Leren en certificaten
Loket StudyTube koppeling: werknemers per werkgever in StudyTube, certificaten terug als opleiding in Loket
Met een koppeling tussen Loket en StudyTube krijgt elke werknemer uit Loket automatisch een StudyTube-account, in het team van zijn werkgever en afdeling, met functie en kostenplaats. Behaalde StudyTube-certificaten komen daarna als opleiding bij de werknemer in Loket, en na de laatste werkdag verdwijnt het account uit StudyTube.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarisadministratie in Loket doen en verplichte trainingen in StudyTube aanbieden, zetten nieuwe werknemers met een import in StudyTube en ruimen vertrekkers zelden op. Welke certificaten iemand heeft, staat alleen in StudyTube, terwijl HR het opleidingsoverzicht in Loket bijhoudt.
- De salarisadministratie zet een nieuwe werknemer in Loket om van concept naar werknemer, met dienstverband, afdeling en functie.
- KoppelHet maakt de gebruiker in StudyTube aan in het team van werkgever en afdeling, met functie, kostenplaats en de rol die bij de functie hoort.
- Via die rol krijgt de medewerker de verplichte trainingen van zijn functie.
- Behaalt de medewerker een certificaat, dan zet KoppelHet het de volgende dag als opleiding bij de werknemer in Loket.
- Na de einddatum van het dienstverband verwijdert KoppelHet de gebruiker uit StudyTube, met een reservekopie.
Terug: Behaald certificaat als opleiding met afrondingsdatum
Waar je op let bij Loket en StudyTube
- Loket nummert werknemers per werkgever, en een salarisbureau of groep heeft vaak meerdere werkgevers in één omgeving. KoppelHet zet de werkgever voor het personeelsnummer in de uid van StudyTube, zodat nummer 40 bij de ene werkgever een ander account is dan nummer 40 bij de andere.
- Een nieuwe werknemer staat in Loket vaak eerst als concept, terwijl de salarisadministratie BSN en loonheffing aanvult. KoppelHet maakt het StudyTube-account pas aan als het concept een werknemer is geworden, zodat er geen accounts ontstaan voor kandidaten die toch niet beginnen.
- Loket kent geen veld voor de leidinggevende. StudyTube gebruikt teammanagers om voortgang te laten zien. KoppelHet zet teammanagers daarom per afdeling uit een tabel die HR bijhoudt, of laat ze in StudyTube staan zoals de beheerder ze heeft ingesteld.
- StudyTube kan rollen aan een gebruiker toewijzen, en verplichte trainingen aan een rol hangen. KoppelHet vertaalt de functie van het dienstverband in Loket naar een StudyTube-rol, zodat een medewerker die van functie wisselt de verplichte trainingen van zijn nieuwe functie krijgt.
- Bij een tijdelijk contract staat de einddatum in Loket vaak al vanaf de eerste dag vast. StudyTube bewaart geen contracteinddatum en verwijdert een gebruiker direct als je een datum in het verleden meestuurt. KoppelHet stuurt de verwijdering pas na de einddatum, en niet als er een nieuw dienstverband op aansluit.
- Loket heeft per werknemer een opleidingsregister met naam, begin- en einddatum en een veld voor een behaald diploma; de naam mag hooguit 50 tekens zijn. StudyTube levert per certificaat een naam en afrondingsdatum. KoppelHet zet elk certificaat als opleiding bij de werknemer, met een ingekorte naam en de volledige naam bij de bijzonderheden.
- Het soort opleiding is in Loket een keuzelijst die per werkgever wordt beheerd. KoppelHet zorgt dat de soort StudyTube bij elke werkgever bestaat, zodat certificaten uit StudyTube in Loket apart te filteren zijn van diploma's die HR zelf invoert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan ook klassikale trainingen en hun kosten naar Loket?
Niet in de eerste versie. StudyTube kent opleidingsaanvragen met prijs, en Loket heeft bij een opleiding een veld voor werkgeverskosten. Dat meenemen kan later als uitbreiding.
Wat als een werknemer geen zakelijk e-mailadres heeft?
StudyTube kan dan met een gebruikersnaam werken. We spreken bij de start af hoe die medewerkers hun eerste wachtwoord krijgen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de REST API met OAuth 2.0 (authorization code met refresh token), per werkgever op werknemers, dienstverbanden (functie, afdeling, kostenplaats, begin- en einddatum) en concepten. Opleidingen terug met PostEducationByEmployeeId (name tot 50 tekens, typeOfEducation, institute, endDate, hasDiploma, particularities); opleidingssoorten met GetEducationTypesByEmployerId en PostEducationTypeByEmployerId.
- StudyTube Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials. POST /api/v2/users op uid (aanmaken, bijwerken of heractiveren; employee_number, company_role, cost_centre), PATCH /api/v2/users/{user_id}/employee-roles, teams via academy-teams/bulk/upsert (tot 500) en academy-teams/managers/sync. Certificaten via GET /api/v2/certificates (name, completion_date, user_id). contract_end_date wordt niet opgeslagen; een datum in het verleden verwijdert de gebruiker zoals DELETE /api/v2/users/{id}.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever + personeelsnummer | uid | Personeelsnummers zijn in Loket per werkgever |
employeeNumber | employee_number | |
firstName | first_name | |
prefix en lastName | last_name | |
businessEmailAddress | email | |
Functie van het dienstverband | company_role en employee role | |
Kostenplaats | cost_centre | |
Werkgever en afdeling | Team en subteam | |
Certificaat (name, completion_date) | Opleiding (name, endDate, hasDiploma) | Terugstroom; naam ingekort tot 50 tekens |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie