Lucca DATEV koppeling: Duitse in- en uitdiensttreding en stamgegevens uit Lucca naar DATEV

Wat de koppeling doet

Organisaties die HR in Lucca voeren, vaak vanuit Frankrijk, en ook een Duitse entiteit hebben met lonen bij een Steuerberater in DATEV, mailen het kantoor elke maand starters en vertrekkers. Het kantoor typt namen, geboortedatum, IBAN en sofinummer over, en een tikfout komt pas op de loonstrook aan het licht.

1. HR maakt in Lucca de medewerker en het dienstverband aan bij een Duitse vestiging.
2. Lucca stuurt een webhook; KoppelHet leest het dienstverband en het persoonsdossier en controleert het sofinummer en het IBAN.
3. Vóór de afsluiting gaan nieuwe medewerkers, wijzigingen en vertrek als stamgegevens naar DATEV; de Steuerberater neemt ze over en vult loon en uren aan.
4. KoppelHet schrijft het Personalnummer uit DATEV terug in het veld remoteId van het dienstverband in Lucca.
5. Wat niet klopt, zoals een sofinummer met de verkeerde lengte, komt op een lijst voor HR.

Waar je op let bij Lucca en DATEV

• De huidige Lucca API heeft geen resource voor salaris; looncomponenten staan alleen in de oudere Pagga-API, die voor de Franse loonvoorbereiding is gemaakt. KoppelHet stuurt daarom geen bedragen naar DATEV, en de Steuerberater houdt de Festbezüge in DATEV bij.
• Het sofinummer in Lucca heeft een formaat frenchSSN, swissSSN of other, en alleen de eerste twee worden gecontroleerd. Een Duitse Sozialversicherungsnummer staat dus als other zonder controle; KoppelHet toetst de lengte van twaalf tekens voordat het nummer naar DATEV gaat.
• Bij een dienstverband in Lucca is de juridische entiteit niet zelf in te stellen, maar volgt die uit de vestiging van de eerste functieregel. KoppelHet selecteert Duitse medewerkers op die afgeleide entiteit, zodat een overplaatsing binnen Frankrijk nooit bij het kantoor komt.
• Een dienstverband heeft in Lucca een veld remoteId voor het nummer in een ander systeem, dat via de API te wijzigen is. KoppelHet zet daar het Personalnummer uit DATEV in, zodat HR in Lucca ziet onder welk nummer iemand bij het kantoor staat.
• Een leeg einde betekent in Lucca een vast dienstverband. KoppelHet geeft een ingevulde einddatum bij een nieuw dienstverband door als befristet, en een later toegevoegde einddatum als Austrittsdatum.
• Het persoonsdossier in de Lucca API bevat geen adres, en de werktijdregeling heeft alleen een naam en een feestdagenkalender, geen uren. Anschrift en Wochenarbeitszeit blijven daarom bij de Steuerberater, en de koppeling overschrijft ze niet.
• Persoonsdossiers zijn in Lucca gefilterd op vestiging - de API geeft alleen medewerkers van vestigingen waar de koppeling toegang toe heeft. KoppelHet krijgt alleen toegang tot de Duitse vestigingen, zodat gevoelige gegevens van Franse collega's buiten bereik blijven.

Hoe we het bouwen en beheren

• De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
• Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
• Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
• KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
• Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
• De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Veelgestelde vragen

Gerelateerd

• Payroll koppeling
• Lucca koppelen
• DATEV koppelen

→

Lucca → Active Directory

Lucca Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein op basis van Lucca

→

Lucca → ADP iHCM

Lucca ADP iHCM koppeling: vaste en variabele beloning uit Lucca Compensation naar de Nederlandse ADP-payroll

→

Lucca → AFAS Profit

Lucca AFAS koppeling: medewerkers en beloning van de Nederlandse entiteit uit Lucca in AFAS

→AS

Lucca → Arbodienst (SIVI)

Lucca koppelen met de arbodienst via SIVI: bevestigde ziekte per halve dag als verzuimmelding