HR naar ITSM
Nmbrs Ivanti koppeling: medewerkers per bedrijf als employee in Ivanti Neurons for ITSM, met serviceverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Nmbrs en Ivanti Neurons for ITSM staat elke medewerker uit jullie Nmbrs-bedrijven als employee in Ivanti, met bedrijf, afdeling, functie en leidinggevende, en dient KoppelHet bij een nieuw dienstverband, een functiewissel of vertrek een serviceverzoek in uit het Ivanti-sjabloon. Wie onder hetzelfde personeelsnummer terugkomt, wordt in Ivanti dezelfde employee, weer actief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarisadministratie in Nmbrs voeren, vaak via een administratiekantoor, en de servicedesk in Ivanti Neurons for ITSM hebben, horen van een nieuwe collega pas als de leidinggevende eraan denkt. Bij meerdere bv's valt in Ivanti niet te zien bij welke werkmaatschappij iemand hoort, en vertrekkers blijven er als actieve employee in staan.
- De salarisadministratie voert de nieuwe medewerker in bij het juiste bedrijf in Nmbrs.
- Nmbrs meldt de wijziging; KoppelHet haalt medewerker, dienstverband, functie en afdeling op en maakt de employee in Ivanti aan.
- Binnen de afgesproken termijn voor de datum in dienst volgt het onboardingverzoek op naam van de nieuwe employee.
- Een functie- of afdelingswissel per de volgende periode wordt op de eerste dag van die periode doorgevoerd, met een wijzigingsverzoek.
- Bij een datum uit dienst komt het offboardingverzoek, en na de laatste werkdag wordt de employee inactief.
Waar je op let bij Nmbrs en Ivanti
- Personeelsnummers zijn in Nmbrs per bedrijf uniek, dus twee bv's kunnen allebei een nummer 15 hebben. KoppelHet zet de bedrijfscode voor het nummer op de employee in Ivanti, zodat het zoeken op personeelsnummer altijd één persoon oplevert.
- Een afdeling is in Ivanti een waarde uit één lijst voor de hele omgeving; in Nmbrs heeft elk bedrijf een eigen afdelingenlijst. Komt Inkoop bij twee bv's voor, dan maakt KoppelHet er twee waarden van met het bedrijf erbij, zodat toewijzing en rapportage per bv kloppen.
- Nmbrs legt functie en afdeling per salarisperiode vast. KoppelHet past de employee in Ivanti aan op de eerste dag van die periode en geeft die dag mee als startdatum van het wijzigingsverzoek, zodat rechten niet wijzigen op het moment dat de administratie typt.
- Komt een oud-medewerker terug, dan geeft Nmbrs hem een nieuw dienstverband onder hetzelfde nummer. KoppelHet zoekt de bestaande employee in Ivanti op en zet die weer op actief, zodat eerdere verzoeken en toegewezen middelen bij dezelfde persoon blijven; het onboardingverzoek verwijst naar die employee.
- Nmbrs kent van de leidinggevende een naam en e-mailadres. KoppelHet zoekt met dat adres de employee in Ivanti op en zet die als manager, ook als de leidinggevende bij een andere bv in dienst is.
- De datum uit dienst staat in Nmbrs vaak pas vast als de laatste verloning wordt voorbereid. Ligt die datum dan al binnen een week, dan dient KoppelHet het offboardingverzoek in Ivanti direct in in plaats van op de vaste termijn.
- Loopt de salarisadministratie via een administratiekantoor, dan geeft het kantoor de koppeling met een login op werkgeversniveau alleen toegang tot jullie bedrijven. Ivanti krijgt zo geen gegevens van andere klanten van het kantoor, en het kantoor hoeft niets aan IT door te geven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons administratiekantoor beheert Nmbrs. Wat moeten zij doen?
Eenmalig een login op werkgeversniveau aanmaken en toestemming geven voor jullie bedrijven. Daarna merkt het kantoor niets van de koppeling.
Gaan loon of BSN naar Ivanti?
Nee. De koppeling leest alleen persoons-, dienstverband- en organisatiegegevens.
Wat als een nieuwe medewerker nog geen werkadres heeft?
Dan zet KoppelHet de employee klaar zonder loginnaam en vult die aan zodra het adres in Nmbrs staat. Het onboardingverzoek wacht daar niet op.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- Naar Ivanti via de OData REST API (/api/odata/businessobject/employees, POST en PATCH op RecID; $filter op e-mailadres voor de manager; $top maximaal 100). Gevalideerde velden met _Valid. REST API-key in de header Authorization (rest_api_key=…).
- Serviceverzoeken via POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId uit de gepubliceerde sjablonen, strUserId (RecID van de employee), strCustomerLocation, parameters par-{RecID} en localOffset.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijfscode + personeelsnummer | Personeelsnummer op de employee | Nummers zijn in Nmbrs alleen per bedrijf uniek |
Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | Voornaam en achternaam | |
Zakelijk e-mailadres | E-mailadres en loginnaam | |
Functie (huidige periode) | Functietitel | |
Afdeling (huidige periode) | Afdeling, met het bedrijf erbij als de naam vaker voorkomt | |
Bedrijf | Locatie of eigen veld voor het bedrijf | |
Leidinggevende (e-mailadres) | Manager van de employee | |
Datum in dienst | Parameter startdatum van het onboardingverzoek | |
Datum uit dienst | Offboardingverzoek en status inactief |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning