Payroll koppeling
Lucca ADP iHCM koppeling: vaste en variabele beloning uit Lucca Compensation naar de Nederlandse ADP-payroll
Een koppeling tussen Lucca en ADP iHCM zet het basissalaris en variabele beloning uit Lucca Compensation, plus de einddatum van het dienstverband, door naar de Nederlandse payroll in ADP iHCM. Voor medewerkers van de Nederlandse juridische entiteit die al in ADP staan, typt payroll dan niets meer over; een nieuwe medewerker aanmaken in ADP blijft werk van payroll.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Lucca gebruiken voor HR en beloningsbeheer en de Nederlandse salarissen bij ADP iHCM hebben, sturen payroll elke maand een overzicht van loonsverhogingen en variabele beloning uit Lucca. Een variabel item dat na verzending in Lucca wordt verwijderd, blijft dan in ADP staan tot iemand het opmerkt.
- HR legt in Lucca een nieuw vast of variabel beloningsitem vast, of zet een einddatum op een employment.
- Lucca meldt de wijziging; KoppelHet haalt het item en het employment op en controleert de juridische entiteit.
- Het basissalaris gaat als salariswijziging naar ADP, een variabel bedrag als regel in de salarisperiode van het item.
- Een einddatum op het employment start de beëindiging in ADP.
- Wat ADP weigert, staat met de foutmelding in het overzicht voor payroll.
Waar je op let bij Lucca en ADP iHCM
- Lucca sluit een open vast beloningsitem automatisch af op de dag vóór een nieuw item van dezelfde soort begint. KoppelHet leest daarom alleen het nieuwe item en stuurt de begindatum ervan als ingangsdatum naar ADP; een aparte einddatum voor het oude salaris is in ADP niet nodig.
- Een variabel beloningsitem in Lucca hoort bij één periode en kan een bedrag of een aantal zijn, afhankelijk van de natuur. KoppelHet stuurt alleen naturen van het type bedrag naar ADP; een aantal, zoals uren, gaat in de eerste versie als melding naar payroll.
- Lucca markeert een verwijderd variabel item als verwijderd in plaats van het te laten verdwijnen. Is het bedrag al naar ADP gegaan, dan stuurt KoppelHet hetzelfde bedrag met een min ervoor als correctie, zoals ADP voor doorgegeven variabele gegevens voorschrijft.
- Lucca levert webhookmeldingen minstens één keer, maar niet altijd in volgorde. ADP verwerkt maar één salariswijziging per aanroep. KoppelHet zet de meldingen eerst op tijdstip van de wijziging in Lucca en stuurt ze daarna één voor één, zodat een oude verhoging een nieuwe niet overschrijft.
- Een employment in Lucca hoort bij één juridische entiteit, en twee employments van dezelfde medewerker mogen niet overlappen. KoppelHet vertaalt de Nederlandse entiteit naar de ADP-paygroup en laat employments bij andere entiteiten buiten de koppeling.
- Een wijziging van een employment in Lucca werkt met terugwerkende kracht. Schuift HR de einddatum op terwijl de beëindiging al in ADP staat, dan annuleert KoppelHet die en start hem opnieuw met de nieuwe datum, omdat ADP een einddatum niet laat aanpassen.
- In Lucca staan webhooks pas aan als het opslaan van events is ingeschakeld of een actief webhook-endpoint bestaat. KoppelHet richt dat endpoint bij de start in, en draait daarnaast een dagelijkse controle, zodat een gemiste melding vóór de ADP-aanlevering wordt opgevangen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we Lucca Compensation nodig?
Ja, voor salaris en variabele beloning. Zonder die module kan alleen het vertrek uit Lucca naar ADP.
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
Nee. Wij vonden geen openbare ADP-API om in iHCM NL iemand aan te maken. Payroll doet dat; KoppelHet koppelt de medewerker daarna.
Wat met Lucca-gebruikers in Frankrijk of Zwitserland?
Die blijven buiten de koppeling. Alleen employments bij de Nederlandse juridische entiteit gaan naar ADP.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Lucca Compensation API (legacy) met de header Authorization lucca application={api_key}: /remuneration/api/fixed-items (amount, natureId, workContractId, amendmentId, periodStart; een nieuw open item sluit het vorige op de dag ervoor) en /remuneration/api/variable-items (amount, natureId, period, isDeleted; natuurtype Amount of Number). Lucca API (2024-11-01) voor employments met filter legalEntity.id, webhook-endpoints en events met occurredAt.
- ADP iHCM via GET /hr/v2/workers, de Base Remuneration Change API (2416 en 2417, één event per aanroep), de Pay Data Input API voor iHCM NL (correcties als negatieve waarde) en de Worker Terminate API (worker.terminate, worker-termination.cancel). Canonicals in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Lucca | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
employee.id | payrollfilenumber | Eenmalig gekoppeld en bij KoppelHet bewaard |
employment.legalEntity | payrollGroupCode | Vertaaltabel per juridische entiteit |
Fixed item amount (natuur basissalaris) | Salarisbedrag 2417 met salariscode 2416 | |
Fixed item periodStart | effectiveDateTime van de salariswijziging | |
Variable item amount, natureId en period | Variabel veld (Vxxx) met de begin- en einddatum van de periode | Vertaaltabel per natuur |
Employment end.date | Beëindiging in worker.terminate |
Gerelateerd
Lucca → Active Directory
Lucca Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein op basis van Lucca
Lucca → AFAS Profit
Lucca AFAS koppeling: medewerkers en beloning van de Nederlandse entiteit uit Lucca in AFAS
ASLucca → Arbodienst (SIVI)
Lucca koppelen met de arbodienst via SIVI: bevestigde ziekte per halve dag als verzuimmelding
Lucca → DATEV
Lucca DATEV koppeling: Duitse in- en uitdiensttreding en stamgegevens uit Lucca naar DATEV