ASVerzuimmelding (SIVI)
Lucca koppelen met de arbodienst via SIVI: bevestigde ziekte per halve dag als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Lucca en de Arbodienst wordt bevestigde afwezigheid op het ziekteverlofaccount van medewerkers van de Nederlandse vestiging in Lucca automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij jullie arbodienst, in het SIVI-formaat. KoppelHet haalt daarvoor regelmatig de bevestigde en geannuleerde afwezigheden op sinds de vorige ronde.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Lucca voor verlof en verzuim gebruiken en in Nederland een arbodienst hebben, zetten ziekte nu in Lucca en daarna nog eens in het portaal van de arbodienst. Lucca komt uit Frankrijk; de Franse ziektegegevens die het bijhoudt, gelden niet voor de Nederlandse verzuimbegeleiding.
- Bij de start wijzen we de verlofaccounts voor ziekte aan en de vestiging die de Nederlandse werkgever is.
- Elk uur haalt KoppelHet de afwezigheden op die sinds de vorige ronde zijn bevestigd of geannuleerd.
- Opeenvolgende halve dagen ziekte worden één ziekmelding bij de arbodienst, met dienstverband en vangnet.
- Nieuwe dagen in dezelfde periode worden een wijziging, het einde een betermelding.
- Wordt gemelde ziekte geannuleerd, dan krijgt HR een taak om de arbodienst te informeren.
Waar je op let bij Lucca en Arbodienst (SIVI)
- Lucca deelt een afwezigheidsperiode op in halve dagen, met per halve dag een ochtend- of middagvlag en een verlofaccount. KoppelHet voegt de halve dagen op het ziekteaccount samen tot één verzuimgeval, en zet een losse ochtend ziek als vijftig procent door.
- Een periode in Lucca is pas bevestigd als de manager hem heeft goedgekeurd. Lucca adviseert onbevestigde afwezigheid als voorlopig te behandelen. KoppelHet meldt ziekte daarom pas na bevestiging bij de arbodienst.
- Lucca stuurt geen webhooks voor afwezigheid; de events gaan over organisatie, medewerkers en dienstverbanden. KoppelHet vraagt elk uur drie dingen op - nieuw bevestigde, nog onbevestigde en geannuleerde afwezigheid sinds de vorige ronde - en past op elke halve dag vervangen of verwijderen toe.
- Het filter op vestiging kijkt in Lucca naar de huidige vestiging van de medewerker, niet naar die op het moment van de afwezigheid. Verhuist iemand van de Franse naar de Nederlandse vestiging, dan legt KoppelHet bij de start vast vanaf welke datum ziekte naar de Nederlandse arbodienst gaat.
- Tijdstempels in Lucca zijn tot op de minuut nauwkeurig. KoppelHet rondt het moment van de vorige ronde naar beneden af, zodat een bevestiging in dezelfde minuut als de vorige ronde niet tussen twee rondes valt.
- Lucca staat vijftig verzoeken per minuut per omgeving toe, gedeeld met alle andere koppelingen op Lucca. KoppelHet vraagt per ronde grote pagina's op en filtert direct op de Nederlandse vestiging, zodat de koppeling met de arbodienst andere koppelingen niet in de weg zit.
- Lucca houdt voor sommige afwezigheden aanvullende gegevens bij voor de Franse wet, zoals doorbetaling door de werkgever en wachtdagen. Die gelden niet in Nederland en gaan niet naar de arbodienst, net als opmerkingen en bijlagen bij de aanvraag.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie maakt de API-sleutel in Lucca aan?
Volgens Lucca maakt de Customer Success Manager van Lucca die sleutel samen met jullie aan, met toegang tot de afwezigheid van de juiste medewerkers.
Gaan opmerking en bijlage mee?
Nee. Die blijven in Lucca.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Lucca Absences API v3 (legacy) - GET /api/v3/leaves met verplicht leavePeriod.ownerId en date, plus leavePeriod.owner.legalEntityId, leaveAccountId, leavePeriod.confirmationDate=since, leavePeriod.isconfirmed, cancellationDate=since en isActive, paging (start,count; standaard 1000, maximaal 10.000) en fields. Velden onder meer id, date, isAM, leaveAccountId, leavePeriodId, value (uren), isActive, cancellationDate en comment; LeavePeriod met ownerId, isConfirmed, confirmationDate en attachmentId. Authorization lucca application={apiKey}; 50 verzoeken per minuut per tenant, tijdstempels per minuut.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Lucca | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
leavePeriod.ownerId | Identificatie werknemer | Geen BSN |
leavePeriodId | Verzuimgeval identificatie | |
Eerste date in de periode | Datum eerste verzuimdag | |
isAM per date en value (uren) | Percentage verzuim | |
Laatste date + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
leaveAccountId | Filter op ziekte | |
owner.legalEntityId | Filter op de Nederlandse vestiging | |
Vaste waarde of eigen veld | Vangnet J/N | Lucca kent geen vangnetregeling |
Gerelateerd
Lucca → Active Directory
Lucca Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein op basis van Lucca
Lucca → ADP iHCM
Lucca ADP iHCM koppeling: vaste en variabele beloning uit Lucca Compensation naar de Nederlandse ADP-payroll
Lucca → AFAS Profit
Lucca AFAS koppeling: medewerkers en beloning van de Nederlandse entiteit uit Lucca in AFAS
Lucca → DATEV
Lucca DATEV koppeling: Duitse in- en uitdiensttreding en stamgegevens uit Lucca naar DATEV