Identity en access management

Nmbrs Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit de salarisadministratie

Met een koppeling tussen Nmbrs en Microsoft Entra ID heeft een nieuwe medewerker in Nmbrs automatisch een Microsoft-account voor de eerste werkdag, met leidinggevende, groepen en licentie. Na de datum uit dienst is de aanmelding geblokkeerd, zonder dat IT op een verzoek van de leidinggevende hoeft te wachten.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Wie HR en salaris in Nmbrs doet, heeft een nieuwe collega daar ruim voor de startdatum staan, omdat de loonadministratie het contract verwerkt. IT hoort er pas van als de leidinggevende een verzoek indient, en een vertrekker blijft in Entra ID staan tot iemand het opmerkt.

Iemand met de juiste Nmbrs-login geeft de koppeling eenmalig toestemming om medewerkers te lezen.
De salarisadministratie verwerkt een nieuw contract in Nmbrs, zoals altijd.
Voor de eerste werkdag staat het Microsoft-account klaar, met e-maildomein op basis van het Nmbrs-bedrijf.
De medewerker heeft een leidinggevende, zit in de groepen van bedrijf, afdeling en functie en heeft een licentie.
Na de datum uit dienst wordt de aanmelding geblokkeerd en vervalt de licentie na de afgesproken termijn.

Heen: Medewerker met personeelsnummer en naamstelling · Functie en afdeling · Leidinggevende · Nmbrs-bedrijf als basis voor domein en groepen · Microsoft 365-licentie

Waar je op let bij Nmbrs en Microsoft Entra ID

Een Nmbrs-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten, en personeelsnummers zijn per bedrijf uniek. Bij meer dan één bedrijf krijgt het nummer in Entra ID een voorvoegsel per bedrijf, zodat twee medewerkers met nummer 1001 niet op hetzelfde account uitkomen.
Nmbrs legt vast of iemand de eigen naam, de partnernaam of een combinatie gebruikt. KoppelHet toont de naam in Teams en Outlook zoals de medewerker zich noemt, en houdt de inlognaam gelijk als dat later verandert.
Nmbrs kent van een leidinggevende een nummer, naam en e-mailadres, maar niet zijn Microsoft-account. KoppelHet zoekt dat account eerst op en zet pas dan de leidinggevende.
Functie- en afdelingsnamen in Nmbrs zijn vaak ingericht voor de loonstrook en de cao-inschaling, bijvoorbeeld met een code ervoor. Een vertaaltabel zet ze om naar de naam die in Teams en Outlook zichtbaar moet zijn.
Nmbrs stopt op 1 maart 2027 met zijn oude koppelvorm. Deze koppeling gebruikt de nieuwe, waarvoor een eigen login op werkgeversniveau nodig is; een login van het administratiekantoor werkt daar niet voor.
Nmbrs bevat BSN, salaris en bankgegevens. De koppeling mag alleen medewerkergegevens lezen en geeft niets anders door dan wat Entra ID nodig heeft.
Het werk-e-mailadres bestaat pas als het Microsoft-account er is. KoppelHet kan het terugzetten in Nmbrs, zodat loonstroken en meldingen uit Nmbrs naar het juiste adres gaan.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Klantcase

Zo draait het bij Stichting Firmitas

Zo gebruiken deze organisaties de koppeling. De inrichting verschilt per klant.

Stichting Firmitas

Nog te duiden

Gegevens uit Nmbrs verrijken bestaande accounts in Entra ID met functie, afdeling, soort medewerker, mobiel nummer, leidinggevende, contract en datum in en uit dienst.

Veelgestelde vragen

We gebruiken Nmbrs via ons administratiekantoor. Kan dat?

Ja, maar de koppeling heeft een eigen login op werkgeversniveau nodig. Een login van het kantoor zelf werkt niet voor deze koppeling.

Staat een medewerker al in Entra ID voordat de salarisadministratie klaar is?

Zodra de medewerker met een datum in dienst in Nmbrs staat, kan de koppeling het account voorbereiden. Het account gaat pas aan in de dagen voor de start.

Wat als de leidinggevende zelf niet in Nmbrs staat?

Dan kan KoppelHet de leidinggevende niet automatisch zetten. Het platform meldt het, zodat IT het met de hand regelt of HR de leidinggevende aanpast.

Wordt het account verwijderd bij vertrek?

Nee, eerst alleen geblokkeerd. Na de termijn die jullie kiezen volgt verwijderen, zodat mail en bestanden eerst kunnen worden overgedragen.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen de scopes voor medewerkergegevens; daarvoor is een login op debiteurniveau nodig, een accountantslogin werkt niet. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph. employeeId (met voorvoegsel per bedrijf), givenName, surname en displayName uit de naamstelling, userPrincipalName en mailNickname, jobTitle, department, manager (gezocht via employeeId of e-mail), companyName, employeeHireDate en accountEnabled.
Het werkadres kan terug naar het veld voor zakelijk e-mailadres in Nmbrs.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Nmbrs	Veld in Microsoft Entra ID	Toelichting
`Personeelsnummer`	`employeeId`	Uniek per Nmbrs-bedrijf; bij meerdere bedrijven met een voorvoegsel
`Roepnaam`	`givenName`
`Achternaam volgens naamstelling`	`surname en displayName`	Eigen naam, partnernaam of een combinatie
`Naamgevingsregel`	`userPrincipalName en mailNickname`
`Functie (omschrijving)`	`jobTitle`
`Afdeling (omschrijving)`	`department`
`Leidinggevende`	`manager`	Gekoppeld via personeelsnummer of werk-e-mail van de leidinggevende
`Nmbrs-bedrijf`	`companyName en e-maildomein`
`Datum in dienst`	`employeeHireDate`
`Datum uit dienst`	`accountEnabled = false`

Bronnen