X4HR naar ITSM
Loket koppelen met Xurrent: personen per werkgeversorganisatie en requests bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Loket en Xurrent wordt elke werknemer uit Loket een persoon in Xurrent, in de organisatie van zijn werkgever, en maakt KoppelHet bij een nieuw dienstverband en voor het einde ervan een request aan op het juiste sjabloon. Na de laatste dag zet de koppeling de persoon in Xurrent op disabled.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere werkgevers in Loket en Xurrent als servicemanagementplatform laden personen in Xurrent vaak uit de directory. Een nieuwe collega bestaat daar pas na zijn eerste werkdag, en het onboardingrequest wordt ingediend door iemand die de gegevens uit Loket overneemt.
- KoppelHet haalt per werkgever de wijzigingen in werknemers en dienstverbanden uit Loket.
- Bij een nieuw dienstverband maakt KoppelHet een request op het onboardingsjabloon, op naam van de vaste HR-aanvrager van die werkgever zolang er geen e-mailadres is.
- Zodra Loket een zakelijk e-mailadres heeft, maakt of werkt KoppelHet de persoon bij in de organisatie van de werkgever.
- Voor een einde dienstverband volgt een request op het offboardingsjabloon, met de reden uit Loket.
- Na de laatste dag zet KoppelHet de persoon op disabled.
Waar je op let bij Loket en Xurrent (4me)
- Een persoon in Xurrent moet een primair e-mailadres hebben, dat ook zijn inlognaam is. Een nieuwe werknemer zonder zakelijk adres in Loket kan dus nog geen persoon zijn; KoppelHet zet het onboardingrequest dan op naam van een vaste HR-aanvrager per werkgever, met de nieuwe collega in de tekst, en maakt de persoon later aan.
- Elke werkgever uit Loket wordt een organisatie in Xurrent, onder één moederorganisatie voor de groep. Teams en servicecontracten in Xurrent kunnen zo per werkgever verschillen.
- Xurrent heeft per persoon een bron en een bron-ID om te laten zien uit welk systeem een record komt. KoppelHet vult daar Loket en de combinatie van werkgever en personeelsnummer in; dat mag alleen met de rol Account Administrator, dus het token van de koppeling heeft die rol.
- Loket begint de nummering per werkgever opnieuw. Omdat het personeelsnummer in Xurrent uniek hoort te zijn, zet KoppelHet de werkgevercode ervoor.
- Een request in Xurrent heeft een gewenste afronddatum. KoppelHet zet daar de begindatum uit Loket in, zodat de servicedesk in Xurrent ziet welke onboarding als eerste klaar moet zijn.
- Na de laatste dag zet KoppelHet de persoon op disabled in plaats van hem te archiveren. Zijn eerdere requests en configuratie-items blijven dan aan hem gekoppeld, terwijl nieuwe koppelingen niet meer kunnen.
- Een concept-werknemer in Loket levert in Xurrent nog niets op. Pas als het concept een echte werknemer met een dienstverband is, maakt KoppelHet het onboardingrequest aan.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als iemand bij twee werkgevers in Loket werkt?
Dan blijft het één persoon in Xurrent, in de organisatie van het hoofddienstverband. Welke dat is, spreken we in de intake af.
Gaan salarisgegevens naar Xurrent?
Nee. Alleen naam, zakelijk e-mailadres, functie, werkgever, datums en de reden van vertrek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de Loket REST API met OAuth 2.0 (authorization code flow met refresh token), per werkgever. Werknemer met employeeNumber, firstName, prefix, lastName en businessEmailAddress; dienstverband met begindatum, endDate en endOfEmploymentReason; concepten via /conceptemployees.
- Xurrent via de REST API: /organizations (parent), POST en PATCH /people (primary_email verplicht en uniek, organization, manager, job_title, employeeID, disabled, source en sourceID; source alleen door een Account Administrator). Requests via POST /requests met category, subject, requested_by, requested_for, team, template en desired_completion_at.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Xurrent (4me) | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever + employeeNumber | employeeID en sourceID | Uniek over alle werkgevers |
firstName, prefix, lastName | name | |
businessEmailAddress | primary_email | |
Functie | job_title | |
Werkgever | organization | |
Begindatum dienstverband | desired_completion_at op het onboardingrequest | |
endDate en endOfEmploymentReason | Offboardingrequest (template, note) | |
Einddatum verstreken | disabled = true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie