HR naar ITSM
Lucca TOPdesk koppeling: personen en vestigingen uit de functies in Lucca, met meldingen voor in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Lucca en TOPdesk staat elke medewerker uit Lucca als persoon in TOPdesk, met de vestiging, afdeling en leidinggevende uit zijn huidige functie, en krijgt de servicedesk voor elke indiensttreding en elk vertrek een melding op tijd. KoppelHet leest de dienstverbanden en functies in Lucca, dus ook een overplaatsing die pas later ingaat komt op de juiste dag in TOPdesk.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Lucca gebruiken voor HR, verlof en onkosten, en TOPdesk als servicedesk, krijgen nieuwe collega's vaak via een formulier of een mail bij IT binnen. Omdat Lucca een overplaatsing als nieuwe functie vastlegt, merkt de servicedesk een verhuizing naar een ander kantoor pas als de medewerker belt dat zijn badge niet werkt.
- HR legt in Lucca een dienstverband vast met een eerste functie, vestiging en leidinggevende.
- Lucca stuurt een event. KoppelHet haalt de medewerker en zijn functie op en zet de persoon in TOPdesk.
- Vier weken voor de startdatum komt een onboardingmelding bij de behandelaarsgroep van de vestiging, op naam van de nieuwe collega.
- Begint een nieuwe functie bij een andere vestiging of afdeling, dan past KoppelHet de persoon op de begindatum aan en maakt een wijzigingsmelding.
- Krijgt het dienstverband een einddatum, dan komt een week voor die dag een offboardingmelding. Na de laatste dag archiveert KoppelHet de persoon.
Waar je op let bij Lucca en TOPdesk
- In Lucca hangt de vestiging aan de functie en niet aan de medewerker. Een overplaatsing is daar een nieuwe functie met een eigen begindatum. KoppelHet zet de nieuwe vestiging in TOPdesk pas op die begindatum, zodat meldingen tot de laatste dag bij de oude locatie terechtkomen.
- Lucca rekent de status van een medewerker zelf uit zijn dienstverbanden uit. Wie nog moet beginnen heeft status upcoming. KoppelHet maakt de persoon in TOPdesk dan al aan, zodat de onboardingmelding op naam van de nieuwe collega kan staan voordat hij binnen is.
- Een dienstverband in Lucca zonder einddatum is een vast contract. Komt er een einddatum bij, dan is dat de laatste dag. KoppelHet gebruikt die datum als streefdatum van de offboardingmelding en als einddatum in het contract van de persoon in TOPdesk.
- Lucca laat alle koppelingen van één omgeving samen vijftig verzoeken per minuut doen. Ook een salaris- of verlofkoppeling telt mee. KoppelHet leest daarom na een event alleen de betrokken medewerker en doet de volledige vergelijking 's nachts.
- Lucca probeert een event vijf keer af te leveren, verspreid over ongeveer een dag, en bewaart events twee maanden. Na een storing haalt KoppelHet gemiste events alsnog op, zodat een vertrek niet ongemerkt aan TOPdesk voorbijgaat.
- Wat de koppeling in Lucca ziet, hangt af van de vestigingen waar de API-toegang rechten op heeft. Bedient de TOPdesk-omgeving maar een deel van de vestigingen, dan krijgt de koppeling alleen die, en komen andere landen niet in TOPdesk.
- Lucca kent per dienstverband één proeftijd als apart gegeven. KoppelHet zet het einde van de proeftijd in de onboardingmelding, zodat de servicedesk weet wanneer tijdelijke rechten moeten worden nagelopen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als iemand in Lucca twee functies na elkaar heeft?
Lucca geeft altijd de functie die vandaag geldt. De volgende functie zet KoppelHet op zijn begindatum door, met een wijzigingsmelding als vestiging of afdeling verandert.
Komen salaris of verlof in TOPdesk?
Nee. De koppeling leest alleen naam, werkadres, functie, vestiging, afdeling, leidinggevende en datums.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Lucca wordt gelezen via de Lucca API (v5, header Api-Version) met OAuth 2.0 en alleen leesscopes: employees (status upcoming, active of deactivated, berekend uit dienstverbanden), employments (start.date, end.date null bij vast, legalEntity afgeleid uit de eerste functie, links naar probationaryPeriods; filter op lastUpdatedAt, limit tot 1.000) en job-positions (jobTitle, department, businessEstablishment, manager). Events bij aanmaken, wijzigen en verwijderen, via webhook of de events-endpoint; vijf afleverpogingen in ongeveer 24 uur, twee maanden bewaard. Limiet 50 verzoeken per minuut per tenant.
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord van een operator: personen en vestigingen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, archiveren met reden), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, operatorGroup, targetDate, externalNumber). KoppelHet bewaart per dienstverband welke melding al bestaat.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Lucca | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
employee.id | employeeNumber | Of een eigen personeelsnummer als dat in Lucca staat |
givenName en familyName | firstName en surName | |
email | email | |
applicableJobPosition.jobTitle | jobTitle | |
applicableJobPosition.department | department | |
applicableJobPosition.businessEstablishment | branch | |
applicableJobPosition.manager | manager | |
employment.start.date en end.date | hireDate, employmentTerminationDate en targetDate van de melding | |
Status upcoming, active of deactivated | Persoon actief of gearchiveerd |
Gerelateerd
Lucca → Active Directory
Lucca Active Directory koppeling: accounts in je eigen domein op basis van Lucca
Lucca → ADP iHCM
Lucca ADP iHCM koppeling: vaste en variabele beloning uit Lucca Compensation naar de Nederlandse ADP-payroll
Lucca → AFAS Profit
Lucca AFAS koppeling: medewerkers en beloning van de Nederlandse entiteit uit Lucca in AFAS
ASLucca → Arbodienst (SIVI)
Lucca koppelen met de arbodienst via SIVI: bevestigde ziekte per halve dag als verzuimmelding