Payroll koppeling
Lucca AFAS koppeling: medewerkers en beloning van de Nederlandse entiteit uit Lucca in AFAS
Met een koppeling tussen Lucca en AFAS Profit komen nieuwe medewerkers, contractwijzigingen, salarissen en vertrekken van de Nederlandse entiteit uit Lucca automatisch in AFAS, met de begin- en einddatums uit Lucca. Een aanname die in Lucca al klaarstaat, staat zo op tijd in AFAS voor de eerste salarisrun.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Franse moeder of vestiging die HR in Lucca voeren en de Nederlandse medewerkers in AFAS Profit verlonen, voeren elke aanname en verhoging twee keer in. Lucca is ingericht op Franse loonbegrippen, dus de salarisadministratie moet zelf uitzoeken wat een beloningsregel voor de Nederlandse loonstrook betekent.
- HR legt in Lucca een dienstverband vast bij de Nederlandse juridische entiteit, vaak weken voor de startdatum.
- KoppelHet haalt de dienstverbanden van die entiteit op die sinds de vorige run zijn bijgewerkt.
- De medewerker komt in AFAS met persoonsgegevens, BSN, bankrekening, contract, functie en salaris.
- KoppelHet zet het AFAS-nummer terug op het dienstverband in Lucca als sleutel voor latere wijzigingen.
- Een einddatum in Lucca wordt de einddatum van het contract in AFAS.
Waar je op let bij Lucca en AFAS Profit
- Lucca leidt de juridische entiteit van een dienstverband af van de vestiging in de eerste functie. KoppelHet filtert de dienstverbanden op de Nederlandse entiteit en controleert bij de eerste vulling of elke Nederlandse medewerker daar echt onder valt, want een verkeerd gekozen vestiging zet iemand in een ander land.
- Lucca heeft voor het sociale-zekerheidsnummer een Frans en een Zwitsers formaat, en voor alle andere landen een vrij veld zonder controle. Een BSN staat dus ongecontroleerd in Lucca; KoppelHet doet de elfproef voordat het nummer naar AFAS gaat en meldt een fout nummer.
- Een medewerker met een dienstverband dat nog moet beginnen, heeft in Lucca de status upcoming. KoppelHet zet zo iemand al in AFAS zodra het contract vaststaat, zodat de eerste maand niet wordt gemist.
- Een dienstverband in Lucca heeft een veld voor het nummer in een ander systeem. KoppelHet zet daar het AFAS-medewerkernummer in, zodat HR in Lucca ziet welke medewerker aan welke AFAS-medewerker hangt.
- Een vaste beloningsregel in Lucca kan een bedrag of een aantal zijn, afhankelijk van de soort, en staat in de valuta van de vestiging. KoppelHet neemt alleen de soorten die als salaris of vaste toeslag zijn afgesproken en controleert of de vestiging in euro rekent.
- Beloning zit in Lucca nog in de oudere API-generatie, medewerkers en dienstverbanden in de nieuwe. KoppelHet gebruikt per onderdeel de generatie die het dekt en houdt bij wanneer Lucca beloning naar de nieuwe API verhuist, zodat de koppeling op tijd mee kan.
- Lucca staat per omgeving vijftig verzoeken per minuut toe, gedeeld door alle koppelingen op die omgeving. KoppelHet haalt dienstverbanden en functies samen op en vraagt alleen bijgewerkte records op, zodat andere koppelingen met Lucca niet stilvallen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als HR in Lucca een dienstverband met terugwerkende kracht aanpast?
Het dienstverband krijgt in Lucca een nieuwe bijwerkdatum. KoppelHet neemt de wijziging mee met de datum uit Lucca, en AFAS verrekent het verschil.
Wat vult de salarisadministratie zelf in AFAS?
Cao, schaal en trede, loonheffingskorting en pensioen. Lucca kent die Nederlandse begrippen niet, en de koppeling overschrijft ze niet.
Gaat verlof uit Lucca ook mee?
Niet in deze koppeling. Verlof en afwezigheid uit Lucca naar AFAS is een aparte stroom en kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Lucca API (v5) voor employees, employee-personal-records (insuranceNumber met format frenchSSN, swissSSN of other; bankAccount met format iban), employments (filters legalEntity.id en lastUpdatedAt, start.date, end.date, remoteId) en job-positions. Beloning via de oudere Compensation API (fixed-items met natureId, amount, startsOn, endsOn per work contract en amendment). OAuth 2.0; 50 verzoeken per minuut per tenant, 429 met Retry-After.
- Naar AFAS via de UpdateConnector KnEmployee met AfasContract, AfasSalary en AfasBankInfo.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Lucca | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
employee.id | Vrij veld in AFAS | Vaste sleutel |
givenName en familyName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
employee-personal-record.insuranceNumber (format other) | BSN (SoSe) | KoppelHet controleert het nummer |
employee-personal-record.bankAccount (format iban) | Bankrekening (AfasBankInfo) | |
employment.start.date | Begindatum contract (DaBe) | |
employment.end.date | Einddatum contract (DaEn) | Laatste werkdag inbegrepen |
job-position: jobTitle, department | Functie (FuId) en organisatorische eenheid (DpId) | Via een vertaaltabel |
fixed-item (nature basissalaris): amount, startsOn | Salaris (EmSa) met ingangsdatum | |
AFAS-medewerkernummer | employment.remoteId | Terug naar Lucca |
Gerelateerd
Lucca → Active Directory
Lucca Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein op basis van Lucca
Lucca → ADP iHCM
Lucca ADP iHCM koppeling: vaste en variabele beloning uit Lucca Compensation naar de Nederlandse ADP-payroll
ASLucca → Arbodienst (SIVI)
Lucca koppelen met de arbodienst via SIVI: bevestigde ziekte per halve dag als verzuimmelding
Lucca → DATEV
Lucca DATEV koppeling: Duitse in- en uitdiensttreding en stamgegevens uit Lucca naar DATEV