HaHR naar ITSM
Nmbrs HaloITSM koppeling: medewerkers per bedrijf in Halo en tickets bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Nmbrs en HaloITSM wordt elk bedrijf uit Nmbrs een klant in Halo en elke medewerker een gebruiker bij het juiste bedrijf, en maakt een nieuwe medewerker of een datum uit dienst in Nmbrs automatisch een ticket voor IT. Een vertrekker wordt na de laatste werkdag inactief, en wie later terugkomt, krijgt zijn oude Halo-gebruiker terug.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere bedrijven in Nmbrs, verloond via een payrollbureau, en één IT-afdeling die alles met HaloITSM bedient, horen van nieuwe collega's vaak via een planner of leidinggevende. Apparatuur van een vertrokken medewerker wordt pas gemist als de vervanger erom vraagt.
- De salarisadministratie voert een nieuwe medewerker in Nmbrs in, bij het bedrijf waar die in dienst komt.
- KoppelHet maakt de gebruiker aan in Halo, onder de klant die bij dat bedrijf hoort, met functie en afdeling.
- Er komt een onboardingticket op naam van de nieuwe gebruiker, met datum in dienst en bedrijf.
- Zodra de datum uit dienst in Nmbrs staat, komt er een offboardingticket voor tablet, telefoon en toegang.
- Na de laatste werkdag wordt de gebruiker inactief.
Waar je op let bij Nmbrs en HaloITSM
- Halo kent boven de site nog de klant. Elk bedrijf uit de Nmbrs-omgeving wordt een eigen klant in Halo, zodat IT tickets en uitgegeven apparatuur per werkmaatschappij kan rapporteren en doorbelasten.
- Personeelsnummer 17 kan in Nmbrs bij twee bedrijven bestaan. KoppelHet bewaart bedrijfscode en nummer samen in een eigen veld in Halo en zoekt daarop, omdat Halo bij een onbekende gebruiker altijd een nieuwe aanmaakt.
- Een medewerker die van de ene BV naar de andere overgaat, krijgt in Nmbrs een nieuw dienstverband bij het andere bedrijf. KoppelHet verhuist de bestaande Halo-gebruiker naar de nieuwe klant, zodat zijn tickets en apparatuur meegaan en er geen offboarding volgt.
- De datum uit dienst staat in Nmbrs vaak pas vast als de laatste verloning wordt voorbereid. Ligt die datum dan al binnen een week, dan komt het offboardingticket direct, met de datum in de titel.
- Functie en afdeling gelden in Nmbrs per salarisperiode. Een overstap per de volgende maand verandert de Halo-gebruiker pas als die periode begint.
- Werkt de salarisadministratie via een payrollbureau, dan geeft het bureau de koppeling toegang tot alleen de eigen bedrijven. In Halo komen dus nooit medewerkers van andere klanten van het bureau.
- Komt een oud-medewerker terug onder hetzelfde nummer bij hetzelfde bedrijf, dan zet KoppelHet zijn inactieve Halo-gebruiker weer actief. Zijn oude tickets en apparatuur staan er dan nog bij.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gebruiken we in Halo niet liever sites dan klanten voor onze BV's?
Dat kan ook. Gebruiken jullie de klant al voor iets anders, dan wordt elk bedrijf een site onder één klant. Dat leggen we in het ontwerp vast.
Staat het zakelijke e-mailadres in Nmbrs?
Niet altijd. Staat het er niet in, dan maakt KoppelHet de gebruiker zonder e-mailadres aan en vult IT het aan, of het komt later uit Entra ID.
Kan het payrollbureau de koppeling beheren?
Het bureau geeft alleen toegang tot de bedrijven. Beheer, logging en meldingen bij fouten liggen bij KoppelHet en jullie IT-afdeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen en een dagelijkse vergelijking. De SOAP API stopt in 2027.
- Naar Halo schrijven we via de Halo REST API met een API-applicatie (client credentials). POST /Client per bedrijf, POST /Users met client_id, site_id, department, title, customfields en inactive. GET /Users met client_id en includeinactive om een gebruiker terug te vinden. POST /Tickets met tickettype_id, user_id, client_id en summary. Ratelimiet 700 aanroepen per 300 seconden per tenant.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in HaloITSM | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijfscode + personeelsnummer | Eigen veld personeelsnummer (customfields) | Sleutel; het nummer alleen is per bedrijf uniek |
Bedrijf | client_id | Elk Nmbrs-bedrijf een klant in Halo |
Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | firstname en surname | |
Zakelijk e-mailadres | emailaddress | |
Functie | title | |
Afdeling | department | |
Datum in dienst | Onboardingticket: tickettype_id, user_id, client_id, summary | |
Datum uit dienst | Offboardingticket, daarna inactive = true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning