Payroll naar finance
Nmbrs Coupa koppeling: goedgekeurde onkosten uit Coupa als looncomponent in Nmbrs
Met een koppeling tussen Nmbrs en Coupa komen onkosten die in Coupa zijn goedgekeurd voor betaling automatisch als variabele looncomponent in Nmbrs, zodat ze met de volgende salarisrun worden terugbetaald. Coupa krijgt daarna de exportvlag, zodat finance in Coupa ziet welke declaraties via de payroll lopen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Coupa voor uitgavenbeheer en Nmbrs voor de salarisverwerking betalen onkosten vaak terug via het salaris. Tussen beide pakketten zit dan een maandelijkse export en een handmatige invoer per medewerker, met het risico dat een declaratie wordt gemist of dubbel betaald.
- Medewerkers declareren in Coupa en de goedkeuring loopt daar.
- KoppelHet vraagt elke werkdag de declaraties op die goedgekeurd zijn voor betaling en nog geen exportvlag hebben.
- Via het personeelsnummer vindt KoppelHet de medewerker en het bedrijf in Nmbrs.
- De bedragen gaan als variabele looncomponent naar de lopende periode, met kostenplaats en het Coupa-nummer als commentaar.
- Heeft Nmbrs de component aangenomen, dan zet KoppelHet de declaratie in Coupa op geëxporteerd.
Terug: Onkostenbedragen als variabele looncomponent
Waar je op let bij Nmbrs en Coupa
- KoppelHet selecteert in Coupa alleen declaraties met de status goedgekeurd voor betaling en zonder exportvlag. Coupa noemt die vraag zelf als vaste route voor koppelingen. Zo komt geen declaratie die nog wordt beoordeeld in de salarisrun.
- De exportvlag in Coupa zet KoppelHet met een los verzoek, en pas nadat Nmbrs de looncomponent heeft aangenomen. Weigert Nmbrs de aanlevering, dan blijft de vlag uit en pakt de koppeling de declaratie bij de volgende ronde opnieuw op.
- Een variabele looncomponent voor een periode die in Nmbrs al voorbij is, wordt alleen in een onbeschermde modus aangenomen. KoppelHet zet Coupa-declaraties daarom altijd in de lopende periode van het Nmbrs-bedrijf, ook als de declaratie over een eerdere maand gaat.
- In Coupa hangt een kostenplaats aan de declaratieregel. Nmbrs laat per looncomponent een eigen kostenplaats toe. KoppelHet neemt de kostenplaats uit Coupa over, zodat de terugbetaling in het loonjournaal op dezelfde kostenplaats staat als in Coupa.
- Elk Nmbrs-bedrijf heeft eigen nummers voor looncomponenten, terwijl Coupa één lijst met soorten uitgave heeft voor de hele organisatie. KoppelHet houdt per Nmbrs-bedrijf een vertaaltabel bij, en een soort uitgave zonder code in dat bedrijf wordt een melding in plaats van een verkeerde betaling.
- Coupa adviseert het nummer van de declaratie vast te leggen in het systeem dat betaalt. In Nmbrs gebruiken we daarvoor het commentaarveld van de looncomponent, zodat de salarisadministratie bij elke terugbetaling ziet uit welke declaratie die komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wanneer krijgt de medewerker het geld?
Met de eerstvolgende salarisrun na de goedkeuring in Coupa. Een declaratie die na de laatste ronde voor de run wordt goedgekeurd, gaat een periode later mee.
Gaan medewerkers uit Nmbrs ook naar Coupa?
Niet in de eerste versie. Gebruikers met personeelsnummer en kostenplaats vanuit Nmbrs in Coupa zetten kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Coupa via de Core API - GET /api/expense_reports?status=approved_for_payment&exported=false, regels via /api/expense_lines, een aparte PUT met exported=true per declaratie en /api/users voor employee-number.
- Nmbrs via de SOAP EmployeeService - WageComponentVar_InsertCurrent of WageComponentVar_Insert_Batch (EmployeeId, Code, Value, CostCenterId, CostUnitId, Comment; Period, Year, UnprotectedMode false). Zonder UnprotectedMode geeft een periode vóór de lopende periode een TWK-fout. De SOAP API stopt per 1 maart 2027; daarna via de REST API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Coupa | Toelichting |
|---|---|---|
employee-number (Coupa-gebruiker) | EmployeeId in Nmbrs | Opgezocht per Nmbrs-bedrijf |
Soort uitgave | Code van de looncomponent | Vertaaltabel per bedrijf |
Bedrag | Value | Opgeteld per code en medewerker |
Kostenplaats (account) van de regel | CostCenterId | |
id van de declaratie | Comment | |
Aangenomen door Nmbrs | exported=true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning