HR naar ITSM
Loket koppelen met Zendesk: werknemers als eindgebruiker per werkgever en taken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Loket en Zendesk wordt elke werknemer uit Loket een eindgebruiker in de interne helpdesk in Zendesk, in de organisatie van zijn werkgever, en maakt KoppelHet bij een nieuw dienstverband en voor het einde ervan een taak aan voor de juiste groep. Na de laatste dag schort de koppeling de gebruiker op, zodat die niet meer kan inloggen op het portaal.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Loket voor salaris gebruiken en Zendesk als interne helpdesk voor IT of facilitair, laten nieuwe collega's vaak pas in Zendesk verschijnen als ze hun eerste vraag mailen. Vertrokken medewerkers houden toegang tot het helpcentrum zolang niemand ze opschort.
- KoppelHet haalt per werkgever de gewijzigde werknemers en dienstverbanden uit Loket.
- In Zendesk maakt of werkt KoppelHet de eindgebruiker bij op extern ID, zonder verificatiemail.
- De gebruiker wordt lid van de organisatie van zijn werkgever.
- Bij een nieuw dienstverband maakt KoppelHet een taak aan met de begindatum als vervaldatum; voor een einde dienstverband een taak met de einddatum en de reden.
- Zijn de taken afgerond en is de laatste dag voorbij, dan schort KoppelHet de gebruiker op.
Waar je op let bij Loket en Zendesk
- Zendesk zoekt een bestaande gebruiker op e-mailadres of extern ID. KoppelHet gebruikt werkgever plus personeelsnummer als extern ID, zodat een nieuw e-mailadres in Loket de bestaande gebruiker bijwerkt in plaats van een tweede aan te maken.
- Een gebruiker in Zendesk krijgt bij het aanmaken standaard een mail om zijn adres te bevestigen. KoppelHet zet die verificatie uit, zodat honderden collega's bij de eerste vulling geen onverwachte mail van de helpdesk krijgen.
- Het organisatieveld op een Zendesk-gebruiker overschrijft alle andere lidmaatschappen. Iemand met dienstverbanden bij twee werkgevers in Loket krijgt daarom via de lidmaatschappen-API twee organisaties, in plaats van via dat ene veld.
- Zendesk staat het aanmaken of bijwerken van gebruikers één keer per seconde per account toe. Voor de eerste vulling vraagt de klant bij Zendesk bulkimport aan; tot die aanstaat, verwerkt KoppelHet de werknemers één voor één binnen die grens.
- Een opgeschorte gebruiker in Zendesk kan niet meer inloggen, en zijn tickets worden ook opgeschort. KoppelHet schort daarom pas op als de offboardingtaak is afgerond en de laatste dag uit Loket voorbij is.
- Loket bewaart bij elk einde dienstverband een reden. KoppelHet zet die in een ticketveld van de offboardingtaak, zodat een trigger in Zendesk bij ontslag een andere groep inschakelt dan bij pensioen.
- Vanuit Loket gaan geen berichten naar andere systemen, alleen mails naar mensen. De koppeling vraagt de wijzigingen daarom per werkgever een paar keer per dag zelf op.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Is Zendesk niet voor klantenservice?
Ook. Veel organisaties gebruiken een aparte Zendesk-omgeving als interne helpdesk; deze koppeling is daarvoor bedoeld.
Krijgen medewerkers een mail van Zendesk als ze worden aangemaakt?
Nee. De verificatiemail staat uit. Hoe en wanneer jullie het helpcentrum aankondigen, bepalen jullie zelf.
Gaan salarisgegevens naar Zendesk?
Nee. Alleen naam, zakelijk e-mailadres, werkgever, afdeling, functie, datums en de reden van vertrek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de Loket REST API met OAuth 2.0 (authorization code flow met refresh token), per werkgever. Werknemer met employeeNumber, firstName, prefix, lastName en businessEmailAddress; dienstverband met begindatum, endDate en endOfEmploymentReason.
- Zendesk via de Users API: create_or_update (match op e-mail of external_id; 1 aanroep per seconde per account), skip_verify_email, user_fields en suspended; create_many met maximaal 100 gebruikers en standaard uit (403 tot Zendesk Support bulkimport aanzet). Organisaties via de Organization Memberships API. Taken via de Tickets API met type task, due_at en group_id.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Zendesk | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever + employeeNumber | external_id | Uniek over alle werkgevers |
firstName, prefix, lastName | name | |
businessEmailAddress | email | |
Werkgever | organization (Organization Memberships) | |
Afdeling en functie | user_fields | |
Begindatum dienstverband | Ticket type task, due_at | |
endDate en endOfEmploymentReason | Ticket type task met reden in een ticketveld | |
Einddatum verstreken | suspended = true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie