Identity en access management
Nmbrs koppelen met Google Workspace: Google-accounts per bedrijf vanuit de salarisadministratie
Met een koppeling tussen Nmbrs en Google Workspace krijgt een nieuwe medewerker in Nmbrs een Google-account met het domein en de organisatie-eenheid van zijn bedrijf, met functie en afdeling. Na de datum uit dienst wordt het account geschorst, en de licentie komt vrij zodra mail en bestanden zijn overgedragen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere bv's in Nmbrs, elk met een eigen e-maildomein in Google Workspace, maken accounts vaak met de hand aan. Bij veel in- en uitstroom en medewerkers die van locatie wisselen loopt dat achter, en geschorste accounts van vertrekkers blijven maandenlang licenties kosten.
- Iemand met de juiste Nmbrs-login geeft de koppeling eenmalig leestoegang tot de bedrijven.
- De salarisadministratie voert een nieuwe medewerker in Nmbrs in. KoppelHet maakt het Google-account aan in de organisatie-eenheid van het bedrijf, met het domein van dat bedrijf.
- Functie en afdeling bepalen de groepen, zoals de groep van de locatie en een groep per functie.
- Na de datum uit dienst schorst KoppelHet het account en draagt de bestanden over aan de leidinggevende.
- Na de afgesproken termijn verwijdert KoppelHet het account, zodat de licentie vrijkomt.
Waar je op let bij Nmbrs en Google Workspace
- Eén Nmbrs-omgeving bevat vaak meerdere bv's, en in Google heeft elke bv vaak een eigen domein. Het bedrijf in Nmbrs bepaalt daarom domein en organisatie-eenheid van het nieuwe account, zodat beleid en apps per bv kunnen verschillen.
- Google rekent een geschorst account af als een actief account. KoppelHet schorst direct na de datum uit dienst, maar verwijdert het account na een vaste termijn en na de overdracht van bestanden, zodat vertrekkers niet maandenlang licenties kosten.
- Personeelsnummers zijn in Nmbrs per bedrijf uniek. KoppelHet bewaart in Google het nummer met een bedrijfscode ervoor, zodat twee medewerkers met hetzelfde nummer bij verschillende bv's nooit op één account uitkomen.
- Een functiewissel geldt in Nmbrs per salarisperiode. De groepen in Google wisselen daarom op de eerste dag van die periode, niet op de dag dat de salarisadministratie de wijziging invoert.
- Komt een oud-medewerker terug, dan krijgt die in Nmbrs een nieuw dienstverband onder hetzelfde personeelsnummer. Is het Google-account nog geschorst, dan zet KoppelHet het weer aan; is het al verwijderd, dan komt er een nieuw account met hetzelfde adres.
- Zet KoppelHet het Google-adres terug in Nmbrs, dan kunnen meldingen uit Nmbrs naar dat adres gaan. Na vertrek is dat account geschorst, dus spreken we af dat HR voor vertrekkers een privéadres vastlegt voor de laatste loonstrook en de jaaropgaaf.
- De koppeling gebruikt de nieuwe koppelvorm van Nmbrs, die een eigen login op werkgeversniveau vraagt. Loopt de salarisadministratie via een administratiekantoor, dan geeft het kantoor de koppeling alleen toegang tot jullie bedrijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We gebruiken Nmbrs via ons administratiekantoor. Kan dat?
Ja. Het kantoor maakt een login op werkgeversniveau voor de koppeling; een algemene kantoorlogin werkt hier niet voor.
Hoe lang blijft een geschorst account bestaan?
Zo lang als jullie afspreken, bijvoorbeeld dertig dagen. In die tijd kan de leidinggevende nog bij mail en bestanden.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling leest geen salaris, BSN of bankgegevens uit Nmbrs.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (externalIds, name, primaryEmail, orgUnitPath, organizations, relations, suspended; delete na de termijn), groups en members, en de Data Transfer API voor Drive. Toegang via een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijf en personeelsnummer | externalIds (type organization) | Met bedrijfscode, want nummers zijn per bedrijf uniek |
Roepnaam | name.givenName | |
Achternaam volgens naamstelling | name.familyName | |
Naamgevingsregel met domein per bedrijf | primaryEmail | Kan terug naar het zakelijke e-mailadres in Nmbrs |
Bedrijf | orgUnitPath | |
Functie | organizations.title en groepen | |
Afdeling | organizations.department | |
Leidinggevende | relations (type manager) | |
Datum uit dienst | suspended = true, later verwijderen |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning