HR naar ITSM
Nmbrs koppelen met Freshservice: nieuwe collega's en vertrekkers vanuit de salarisadministratie bij IT
Met een koppeling tussen Nmbrs en Freshservice start een nieuwe medewerker in Nmbrs een onboardingverzoek in Freshservice, met bedrijf, afdeling, functie en startdatum, en levert een datum uit dienst een offboardingverzoek op. De medewerker staat als aanvrager in Freshservice en wordt na de laatste werkdag gedeactiveerd.
Wat de koppeling doet
Bij organisaties die de salarissen in Nmbrs laten verwerken en Freshservice voor IT gebruiken, krijgt IT een in- of uitdienst pas door via de projectleider of manager, ruim na het payrollbureau. Vertrokken collega's houden hun laptop dan soms weken.
- De salarisadministratie legt een nieuwe medewerker vast in Nmbrs.
- Nmbrs meldt de wijziging; KoppelHet haalt de medewerker op met bedrijf, afdeling, functie en datum in dienst.
- In Freshservice komt de medewerker als aanvrager, en start een onboardingverzoek met de velden van jullie formulier.
- Een functie- of afdelingswissel werkt de aanvrager bij, zodra die in Nmbrs ingaat.
- Een datum uit dienst start een offboardingverzoek; na de laatste werkdag wordt de aanvrager gedeactiveerd.
Waar je op let bij Nmbrs en Freshservice
- De datum uit dienst staat in Nmbrs vaak pas vast als de salarisadministratie de laatste verloning voorbereidt. Het offboardingverzoek komt een week voor die datum, of direct als de datum al dichterbij ligt.
- Per dienstverband dient KoppelHet één onboardingverzoek in. Een correctie van naam of functie in Nmbrs wordt een notitie op het verzoek of een bijgewerkte aanvrager, geen tweede verzoek.
- Uitzendkrachten die niet in Nmbrs staan, krijgen geen verzoek uit deze koppeling. De servicedesk maakt die zelf aan, en de koppeling raakt ze niet aan.
- Personeelsnummers zijn in Nmbrs per bedrijf uniek. KoppelHet zet bedrijfscode en personeelsnummer samen als sleutel in Freshservice, zodat nummer 42 van de ene BV niet samenvalt met 42 van de andere.
- Functie en afdeling gelden in Nmbrs per salarisperiode. Een wissel per volgende maand komt daarom pas in Freshservice als die periode begint, en niet op de dag dat de salarisadministratie hem invoert.
- Nmbrs kan wijzigingen melden aan andere systemen. KoppelHet reageert daarop en vergelijkt daarnaast dagelijks per bedrijf, zodat een gemiste melding alsnog wordt opgepakt.
- KoppelHet leest Nmbrs met alleen de rechten voor medewerker- en dienstverbandgegevens. BSN en salaris komen niet in het platform en niet in Freshservice.
- Freshservice kan een verzoek namens iemand anders indienen. Onboarding en offboarding staan op naam van de leidinggevende uit Nmbrs, zodat de projectleider de vragen van IT krijgt en niet het payrollbureau.
- Loopt de salarisadministratie via een payrollbureau, dan geeft het bureau de koppeling toegang tot alleen jullie bedrijven. Het bureau hoeft IT verder niets door te geven.
- Een vertrokken medewerker wordt in Freshservice gedeactiveerd, zodat tickets en de toegewezen laptop zichtbaar blijven voor het terughalen. Komt de medewerker later terug onder hetzelfde nummer, dan activeert KoppelHet de aanvrager weer.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Een nieuwe medewerker in Nmbrs levert een onboardingverzoek op, standaard vier weken voor de datum in dienst of direct als die dichterbij ligt, en een datum uit dienst een offboardingverzoek een week vooraf. Via het onboardingproces van Freshservice of een catalogusitem.
Wanneer ziet IT een nieuwe collega?
Kort nadat de salarisadministratie hem in Nmbrs vastlegt, met de startdatum in het onboardingverzoek.
Werkt dit met meerdere BV's?
Ja. KoppelHet loopt alle bedrijven langs die jullie aanwijzen, en het bedrijf staat bij de aanvrager in Freshservice.
Wat gebeurt er met de laptop van een vertrekker?
Het offboardingverzoek staat met de laatste werkdag in Freshservice, zodat IT de laptop op tijd terughaalt. De aanvrager blijft gedeactiveerd bewaard.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- Naar Freshservice schrijven we via de Freshservice API v2. Requesters (create, update, deactivate, reactivate, met external_id), Employee Onboarding (form fields en onboarding request met initiator_id), Employee Offboarding en Departments. Rate limits per minuut per abonnement, 429 met Retry-After.
- Serviceverzoeken uit de catalogus via POST /api/v2/service_catalog/items/{display_id}/place_request met email of requested_for en custom_fields, als jullie onboarding liever als catalogusitem inrichten dan via het onboardingproces. De catalogusitems leest KoppelHet uit via de service catalog-API. Een notitie op een openstaand verzoek via Create a Note. KoppelHet bewaart per medewerker welk verzoek al is ingediend.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijfscode + personeelsnummer | external_id van de aanvrager | Uniek over alle BV's |
Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | first_name en last_name | |
Zakelijk e-mailadres | primary_email | |
Functie | job_title | |
Afdeling | department | Met de bedrijfsnaam erbij als twee BV's dezelfde afdeling hebben |
Bedrijf | location | Of een eigen veld, naar keuze |
Leidinggevende | reporting_manager en initiator van het verzoek | |
Datum in dienst | Startdatum in het onboardingformulier | |
Datum uit dienst | Offboardingverzoek en deactiveren | |
Indiensttreding of vertrek | Catalogusitem (display_id) of onboarding- en offboardingverzoek | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Zakelijk e-mailadres van de medewerker | email of requested_for van het verzoek | |
Datum in dienst of datum uit dienst | custom_fields: startdatum of laatste werkdag | |
Functie, afdeling, locatie en leidinggevende | custom_fields van het item |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning