee. Die heeft de werkgever al betaald. Alleen wat de medewerker zelf voorschoot, gaat via de verloning.
Wat als Loket een bedrag weigert?
Dan krijgt Concur een mislukte boekingsbevestiging met de reden, en ziet de salarisadministratie de melding in het platform. Na herstel gaat de declaratie opnieuw mee.
Gaan medewerkers uit Loket ook naar Concur?
Niet in de eerste versie. Gebruikers vanuit Loket in Concur zetten kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP Concur via de Financial Integration Service v4: GET /financialintegration/fi/v4/companies/transactiontypes/expense/transactions (alleen docStatus READY), POST .../acknowledgements, POST .../postingconfirmations (overallPostingStatusCode, systemMessages) en POST .../paymentconfirmations (clearingReference.paymentRef uniek, clearingDate yyyyMMdd, processingStatusCode CP). Velden onder meer employee.employeeId, entryApprovedAmount, reportEntryPaymentTypeCode en journalPayer of journalPayee. Scope FISVC met een company-level token.
- Loket via de REST API met OAuth: POST .../employments/{employmentId}/payrollperioddata met payrollPeriod, payslipText, costCenter en payrollComponents (payrollComponent.key, value, isSupplement); toegestane componenten via .../metadata/year/{year}/period/{periodNumber}.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in SAP Concur | Toelichting |
|---|---|---|
employee.employeeId | Dienstverband in Loket | Via personeelsnummer per werkgever |
Soort uitgave | payrollComponent (key) | Vertaaltabel, gecontroleerd tegen de toegestane componenten van de periode |
entryApprovedAmount, alleen bij betaler EMPL | value | Opgeteld per component |
Eerstvolgende open loonperiode | payrollPeriod (year, periodNumber) | |
Declaratienummer | payslipText | |
Opgeslagen door Loket | overallPostingStatusCode success | |
Betaaldatum van de verloning | clearingDate en processingStatusCode CP |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie