HR naar ITSM
Loket ServiceNow koppeling: werknemers per werkgever als gebruiker in ServiceNow, met catalogusverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Loket en ServiceNow staat elke werknemer uit Loket als gebruiker in ServiceNow, met zijn werkgever als bedrijf, afdeling, functie en zakelijk e-mailadres, en bestelt KoppelHet bij een nieuw dienstverband of vertrek een verzoek uit de servicecatalogus. Omdat Loket zelf geen berichten aan andere systemen stuurt, vraagt KoppelHet per werkgever een paar keer per dag op wat er veranderd is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarisadministratie in Loket voeren, zelf of via een administratiekantoor, en ServiceNow gebruiken voor IT-verzoeken, krijgen in- en uitdiensttredingen meestal door via een mail van HR. ServiceNow vult gebruikers dan uit de directory, waardoor nieuwe collega's pas zichtbaar zijn als hun account al bestaat.
- De salarisadministratie voert de nieuwe werknemer in Loket in en zet het concept om naar een definitieve werknemer.
- KoppelHet ziet de nieuwe werknemer bij de volgende ronde voor die werkgever en levert bedrijf, afdeling en gebruiker aan ServiceNow.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum bestelt KoppelHet het onboardingitem, met de nieuwe gebruiker als aanvrager.
- Een einddatum met reden geeft een week vooraf het offboardingverzoek, met de reden als variabele.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Loket en ServiceNow
- Loket kan bij een gebeurtenis alleen e-mail sturen aan mensen, geen bericht aan een systeem. KoppelHet haalt daarom per werkgever een paar keer per dag de wijzigingen op en levert ze per ronde in één keer aan de importtabel van ServiceNow, in plaats van per werknemer losse aanroepen te doen.
- Werknemersnummers lopen in Loket per werkgever, dus twee werkgevers kunnen allebei een werknemer 2001 hebben. ServiceNow werkt een gebruiker bij op één sleutelveld; KoppelHet zet daarom de werkgever voor het nummer, zodat het twee gebruikers blijven.
- Elke werkgever in Loket heeft een eigen afdelingenlijst. KoppelHet maakt elke werkgever een bedrijf in ServiceNow en hangt de afdelingen eronder, en verwerkt bedrijven en afdelingen vóór de gebruikers, zodat een nieuwe afdeling niet leeg blijft bij de eerste werknemer.
- Een nieuwe werknemer kan in Loket eerst als concept bestaan. KoppelHet bestelt pas een onboardingitem als het concept definitief is, zodat ServiceNow geen verzoek krijgt voor een kandidaat die uiteindelijk niet begint.
- Loket legt bij het einde van een dienstverband een reden vast. KoppelHet geeft die mee als variabele van het offboardingitem, zodat de flow in ServiceNow bij ontslag op staande voet direct toegang intrekt en bij een aflopend contract op de laatste dag.
- Het zakelijke e-mailadres staat in Loket vaak pas na de start, omdat IT het aanmaakt. ServiceNow kan een gebruiker zonder e-mailadres opslaan; KoppelHet maakt de gebruiker dus direct aan en vult het adres later aan, zodat het onboardingverzoek al op zijn naam staat.
- Volgt een nieuw dienstverband in Loket direct op een tijdelijk contract, dan blijft de gebruiker in ServiceNow actief en komt er geen offboardingverzoek. KoppelHet kijkt daarvoor naar de reeks dienstverbanden per werknemer, niet naar één einddatum.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons administratiekantoor werkt in Loket. Wat moeten zij doen?
Eenmalig toestemming geven voor de werkgevers van jullie organisatie. Verder blijft hun werkwijze gelijk.
Gaan loon of BSN naar ServiceNow?
Nee. Alleen naam, werkgever, afdeling, functie, zakelijk e-mailadres en datums.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket wordt gelezen via de Loket REST API met OAuth 2.0 (authorization code flow), per werkgever. Werknemer met employeeNumber, firstName, prefix, lastName en businessEmailAddress; dienstverband met begindatum, endDate en endOfEmploymentReason; afdelingen via /providers/employers/{employerId}/departments en concepten via /conceptemployees.
- Naar ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) naar staging tables met transform maps; coalesce op employee_number, met run_after zodat core_company en cmn_department vóór sys_user worden verwerkt. Integratiegebruiker met alleen rollen voor deze tabellen.
- Verzoeken via de Service Catalog API: POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variabelen en sysparm_requested_for. Dat geeft een REQ met RITM; de flow van het item maakt de taken. KoppelHet bewaart per werknemer het RITM-nummer per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever + werknemersnummer | employee_number | Loket nummert per werkgever |
Voornaam | first_name | |
Voorvoegsel + achternaam | last_name | |
Zakelijk e-mailadres | email | |
Functie van het dienstverband | title | |
Werkgever | company (core_company) | |
Afdeling van de werkgever | department (cmn_department) | |
Begindatum dienstverband | Variabele startdatum van het onboardingitem | |
Einddatum en reden uit dienst | Offboardingitem met variabele reden | |
Einddatum verstreken | active = false |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie