Payroll koppeling
Lucca Loket koppeling: dienstverband, functie en werktijdregeling uit Lucca klaar voor de loonrun in Loket
Met een koppeling tussen Lucca en Loket komt een nieuwe medewerker van de Nederlandse vestiging uit Lucca als conceptwerknemer in Loket, en gaan einddatum, functie, werktijdregeling en bankrekening met hun ingangsdatum naar het dienstverband. Het salarisbureau vult alleen de Nederlandse loongegevens aan; een BSN of rekening die niet klopt, komt eerst als melding terug.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Lucca doen, vaak met een hoofdkantoor in Frankrijk of Zwitserland, en de Nederlandse medewerkers in Loket laten verlonen, typen gegevens uit Lucca over in Loket. Lucca is ingericht op Franse en Zwitserse sofinummers en vrije functietitels, wat in Loket regelmatig tot afgekeurde of onvolledige records leidt.
- Lucca meldt een gewijzigd dienstverband, functieregel of persoonsrecord; KoppelHet haalt de actuele gegevens van die medewerker op.
- Een nieuwe medewerker bij de Nederlandse entiteit wordt een conceptwerknemer in Loket, ook als het dienstverband in Lucca nog op komend staat.
- Het salarisbureau vult cao, loon, loonheffingskorting en pensioen aan en zet het concept om.
- Een nieuwe functieregel met een andere werktijdregeling wordt een nieuwe regel voor arbeidstijd vanaf de ingangsdatum.
- Een einddatum op het dienstverband beëindigt het dienstverband in Loket per die laatste dag.
Waar je op let bij Lucca en Loket
- Het sofinummer in Lucca kent de formaten Frans, Zwitsers of overig, en alleen de eerste twee worden door Lucca gecontroleerd. Een BSN staat daar dus ongecontroleerd onder overig. Omdat het BSN in Loket apart is geautoriseerd en de aangifte erop steunt, controleert KoppelHet het nummer met de elfproef voordat het naar Loket gaat.
- Lucca slaat een bankrekening op als IBAN of als lokaal rekeningnummer met een bankcode. Een IBAN gaat zonder spaties naar de SEPA-betaalgegevens in Loket. Een lokaal nummer, zoals een rekening in de Verenigde Staten, wordt in Loket een betaling buiten SEPA, zodat het salarisbureau hem niet met de hand hoeft in te voeren.
- De werktijdregeling van Lucca is in de API alleen een verwijzing met een naam, zoals een regeling van vijfendertig uur per week; een urenveld ontbreekt. Loket rekent met een rooster met voltijduren en eventueel afwijkende uren per week. KoppelHet vertaalt elke regeling met een tabel naar die Loket-waarden, en een onbekende regeling wordt een melding.
- Elke functieregel in Lucca geeft aan welke kenmerken zijn veranderd ten opzichte van de vorige regel. KoppelHet gebruikt die lijst om alleen te sturen wat Loket raakt: een andere werktijdregeling wordt een nieuwe regel voor arbeidstijd, een andere functietitel een andere functie. Een nieuwe leidinggevende of afdeling levert in Loket geen wijziging op.
- Een functietitel in Lucca is vrije tekst tot ruim duizend tekens. Een functie in Loket heeft een omschrijving van maximaal vijftig tekens en komt uit de functielijst van de werkgever. KoppelHet koppelt titels via een vertaaltabel aan bestaande Loket-functies, zodat er geen tientallen bijna gelijke functies ontstaan.
- Een dienstverband in Lucca zonder einddatum is voor onbepaalde tijd; met een einddatum is het tijdelijk en is die datum de laatste dag. KoppelHet zet de looptijd daarom bij het concept op bepaalde of onbepaalde tijd. Bij een tijdelijk contract komt de einddatum mee, zodat het salarisbureau de looptijd niet zelf hoeft na te vragen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het salaris uit Lucca mee?
Niet in de eerste versie: de beloning in Lucca zit in een oudere, aparte API en is niet bij elke klant actief. Het salarisbureau zet het loon bij het omzetten van het concept; salaris uit Lucca kan later als uitbreiding.
Wat als een functietitel niet in de tabel staat?
Dan gaat de rest van de wijziging door en krijgt het salarisbureau een melding om de functie te kiezen of toe te voegen.
Werkt dit als een salarisbureau Loket beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever in Loket, inclusief het recht op het BSN.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Lucca API (v5, beta) met webhooks via webhook-endpoints. employments (legalEntity afgeleid van de business-establishment van de eerste functieregel, status upcoming, active of deactivated, start.date, end.date leeg bij vast), job-positions (startsOn, endsOn alleen-lezen, jobTitle tot 1024 tekens, workingTimeArrangement, updatedAttributes), working-time-arrangements (opt-in, alleen naam en feestdagenkalender), employee-personal-records (insuranceNumber met format frenchSSN, swissSSN of other; bankAccount met format iban of other).
- Loket via de REST API met OAuth - POST conceptemployees (employmentDurationType, commissionUntilDate), PUT citizenservicenumber, workinghours (shift, deviatingHoursPerWeek; ketenvalidatie op begindatum), functies per werkgever (omschrijving maximaal 50 tekens), paymentinformationsepa (IBAN zonder spaties) en paymentinformationnonsepa, PATCH terminate.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Lucca | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
employee.id | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
employment.legalEntity | Werkgever | Afgeleid van de vestiging van de eerste functieregel |
employment.start.date, end.date | Begindatum dienstverband en einddatum contract | Leeg einde is onbepaalde tijd |
jobPosition.jobTitle | Functie | Via een vertaaltabel naar de functielijst van de werkgever |
jobPosition.workingTimeArrangement | Arbeidstijd (rooster of afwijkende uren per week) | Vertaaltabel op de naam van de regeling |
personalRecord.insuranceNumber (format other) | Burgerservicenummer | Na controle met de elfproef |
personalRecord.bankAccount | Betaalgegevens SEPA of niet-SEPA | |
personalRecord.birthDate | Geboortedatum |
Gerelateerd
Lucca → Active Directory
Lucca Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein op basis van Lucca
Lucca → ADP iHCM
Lucca ADP iHCM koppeling: vaste en variabele beloning uit Lucca Compensation naar de Nederlandse ADP-payroll
Lucca → AFAS Profit
Lucca AFAS koppeling: medewerkers en beloning van de Nederlandse entiteit uit Lucca in AFAS
ASLucca → Arbodienst (SIVI)
Lucca koppelen met de arbodienst via SIVI: bevestigde ziekte per halve dag als verzuimmelding