HR naar ITSM
Nmbrs koppelen met ServiceNow: medewerkers per bedrijf en onboardingverzoeken in ServiceNow
Met een koppeling tussen Nmbrs en ServiceNow staan de medewerkers uit alle Nmbrs-bedrijven als gebruiker in ServiceNow, met bedrijf, afdeling, functie en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe medewerker, functiewissel of datum uit dienst een verzoek aan in de servicecatalogus van ServiceNow. Het onboardingverzoek staat op naam van de nieuwe medewerker, met startdatum, bedrijf en leidinggevende, en een vertrekker wordt na de datum uit dienst inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere bv's in Nmbrs en een gedeelde servicedesk in ServiceNow voor IT, facilitair en HR-vragen zien nieuwe medewerkers pas weken later in ServiceNow, en vertrekkers blijven er actief. Bestaat dezelfde afdelingsnaam bij meerdere bv's, dan kloppen rapportages per afdeling niet.
- Iemand met de juiste Nmbrs-login geeft de koppeling eenmalig leestoegang tot de bedrijven.
- Bedrijven en afdelingen gaan eerst naar ServiceNow, elk met een code per bedrijf.
- Daarna volgen de medewerkers. ServiceNow werkt bestaande gebruikers bij op bedrijf en personeelsnummer.
- Een functie- of afdelingswijziging gaat in op de eerste dag van de salarisperiode waarin hij geldt.
- Na de datum uit dienst wordt de gebruiker inactief. Bij terugkeer onder hetzelfde nummer wordt hij weer actief.
- Voor een nieuwe medewerker bestelt KoppelHet het onboardingitem uit de servicecatalogus, op naam van de nieuwe gebruiker en met het bedrijf als variabele.
- Een functie- of afdelingswijziging levert een wijzigingsverzoek op, een datum uit dienst een offboardingverzoek een week voor de laatste werkdag.
Waar je op let bij Nmbrs en ServiceNow
- Een salarisadministratie voert een nieuwe medewerker in Nmbrs soms pas kort voor de eerste loonrun in. Staat de startdatum dan al binnen de termijn, dan komt het onboardingverzoek direct; hoe eerder de administratie invoert, hoe meer tijd IT heeft.
- Omdat een functiewissel in Nmbrs per salarisperiode ingaat, krijgt het wijzigingsverzoek voor rechten en middelen de eerste dag van die periode als gewenste datum.
- Een oud-medewerker die terugkomt onder hetzelfde personeelsnummer krijgt een nieuw onboardingverzoek, want het is een nieuw dienstverband. Het verzoek verwijst naar de bestaande gebruiker, die weer actief wordt.
- Personeelsnummers zijn in Nmbrs uniek per bedrijf, niet over de hele omgeving. ServiceNow werkt gebruikers bij op één sleutel, dus KoppelHet zet de bedrijfscode voor het nummer, zodat twee medewerkers met nummer 1001 twee gebruikers blijven.
- Afdelingen zijn in Nmbrs lijsten per bedrijf, en dezelfde naam komt bij meerdere bv's voor. KoppelHet maakt in ServiceNow per bedrijf een eigen afdeling, zodat rapporten en toewijzing per bv kloppen.
- Een functie- of afdelingswijziging geldt in Nmbrs per salarisperiode, niet per dag. KoppelHet voert haar in ServiceNow door op de eerste dag van die periode.
- Een terugkerende medewerker krijgt in Nmbrs een nieuw dienstverband onder hetzelfde personeelsnummer. KoppelHet zet de bestaande gebruiker in ServiceNow weer actief, zodat eerdere tickets en uitgeleende spullen bij dezelfde persoon blijven.
- Nmbrs kent van een leidinggevende een nummer, naam en e-mailadres. KoppelHet zoekt de manager in ServiceNow op e-mailadres, zodat ook een leidinggevende die bij een andere bv in dienst is, goedkeuringen krijgt.
- De koppeling gebruikt de nieuwe koppelvorm van Nmbrs, omdat de oude op 1 maart 2027 stopt. Daarvoor is een login op werkgeversniveau nodig; loopt de salarisadministratie via een administratiekantoor, dan maakt het kantoor die aan.
- De koppeling leest in Nmbrs alleen persoons-, dienstverband- en organisatiegegevens. Loon, BSN en bankgegevens komen niet in ServiceNow.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. KoppelHet bestelt bij een nieuwe medewerker het onboardingitem uit jullie servicecatalogus en bij een datum uit dienst het offboardingitem, een week vooraf. Per bv kan een ander item of team gelden.
We gebruiken Nmbrs via ons administratiekantoor. Kan dat?
Ja. Het kantoor maakt een login op werkgeversniveau voor de koppeling; een algemene kantoorlogin werkt hier niet voor.
Krijgen medewerkers zonder computer ook een gebruiker?
Dat bepalen jullie. Ook zonder eigen computer kan een medewerker via het portaal een melding doen, dus vaak nemen we iedereen mee.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- Naar ServiceNow schrijven we via de Import Set API (insertMultiple) naar staging tables met transform maps en coalesce op employee_number; met run_after worden core_company en cmn_department vóór sys_user verwerkt.
- Tickets via de Service Catalog API: POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met de catalogusvariabelen in variables en de gebruiker in sysparm_requested_for. Dat levert een request (REQ) met een requested item (RITM) op; de flow van het catalogusitem maakt de catalog tasks (sc_task) per toewijzingsgroep. Een notitie op een openstaand verzoek gaat via de Table API op sc_req_item. KoppelHet bewaart per medewerker het RITM-nummer per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijf en personeelsnummer | employee_number | Bedrijfscode voor het nummer; sleutel voor bijwerken |
Roepnaam | first_name | |
Achternaam volgens naamstelling | last_name | |
Zakelijk e-mailadres | email | |
Functie | title | |
Afdeling | department (cmn_department) | Per bedrijf, met bedrijfscode |
Bedrijf | company (core_company) | |
Leidinggevende (e-mailadres) | manager (sys_user) | |
Datum uit dienst | active = false | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Catalogusitem voor onboarding, wijziging of offboarding | Per gebeurtenis een eigen item, gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde gebruiker | sysparm_requested_for | Het verzoek staat op naam van de nieuwe medewerker |
Datum in dienst of datum uit dienst | Variabele startdatum of laatste werkdag | |
Leidinggevende (e-mailadres) | Variabele manager (verwijzing naar sys_user) | |
Bedrijf | Variabele locatie (cmn_location) | |
Functie | Variabele functie | |
Afdeling of team | Toewijzingsgroep van de catalog tasks | Via de flow van het catalogusitem |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning