Payroll naar finance
Nmbrs SAP Concur koppeling: declaraties als variabele looncomponent in de juiste periode
Met een koppeling tussen Nmbrs en SAP Concur komen goedgekeurde declaraties uit Concur automatisch als variabele looncomponent bij de medewerker in Nmbrs, in de lopende salarisperiode en op de kostenplaats van de declaratie. Concur hoort terug welke declaraties in Nmbrs staan, zodat niemand een overzicht hoeft na te lopen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Nmbrs verlonen en voor reizen en onkosten SAP Concur gebruiken, krijgen de goedgekeurde declaraties vaak als Excel-export bij de salarisadministratie. Die voert ze per medewerker in als looncomponent, en een declaratie die tussen export en salarisrun wordt goedgekeurd, wacht tot de maand erna.
- De medewerker declareert in Concur en de goedkeuring loopt daar, zoals nu.
- KoppelHet haalt de declaraties op die klaarstaan, bewaart ze en meldt de ontvangst aan Concur.
- Van elke declaratie tellen alleen de uitgaven die de medewerker zelf heeft betaald.
- KoppelHet zoekt het Nmbrs-bedrijf van de medewerker en zet de bedragen als variabele looncomponent in de lopende periode, met kostenplaats en een verwijzing naar de declaratie.
- Na een geslaagde aanlevering bevestigt KoppelHet in Concur dat de declaratie is verwerkt.
Terug: Declaratiebedragen als variabele looncomponent
Waar je op let bij Nmbrs en SAP Concur
- Een declaratie verdwijnt uit de wachtrij van de Concur-koppeling zodra de ontvangst is bevestigd, en Concur vraagt die bevestiging direct na het ophalen. KoppelHet legt de declaratie dus eerst vast in zijn eigen log. Mislukt de aanlevering aan Nmbrs daarna, dan staat de declaratie nog in KoppelHet en niet alleen in een wachtrij die al leeg is.
- Concur geeft per uitgave aan hoe die is betaald. Een hotel op de creditcard van de zaak is al afgerekend; een treinkaartje met eigen geld niet. Alleen dat laatste soort uitgave komt als looncomponent in Nmbrs.
- Nmbrs neemt een variabele looncomponent voor een periode vóór de lopende periode van het bedrijf alleen aan in een onbeschermde modus, en weigert hem anders. KoppelHet gebruikt die modus niet en boekt een late declaratie in de lopende periode, zodat een afgesloten salarisperiode dicht blijft.
- Een looncomponent in Nmbrs kan een eigen kostenplaats en kostendrager hebben. KoppelHet geeft de kostenplaats uit de declaratie mee, zodat een reis voor een ander team ook in het loonjournaal op dat team staat en niet op de afdeling van de medewerker.
- Looncomponenten hebben in Nmbrs een nummer per bedrijf. Werkt de organisatie met meerdere Nmbrs-bedrijven onder één Concur-omgeving, dan legt KoppelHet per bedrijf vast welke code bij welke soort uitgave hoort.
- Het commentaarveld van een looncomponent in Nmbrs krijgt het nummer van de Concur-declaratie. De salarisadministratie ziet zo bij elk bedrag waar het vandaan komt, zonder in Concur te hoeven zoeken.
- Nmbrs zet de SOAP API, waarmee looncomponenten nu worden aangeleverd, per 1 maart 2027 uit. KoppelHet stapt over op de REST API; voor Concur en voor de salarisadministratie verandert daardoor niets.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen declaraties met de bedrijfscreditcard ook in Nmbrs?
Nee. Die zijn al betaald door de werkgever. Alleen uitgaven die de medewerker zelf heeft voorgeschoten, worden via de salarisrun terugbetaald.
Wat als een declaratie na de salarisrun wordt goedgekeurd?
Dan komt hij in de volgende periode. KoppelHet boekt nooit terug in een periode die Nmbrs al heeft afgesloten.
Maakt de koppeling ook Concur-gebruikers aan vanuit Nmbrs?
Niet in de eerste versie. Concur heeft daar een SCIM-API voor, dus dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP Concur via de Financial Integration Service v4 - GET /financialintegration/fi/v4/companies/transactiontypes/expense/transactions voor documenten met docStatus READY, POST .../acknowledgements, en POST .../postingconfirmations met overallPostingStatusCode success of error en systemMessages. Velden onder meer employee.employeeId, entryApprovedAmount, reportEntryPaymentTypeCode en de allocation per regel. Scope FISVC met een company-level access token.
- Nmbrs via de SOAP EmployeeService - WageComponentVar_InsertCurrent voor de lopende periode, of WageComponentVar_Insert_Batch met EmployeeId, Code, Value, CostCenterId, CostUnitId en Comment per regel plus Period, Year en UnprotectedMode (altijd false). De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in SAP Concur | Toelichting |
|---|---|---|
employee.employeeId (Concur) | EmployeeId in Nmbrs | Via het personeelsnummer per Nmbrs-bedrijf |
Soort uitgave | Code van de looncomponent | Vertaaltabel per Nmbrs-bedrijf |
entryApprovedAmount (eigen betaling) | Value | |
Kostenplaats van de declaratie | CostCenterId | Leeg laten geeft de standaardkostenplaats van de medewerker |
docId | Comment | |
Lopende periode van het bedrijf | Period en Year |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning