HR naar ITSM
Nmbrs ServiceDesk Plus koppeling: medewerkers per bedrijf als gebruiker in ManageEngine ServiceDesk Plus, met aanvragen bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Nmbrs en ManageEngine ServiceDesk Plus staat elke medewerker uit jullie Nmbrs-bedrijven als gebruiker in ServiceDesk Plus, met bedrijf als site, afdeling, functie en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuw dienstverband, een functiewissel of vertrek een aanvraag aan uit jullie sjabloon. De bedrijfscode staat voor het personeelsnummer, zodat medewerkers van verschillende bv's nooit samenvallen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere bv's in Nmbrs en een servicedesk in ManageEngine ServiceDesk Plus horen van in- en uitdiensttredingen vaak via de salarisadministratie of een administratiekantoor, per mail en soms pas na de eerste loonrun. In ServiceDesk Plus is dan niet te zien bij welke bv een aanvrager hoort.
- De salarisadministratie voert de nieuwe medewerker in bij het juiste bedrijf in Nmbrs.
- Nmbrs meldt de wijziging; KoppelHet maakt de gebruiker in ServiceDesk Plus aan in de site van het bedrijf en de juiste afdeling.
- Binnen de afgesproken termijn voor de datum in dienst volgt de onboardingaanvraag, met de groep van dat bedrijf.
- Een wissel van functie of afdeling per de volgende periode geeft op de eerste dag van die periode een wijzigingsaanvraag.
- Bij een datum uit dienst komt de offboardingaanvraag, met het afsluiten van de gebruiker als taak.
Waar je op let bij Nmbrs en ManageEngine ServiceDesk Plus
- In ServiceDesk Plus hangt een afdeling onder een site, en in Nmbrs hangen afdelingen onder een bedrijf. Die structuur past één op één. KoppelHet maakt van elk Nmbrs-bedrijf een site, zodat twee bv's elk een eigen afdeling Planning houden zonder dat namen botsen.
- Nmbrs nummert medewerkers per bedrijf. Omdat employee_id in ServiceDesk Plus als unieke sleutel bedoeld is, zet KoppelHet de bedrijfscode ervoor; een overstap naar een andere bv wordt zo een wijziging van dezelfde gebruiker in plaats van een nieuwe.
- Per bv kan een ander team de laptop klaarzetten. KoppelHet vult de groep van de aanvraag op basis van het Nmbrs-bedrijf, zodat de onboarding meteen bij het juiste team ligt.
- Functie en afdeling gelden in Nmbrs per salarisperiode. Een wissel per volgende maand komt daarom op de eerste dag van die maand in ServiceDesk Plus, met die dag als uiterste datum van de wijzigingsaanvraag.
- Nmbrs geeft van de leidinggevende een e-mailadres. KoppelHet zoekt daarmee de gebruiker in ServiceDesk Plus op en vult reporting to; bestaat die gebruiker nog niet, dan wordt hij eerst aangemaakt, ook als hij bij een andere bv werkt.
- De ServiceDesk Plus-API laat de status van een gebruiker niet wijzigen. Vertrekt iemand, dan maakt KoppelHet de offboardingaanvraag met een taak om de gebruiker af te sluiten. Komt hij later terug onder hetzelfde Nmbrs-nummer, dan vindt KoppelHet dezelfde gebruiker weer.
- Nmbrs stopt per 1 maart 2027 met de oude SOAP-koppelvorm. Deze koppeling gebruikt de REST API met een login op werkgeversniveau; een administratiekantoor geeft daarmee alleen toegang tot de bedrijven van deze organisatie.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons administratiekantoor beheert Nmbrs. Moeten zij iets doen?
Alleen eenmalig een login op werkgeversniveau aanmaken en toestemming geven voor jullie bedrijven.
Gaan loon of BSN naar ServiceDesk Plus?
Nee. De koppeling leest alleen persoons-, dienstverband- en organisatiegegevens.
Werkt dit ook met ServiceDesk Plus on-premise?
Ja, vanaf build 11000. Oudere builds hebben een andere API voor aanvragers die na de upgrade niet meer werkt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen en een dagelijkse vergelijking.
- ServiceDesk Plus Cloud via OAuth 2.0 van Zoho (EU: sdpondemand.manageengine.eu) en /api/v3/requesters; on-premise vanaf build 11000 via /api/v3/users met de header authtoken. Gebruikersvelden employee_id, name (verplicht), email_id, login_name, jobtitle, department (met site), reporting_to; status alleen-lezen, verwijderen met DELETE.
- Aanvragen via POST /api/v3/requests met input_data (JSON); subject verplicht, verder requester (email_id), template, group, site, due_by_time in milliseconden en udf_fields.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijfscode + personeelsnummer | employee_id | Nummers zijn in Nmbrs alleen per bedrijf uniek |
Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | first_name, middle_name, last_name en name | |
Zakelijk e-mailadres | email_id en login_name | |
Functie (huidige periode) | jobtitle | |
Bedrijf | site | |
Afdeling (huidige periode) | department binnen de site | |
Leidinggevende (e-mailadres) | reporting_to | |
Datum in of uit dienst | due_by_time van de aanvraag | |
Bedrijf van de medewerker | group van de aanvraag |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning