HR naar ITSM
Nmbrs koppelen met EasyVista: employees per bv en catalogustickets vanuit de salarisadministratie
Met een koppeling tussen Nmbrs en EasyVista Service Manager staat elke medewerker uit Nmbrs als employee in EasyVista, met bv, afdeling en begindatum van het contract, en maakt KoppelHet bij een nieuwe medewerker of vertrek een ticket aan uit jullie catalogusrubriek. Het ticket staat op naam van de medewerker, zodat de servicedesk weet voor wie werkplek en toegang klaar moeten staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Nmbrs verlonen en EasyVista voor IT en facilitair gebruiken, krijgen nieuwe collega's vaak via een formulier van de manager binnen. Vergeet de manager dat formulier, dan ontbreken op de eerste dag laptop en toegangspas.
- Nmbrs meldt een wijziging; KoppelHet haalt de medewerker op met bedrijf, afdeling en dienstverband.
- De afdeling wordt in EasyVista opgezocht op pad, onder de bv; ontbreekt hij, dan maakt KoppelHet hem aan.
- De employee wordt gezocht op identification en aangemaakt of bijgewerkt.
- Binnen de afgesproken termijn voor de startdatum maakt KoppelHet het onboardingticket aan.
- Een datum uit dienst komt op de employee en levert een offboardingticket op.
Waar je op let bij Nmbrs en EasyVista
- In Nmbrs hoort een afdeling bij één bv. KoppelHet zet de bv als bovenste niveau in het department_path van EasyVista, zodat Verkoop van de ene bv en Verkoop van de andere twee afdelingen blijven.
- EasyVista zoekt een begunstigde van een ticket op identification. Omdat Nmbrs nummers per bv uitgeeft, bestaat die identification uit bedrijfscode en personeelsnummer, en vindt het ticket altijd de juiste employee.
- Een afdelingswissel geldt in Nmbrs vanaf een salarisperiode. KoppelHet wijzigt de afdeling van de employee in EasyVista op de eerste dag van die periode, zodat tickets van die medewerker tot dan bij de oude afdeling blijven.
- Nieuwe afdelingen aanmaken via de EasyVista-API kan vanaf versie 2025.2. Draait de servicedesk een oudere versie, dan meldt KoppelHet een nieuwe Nmbrs-afdeling aan IT en wacht de medewerker tot die bestaat.
- De salarisadministratie voert een nieuwe medewerker soms pas kort voor de eerste loonrun in. Ligt de startdatum dan al binnen de termijn, dan maakt KoppelHet het ticket direct na de webhook aan, met de startdatum in de omschrijving.
- Elke API-aanroep in EasyVista gebruikt een licentie van Service Manager. KoppelHet vraagt bij de dagelijkse vergelijking alleen de velden op die het vergelijkt, met de parameter fields, en niet de volledige employee.
- KoppelHet leest Nmbrs zonder loon, BSN of bankgegevens. In EasyVista komen alleen naam, nummer, werkmail, bv, afdeling en datums.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met meerdere bv's?
Ja. De bv is het bovenste niveau van de afdelingen in EasyVista, en zit in de sleutel van de employee.
Kunnen we per bv een andere catalogusrubriek gebruiken?
Ja. KoppelHet kiest de catalog_guid op basis van het Nmbrs-bedrijf.
Wat als de manager het onboardingformulier al heeft ingevuld?
Dan staan er twee tickets. We spreken af of het formulier blijft voor extra wensen of vervalt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- EasyVista via https://{server}/api/v1/{account}/ met een access token. GET /employees met search=identification:... en fields, POST /employees en PUT /employees/{employee_id}; GET en POST /departments (aanmaken vanaf 2025.2, department_path verplicht).
- Tickets via POST /requests met catalog_guid, title, description, recipient_identification en external_reference. KoppelHet bewaart het ticketnummer uit de HREF per medewerker per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in EasyVista | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijfscode + personeelsnummer | identification | Uniek over alle bv's |
Achternaam, voornaam | last_name | |
Zakelijk e-mailadres | e_mail | |
Bedrijf / afdeling | department_path | De bv als bovenste niveau |
Afdeling | department_id op de employee | |
Datum in dienst | begin_of_contract | |
Datum uit dienst | Vertrekdatum op de employee | Veld per inrichting |
Nieuwe medewerker of vertrek | catalog_guid | |
Bedrijfscode + personeelsnummer | recipient_identification |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning