Accounts in applicaties
Nmbrs Salesforce koppeling: Nederlandse medewerkers uit Nmbrs als Salesforce-gebruiker
Met een koppeling tussen Nmbrs en Salesforce krijgt elke nieuwe sales- of servicemedewerker van jullie Nederlandse bedrijven in Nmbrs automatisch een Salesforce-gebruiker met profiel, rol en manager. Gaat iemand uit dienst, dan wordt de gebruiker op die datum gedeactiveerd en komt de licentie vrij, ook als de rest van de Salesforce-omgeving wereldwijd wordt beheerd.
Wat de koppeling doet
Internationale bedrijven met Nederlandse bv's in Nmbrs en één wereldwijde Salesforce-omgeving die het hoofdkantoor beheert, vragen een Salesforce-gebruiker voor een nieuwe Nederlandse collega vaak aan met een ticket bij een team in het buitenland. Tussen indiensttreding en een werkende gebruiker zitten soms dagen, en een vertrek valt pas op bij een periodieke controle.
- Het administratiekantoor of HR voert de nieuwe medewerker in Nmbrs in, in het juiste bedrijf.
- Nmbrs meldt de wijziging en KoppelHet leest medewerker, dienstverband, functie en afdeling.
- Hoort de functie bij Salesforce, dan maakt KoppelHet de gebruiker aan met profiel, rol, manager en Nederlandse taal- en tijdinstellingen.
- Een functie- of afdelingswissel past profiel en rol aan zonder tussenkomst van het hoofdkantoor.
- Op de datum uit dienst wordt de gebruiker gedeactiveerd; zijn klanten en kansen blijven op zijn naam staan tot ze worden overgedragen.
Waar je op let bij Nmbrs en Salesforce
- Een Salesforce-omgeving van een internationaal bedrijf bevat gebruikers uit veel landen, terwijl Nmbrs alleen de Nederlandse bedrijven kent. KoppelHet beheert alleen gebruikers met een Nmbrs-personeelsnummer en laat collega's uit andere landen en de beheerders van het hoofdkantoor ongemoeid.
- Personeelsnummers zijn in Nmbrs per bedrijf uniek, dus nummer 1001 kan in beide BV's voorkomen. In Salesforce krijgt het nummer daarom een voorvoegsel per bedrijf en gaat de bedrijfsnaam mee, zodat de koppeling nooit de verkeerde gebruiker bijwerkt.
- Gaat een accountmanager over naar de andere BV, dan is dat in Nmbrs een uitdiensttreding en een nieuwe indiensttreding. Een nieuwe Salesforce-gebruiker zou een tweede licentie kosten en zijn klanten bij de oude gebruiker achterlaten. KoppelHet herkent de overstap en werkt de bestaande gebruiker bij met het nieuwe nummer en bedrijf.
- De naamstelling in Nmbrs bepaalt of iemand de eigen naam of die van de partner gebruikt. Verandert die, dan past KoppelHet de achternaam in Salesforce aan maar laat de gebruikersnaam staan, omdat Salesforce een nieuw e-mailadres pas na bevestiging overneemt.
- Functienamen in Nmbrs zijn vaak ingericht voor de loonstrook en de cao, met een code ervoor. Een vertaaltabel zet ze om naar een functietitel en een profiel in Salesforce; een functie zonder regel komt op een lijst in plaats van een standaardprofiel te krijgen.
- Nmbrs kent van de leidinggevende zijn nummer en naam, maar niet zijn Salesforce-gebruiker. KoppelHet zoekt die op via het personeelsnummer; werkt de leidinggevende bij het hoofdkantoor en staat hij niet in Nmbrs, dan geldt een vaste manager per afdeling die jullie opgeven.
- Nmbrs bevat BSN, salaris en bankgegevens. De koppeling leest alleen medewerker- en dienstverbandgegevens met een eigen login op werkgeversniveau, zodat er geen salarisgegevens in het CRM belanden.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet het hoofdkantoor iets doen voor deze koppeling?
Eenmalig: een integratiegebruiker en connected app in Salesforce aanmaken, en de profielen en rollen kiezen die de Nederlandse collega's krijgen. Daarna loopt het zonder tickets.
Kan het administratiekantoor de koppeling per ongeluk aanzetten?
Een medewerker die het kantoor invoert, wordt alleen een Salesforce-gebruiker als de functie in de vertaaltabel staat. Een testinvoer of een functie zonder Salesforce levert dus geen gebruiker of licentie op.
Gaan de collega's in andere landen ook via deze koppeling?
Nee, die staan niet in Nmbrs. Komen die uit een wereldwijd HR-systeem, dan kan dat later als uitbreiding een tweede bron worden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf, met webhooks bij wijzigingen. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- Naar Salesforce schrijven we via de REST API op het object User, met een connected app (OAuth 2.0) en een integratiegebruiker met Manage Users. Verplicht bij aanmaken onder meer Username (uniek over alle Salesforce-omgevingen), Alias (maximaal 8 tekens), Email, LastName, ProfileId, TimeZoneSidKey (Europe/Amsterdam), LocaleSidKey (nl_NL), LanguageLocaleKey en EmailEncodingKey. EmployeeNumber maximaal 20 tekens.
- Bij vertrek IsActive = false; weigert Salesforce dat, dan UserLogin.IsFrozen = true en een melding aan de beheerder.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Salesforce | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijf en personeelsnummer | EmployeeNumber | Met een voorvoegsel per bedrijf |
Roepnaam | FirstName | |
Achternaam volgens naamstelling | LastName | |
Zakelijk e-mailadres | Email en Username | |
Roepnaam + achternaam (ingekort) | Alias | |
Functie | Title, ProfileId en permission sets | Via een vertaaltabel; Nmbrs-codes eruit |
Afdeling | Department en UserRoleId | |
Bedrijf | CompanyName | |
Leidinggevende | ManagerId | Opgezocht via het personeelsnummer van de leidinggevende |
Datum uit dienst | IsActive |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning