HR naar ITSM

Nmbrs koppelen met Jira Service Management: klanten, Assets en onboardingverzoeken vanuit de salarisadministratie

Met een koppeling tussen Nmbrs en Jira Service Management staat elke medewerker uit Nmbrs als klant in het portaal en als medewerker in Assets, en maakt KoppelHet bij een nieuwe medewerker, functiewissel of datum uit dienst een verzoek aan van het juiste request type, namens die medewerker. Na de datum uit dienst trekt de koppeling de portaaltoegang in, en ziet IT in Assets welke hardware terug moet.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Wie in Nmbrs verloont en Jira Service Management voor IT gebruikt, met Assets voor laptops en telefoons, ziet nieuwe collega's pas als klant in het portaal als ze voor het eerst mailen. In Assets hangen laptops dan aan namen die niet meer kloppen.

De salarisadministratie legt een nieuwe medewerker vast in Nmbrs.
Nmbrs meldt de wijziging; KoppelHet haalt de medewerker op met bedrijf, afdeling, functie en datum in dienst.
De medewerker wordt klant in het portaal en lid van de organisatie van zijn bedrijf of afdeling.
In Assets komt een medewerkerobject met bedrijf, afdeling, functie en startdatum, zodat IT er hardware aan kan koppelen.
Na de datum uit dienst trekt KoppelHet de portaaltoegang in en zet het medewerkerobject op uit dienst.
Valt de startdatum binnen de afgesproken termijn, standaard vier weken, dan maakt KoppelHet een verzoek van het request type voor onboarding aan, namens de nieuwe klant, met startdatum, functie en manager in de velden.
Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsverzoek op; een week voor de laatste werkdag komt een offboardingverzoek voor laptop en toegang.

Heen: Klant in het portaal met naam en e-mail · Organisatie per bedrijf of afdeling · Medewerkerobject in Assets · Functie, afdeling en bedrijf · Portaaltoegang intrekken na vertrek · Onboardingverzoek van het request type voor onboarding, namens de nieuwe medewerker · Wijzigings- en offboardingverzoek

Waar je op let bij Nmbrs en Jira Service Management

Nmbrs meldt een nieuwe medewerker zodra de salarisadministratie hem vastlegt. Valt de startdatum dan al binnen de termijn, dan volgt het onboardingverzoek direct op die melding, namens de nieuwe klant.
Per BV kan een ander request type of een andere servicedesk gelden, bijvoorbeeld als een BV een eigen IT-partner heeft. KoppelHet kiest die op basis van het Nmbrs-bedrijf.
Wie binnen de groep naar een andere BV gaat, blijft in dienst. Het wordt een wijzigingsverzoek voor werkplek en rechten, geen offboarding en onboarding na elkaar.
Jira Service Management maakt een klant normaal pas aan als iemand voor het eerst mailt of het portaal opent. KoppelHet maakt nieuwe medewerkers vooraf aan uit Nmbrs, zodat ze op de eerste dag al in de juiste organisatie zitten en verzoeken van hun team kunnen zien.
Personeelsnummers zijn in Nmbrs per bedrijf uniek. In Assets gebruikt KoppelHet bedrijfscode en personeelsnummer samen als sleutel, zodat twee medewerkers met nummer 12 in verschillende BV's twee objecten blijven.
Functie en afdeling gelden in Nmbrs per salarisperiode. Een wissel per volgende maand verandert de organisatie in Jira Service Management pas als die periode begint.
Na vertrek kan een oud-medewerker nog verzoeken indienen, tenzij de portaaltoegang wordt ingetrokken. KoppelHet trekt die in op de dag na de datum uit dienst; eerdere verzoeken en de gekoppelde hardware in Assets blijven zichtbaar.
Assets heeft een eigen importingang voor externe bronnen, met een vast schema. KoppelHet levert de medewerkers uit Nmbrs daar aan, zodat hardware aan een medewerkerobject hangt en niet aan een losse naam die bij een huwelijk verandert.
KoppelHet leest Nmbrs met alleen leesrechten op medewerker- en dienstverbandgegevens. Salaris en BSN bereiken het platform niet en komen dus ook niet in Assets.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?

Ja. Een nieuwe medewerker levert een verzoek van jullie request type voor onboarding op, standaard vier weken voor de datum in dienst of direct als die dichterbij ligt, en een datum uit dienst een week vooraf een offboardingverzoek.

Moeten nieuwe collega's zich zelf aanmelden bij het portaal?

Nee. Ze staan er al als klant, in de organisatie van hun bedrijf of afdeling, zodra de salarisadministratie ze in Nmbrs vastlegt.

Wat gebeurt er met de laptop van een vertrekker?

Het medewerkerobject in Assets staat op uit dienst, met de hardware eraan. IT ziet zo wat er terug moet.

Werkt dit met meerdere BV's?

Ja. KoppelHet loopt alle bedrijven langs die jullie aanwijzen, en het bedrijf staat bij het medewerkerobject in Assets.

Hoe zit het met de AVG?

Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Salaris en BSN gaan niet naar Jira Service Management, en elke actie staat in de auditlogging.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Jira Service Management via de REST API onder /rest/servicedeskapi/ - POST customer (email en displayName), PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access en organization met users. Assets via de import source-API (schema-and-mapping, executions, data) met de scope import:import-configuration:cmdb.
Verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId en requestFieldValues (onder meer summary, startdatum en eigen velden), en raiseOnBehalfOf met het accountId van de klant die de koppeling heeft aangemaakt. De velden per request type haalt KoppelHet op via GET /rest/servicedeskapi/servicedesk/{serviceDeskId}/requesttype/{requestTypeId}/field. Een opmerking op een openstaand verzoek via POST /rest/servicedeskapi/request/{issueIdOrKey}/comment.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Nmbrs	Veld in Jira Service Management	Toelichting
`Bedrijfscode + personeelsnummer`	`Assets: medewerkernummer (sleutel)`	Uniek over alle BV's
`Voornaam, tussenvoegsel en achternaam`	`Klant: displayName`
`Zakelijk e-mailadres`	`Klant: email`
`Bedrijf of afdeling`	`Organisatie`	Naar keuze
`Bedrijf`	`Assets: bedrijf`
`Afdeling`	`Assets: afdeling`
`Functie`	`Assets: functie`
`Leidinggevende`	`Assets: manager (verwijzing)`
`Datum in dienst en datum uit dienst`	`Assets: start, einde en status`
`Indiensttreding, wijziging of vertrek`	`requestTypeId`	Request type voor onboarding, wijziging of offboarding
`Klant die de koppeling aanmaakte`	`raiseOnBehalfOf (accountId)`	Het verzoek staat op naam van de medewerker
`Datum in dienst of datum uit dienst`	`requestFieldValues: startdatum of laatste werkdag`
`Functie en leidinggevende`	`requestFieldValues: functie en manager`
`Afdeling of locatie`	`Servicedesk en queue van het request type`

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: Nmbrs → Jira Service Management · Eén richting
Wanneer: De salarisadministratie legt in Nmbrs een nieuwe medewerker, een wijziging in afdeling of functie, of een datum uit dienst vast
Frequentie: Kort na een melding uit Nmbrs, plus een dagelijkse vergelijking per bedrijf
Wat gaat er over: Klant in het portaal met naam en e-mail
Organisatie per bedrijf of afdeling
Medewerkerobject in Assets
Functie, afdeling en bedrijf
Portaaltoegang intrekken na vertrek
Onboardingverzoek van het request type voor onboarding, namens de nieuwe medewerker
Wijzigings- en offboardingverzoek
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling