HR naar ITSM
Nmbrs koppelen met BMC Helix ITSM: personen per bedrijf en incidenten vanuit de salarisadministratie
Met een koppeling tussen Nmbrs en BMC Helix ITSM wordt elke medewerker uit Nmbrs een persoon in het People-formulier van BMC Helix, onder het bedrijf waar hij in Nmbrs bij hoort, en maakt KoppelHet bij een nieuwe medewerker of datum uit dienst een incident aan voor de supportgroep. Elk Nmbrs-bedrijf wordt een bedrijf in Helix, zodat personen met hetzelfde personeelsnummer bij verschillende bv's niet door elkaar lopen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun salarisadministratie in Nmbrs doen en BMC Helix ITSM als servicedesk hebben, kennen vaak geen apart HR-systeem dat Helix kan voeden. De servicedesk hoort dan via de manager dat iemand begint, vaak pas in de week zelf.
- Nmbrs meldt een wijziging; KoppelHet haalt de medewerker op met bedrijf, afdeling, functie en dienstverband.
- Bestaat het bedrijf of de afdeling nog niet in BMC Helix, dan wordt die eerst aangemaakt.
- De persoon wordt in CTM:People aangemaakt of bijgewerkt op de combinatie van bedrijf en personeelsnummer.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum volgt een onboardingincident.
- Een datum uit dienst levert een offboardingincident op; na die datum wordt het profiel niet-actief.
Waar je op let bij Nmbrs en BMC Helix ITSM
- Nmbrs nummert medewerkers per bedrijf, en BMC Helix zoekt een klant bij een incident op één Corporate ID. KoppelHet maakt dat ID uit bedrijfscode en personeelsnummer, zodat het onboardingincident altijd bij de goede persoon uitkomt.
- Een Nmbrs-bedrijf past op het bedrijf in BMC Helix, de laag waar Helix supportgroepen en rechten aan ophangt. Een werkmaatschappij met een eigen IT-partner krijgt zo vanzelf incidenten bij de eigen supportgroep.
- Nmbrs kent alleen afdelingen per bedrijf, zonder hogere organisatielaag. In BMC Helix hangt KoppelHet de afdeling onder één vaste organisatie per bedrijf, omdat Helix een afdeling altijd binnen een organisatie plaatst.
- Een wijziging van afdeling of functie gaat in Nmbrs in per salarisperiode. De persoon in Helix verhuist op de eerste dag van die periode, zodat het incident voor nieuwe rechten dan pas bij de nieuwe supportgroep komt.
- Nmbrs geeft een webhook bij een wijziging, maar niet elke mutatie komt zo binnen. KoppelHet vergelijkt daarom elke nacht per bedrijf de medewerkers met CTM:People en herstelt verschillen.
- Het JWT-token van BMC Helix is één uur geldig. Een dagelijkse vergelijking over meerdere Nmbrs-bedrijven kan langer duren, dus KoppelHet meldt zich tussendoor opnieuw aan en sluit af met een logout.
- Nmbrs bewaart ook loon, BSN en bankgegevens. De OAuth-client van KoppelHet krijgt alleen leesscopes op medewerker, dienstverband en bedrijfsstructuur, zodat die gegevens buiten de koppeling blijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met meerdere bv's in Nmbrs?
Ja. Elk bedrijf dat jullie aanwijzen wordt een bedrijf in BMC Helix, met eigen afdelingen en supportgroep.
Komt het zakelijke e-mailadres uit Nmbrs?
Als het daar staat wel. Anders vult IT het aan in Helix of via Active Directory, en overschrijft de koppeling het niet.
Wat gebeurt er als iemand naar een andere bv binnen de groep gaat?
Dan verandert het bedrijf van de persoon in Helix en komt er een incident voor rechten en middelen, geen vertrek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen en een dagelijkse vergelijking. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- BMC Helix via de platform-REST API met een token uit POST /api/jwt/login (één uur geldig, header Authorization: AR-JWT) en POST /api/jwt/logout na afloop. Personen via POST en PUT op /api/arsys/v1/entry/CTM:People.
- Incidenten via POST /api/arsys/v1/entry/HPD:IncidentInterface_Create met Action CREATE, Status, Service_Type, Impact, Urgency, Reported_Source, Description, First_Name, Last_Name, Corporate_ID en Assigned_Group. KoppelHet bewaart het incidentnummer per medewerker per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in BMC Helix ITSM | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijfscode + personeelsnummer | Corporate ID | Uniek over alle bv's |
Voornaam | First Name | |
Tussenvoegsel + achternaam | Last Name | |
Zakelijk e-mailadres | Internet E-mail | |
Bedrijf | Company | |
Afdeling | Department | |
Functie | Job Title | |
Datum uit dienst | Profile Status | Niet-actief na de datum |
Nieuwe medewerker of vertrek | HPD:IncidentInterface_Create met Assigned_Group per bedrijf |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning