Lucca Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein op basis van Lucca

Wat de koppeling doet

Organisaties met Lucca als HR-systeem en een eigen Active Directory, vaak met Entra Connect naar Microsoft 365, laten de servicedesk accounts aanmaken op basis van een formulier of mail. Een vestiging in Frankrijk en een in Nederland krijgen dan elk hun eigen gewoontes, en vertrekkers blijven staan tot iemand ze ziet.

1. In Lucca maakt de beheerder een OAuth-client voor KoppelHet; in het domein komt een KoppelHet-agent met rechten op alleen de mappen van de koppeling.
2. Lucca meldt nieuwe medewerkers en wijzigingen aan het KoppelHet-platform; de agent haalt de opdrachten daar op via een uitgaande verbinding.
3. Een medewerker met status upcoming krijgt een uitgeschakeld account in de map van zijn vestiging, dat op de startdatum aangaat.
4. Het e-mailadres uit het domein gaat terug naar Lucca.
5. Bij het einde van het dienstverband schakelt de agent het account uit en verplaatst het naar een map voor vertrekkers.

Waar je op let bij Lucca en Active Directory

• Lucca kan geen verbinding maken met een server in jullie netwerk. Meldingen van Lucca komen daarom binnen op het KoppelHet-platform, en de agent in het domein haalt ze daar op. Er hoeft geen poort naar binnen open.
• Een gebruikersnaam in Active Directory mag hooguit 20 tekens hebben en geen tekens als / of [. Lucca wordt veel gebruikt voor Franse collega's met namen als Benoît of Anaïs. KoppelHet zet accenten om voor de gebruikersnaam en laat de weergavenaam zoals Lucca hem heeft.
• Lucca geeft elke medewerker de status upcoming, active of deactivated, berekend uit zijn dienstverbanden. KoppelHet maakt bij upcoming het account al uitgeschakeld aan, schakelt het in bij active en uit bij deactivated, zodat IT nooit zelf data hoeft te vergelijken.
• Een dienstverband in Lucca heeft een einddatum, en dienstverbanden van één medewerker overlappen nooit. KoppelHet zet die einddatum als vervaldatum op het account. Dan weigert Active Directory zelf de aanmelding na die dag, ook als de agent op dat moment niet bereikbaar is.
• De vestiging hangt in Lucca aan de functie, niet aan de medewerker. Een overplaatsing naar een andere vestiging is een nieuwe functie met een eigen begindatum. KoppelHet verplaatst het account naar de map van de nieuwe vestiging op die datum, zodat groepsbeleid per locatie op tijd wisselt.
• Lucca bewaart meldingen twee maanden, ook als ze niet zijn afgeleverd. Na een storing van de agent of het netwerk haalt KoppelHet gemiste meldingen alsnog op, en de nachtelijke vergelijking vangt de rest op.
• Lucca heeft per medewerker een uniek veld voor een nummer in een ander systeem. KoppelHet zet daar de objectGUID of het accountnummer uit Active Directory in, zodat HR in Lucca kan zien aan welk account een medewerker hangt.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

• De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
• Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
• Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
• KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
• Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
• De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Veelgestelde vragen

Gerelateerd

• Identity en access management
• Lucca koppelen
• Active Directory koppelen

→

Lucca → ADP iHCM

Lucca ADP iHCM koppeling: vaste en variabele beloning uit Lucca Compensation naar de Nederlandse ADP-payroll

→

Lucca → AFAS Profit

Lucca AFAS koppeling: medewerkers en beloning van de Nederlandse entiteit uit Lucca in AFAS

→AS

Lucca → Arbodienst (SIVI)

Lucca koppelen met de arbodienst via SIVI: bevestigde ziekte per halve dag als verzuimmelding

→

Lucca → DATEV

Lucca DATEV koppeling: Duitse in- en uitdiensttreding en stamgegevens uit Lucca naar DATEV