Accounts in applicaties
Loket Simplicate koppeling: medewerkers en werkroosters uit de salarisadministratie in Simplicate
Met een koppeling tussen Loket en Simplicate staat elke nieuwe werknemer uit Loket automatisch als medewerker in Simplicate, met naam, werkadres en het werkrooster van even en oneven weken. Wijzigt het aantal uren of gaat iemand uit dienst, dan past Simplicate het rooster aan of zet de medewerker op inactief, zodat uren en bezetting kloppen met de salarisadministratie.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Loket voor de salarissen en Simplicate voor projecten, uren en facturatie typen na elke indiensttreding de nieuwe collega en zijn werkdagen over in Simplicate. Gaat iemand van vier naar vijf dagen, dan hoort Simplicate dat pas als de urenrapportage niet klopt.
- De salarisadministratie legt in Loket een nieuwe werknemer vast met dienstverband en werkpatroon.
- KoppelHet maakt in Simplicate eerst de persoon aan met naam en werkadres, en koppelt daar een medewerker aan.
- Het werkpatroon uit Loket wordt het rooster in Simplicate, met de uren per dag voor even en oneven weken.
- Verandert het aantal uren per een bepaalde datum, dan sluit KoppelHet het oude rooster af en start een nieuw rooster op die datum.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de medewerker op inactief en meldt het vertrek aan de Simplicate-beheerder.
Waar je op let bij Loket en Simplicate
- Loket legt het werkpatroon vast als uren per weekdag, apart voor oneven en even weken. Het rooster in Simplicate kent precies dezelfde indeling. Een medewerker die om de week op vrijdag vrij is, staat zo zonder omrekening goed in Simplicate.
- Een wijziging van uren krijgt in Loket een nieuwe periode met een begindatum. KoppelHet beëindigt het oude rooster in Simplicate de dag ervoor en begint een nieuw rooster op die datum, zodat geschreven uren uit de vorige maanden tegen het oude rooster blijven tellen.
- Loket markeert oproepkrachten en min-max-contracten apart. Zij hebben geen vast patroon, dus KoppelHet geeft ze in Simplicate een rooster zonder vaste uren, zodat Simplicate geen ontbrekende uren gaat melden.
- In Simplicate is een medewerker gekoppeld aan een persoon in het relatiebeheer, waar naam en voorvoegsel los staan. Loket bewaart het voorvoegsel ook los. KoppelHet vult beide velden apart, zodat 'van Dam' in Simplicate onder de D staat en niet onder de V.
- Simplicate kan contracten met salaris en deeltijdpercentage tonen, maar de API leest die alleen. KoppelHet zet daarom geen salarisgegevens uit Loket in Simplicate; het projectsysteem krijgt uren en rooster, geen loon.
- Loket kent geen veld voor de leidinggevende, terwijl Simplicate per medewerker een leidinggevende kan vastleggen voor goedkeuring van uren en verlof. Die keuze blijft in Simplicate, of KoppelHet leidt hem af uit een tabel per afdeling als jullie dat afspreken.
- Met twee werkgevers in Loket kan personeelsnummer 12 twee keer voorkomen. Simplicate heeft één medewerkerslijst voor het hele bureau. KoppelHet zet daarom de werkgeverscode voor het nummer, in een eigen veld in Simplicate.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt de nieuwe medewerker ook meteen een Simplicate-login?
De medewerker staat klaar met rooster en gegevens. Of iemand ook een gebruiker met licentie wordt, zet de beheerder in Simplicate; de API biedt daar geen veld voor. KoppelHet meldt elke nieuwe medewerker, zodat dat voor de eerste werkdag gebeurt.
Kunnen verlof en verlofsaldo uit Loket ook naar Simplicate?
Dat kan later als uitbreiding. Simplicate kan verlof via de API ontvangen; we beginnen met medewerkers en roosters, omdat daar de uren op rusten.
Wat als we in Simplicate al medewerkers hebben?
Voor livegang koppelen we bestaande medewerkers aan werknemers in Loket op naam en e-mailadres. Wat we niet zeker kunnen koppelen, komt op een lijst die jullie eerst bekijken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket wordt per werkgever gelezen via de Loket REST API (OAuth authorization code flow) op werknemers, dienstverbanden en werkuren. De werkuren bevatten onder meer averageHoursPerWeek, regularWorkPattern, flexibleHoursContract en workPattern met oddWeeks en evenWeeks per dag; het dienstverband onder meer isOnCallEmployment.
- Naar Simplicate schrijven we via API v2 met Authentication-Key en Authentication-Secret. Eerst crm/person (first_name, family_name_prefix, family_name, email), dan hrm/employee (person_id, supervisor, status, custom_fields) en hrm/timetable (even_week en odd_week met day_1 tot en met day_7, start_date, end_date). hrm/contract en hrm/team zijn alleen te lezen; hrm/employee kent geen DELETE. Minimaal 60 verzoeken per minuut, daarboven HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever + employeeNumber | Eigen veld personeelsnummer | Personeelsnummers zijn in Loket uniek per werkgever |
firstName | person.first_name | |
prefix | person.family_name_prefix | Of het voorvoegsel van de partner, volgens het naamgebruik |
lastName / lastNamePartner | person.family_name | |
businessEmailAddress | person.email | |
Persoon in Simplicate | employee.person_id | |
Functie van het dienstverband | employee.custom_fields | |
workPattern.oddWeeks en evenWeeks | timetable.odd_week en even_week | Uren per dag, maandag tot en met zondag |
Begindatum werkuren | timetable.start_date | |
Einde dienstverband | employee.status | Inactief; verwijderen kan niet via de API |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie