HR naar ITSM
Nmbrs koppelen met SysAid: eindgebruikers per bv en verzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Nmbrs en SysAid staat elke medewerker uit Nmbrs als eindgebruiker in SysAid, onder de company van zijn bv en met afdeling, functie en manager, en maakt KoppelHet bij een nieuwe medewerker of datum uit dienst een verzoek aan in SysAid. Vertrekkers worden na de laatste werkdag uitgeschakeld, zodat hun eerdere verzoeken blijven staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Nmbrs verlonen en SysAid voor hun IT-servicedesk gebruiken, werken eindgebruikers vaak bij met een import uit Excel. Wie tussen twee imports begint, kan zich niet aanmelden in het portaal en belt de servicedesk.
- Nmbrs meldt een wijziging; KoppelHet haalt de medewerker op met bedrijf, afdeling, functie en leidinggevende.
- De company van het Nmbrs-bedrijf wordt in SysAid opgezocht of aangemaakt.
- KoppelHet maakt of werkt de eindgebruiker bij.
- Binnen de afgesproken termijn voor de startdatum volgt een verzoek voor laptop en accounts.
- Een datum uit dienst levert een offboardingverzoek op; na die datum wordt de eindgebruiker uitgeschakeld.
Waar je op let bij Nmbrs en SysAid
- Elk Nmbrs-bedrijf wordt een company in SysAid, aangemaakt via het companies-endpoint als die nog ontbreekt. Een nieuwe bv in Nmbrs staat dan zonder handwerk in SysAid zodra de eerste medewerker eronder valt.
- Afdelingen heten in Nmbrs per bv vaak hetzelfde, zoals Administratie. Omdat de SysAid-API geen afdelingen aanmaakt, houdt KoppelHet per bv een vertaaltabel naar het departmentId bij en waarschuwt bij een onbekende afdeling.
- SysAid heeft geen veld voor een personeelsnummer, en in Nmbrs is dat nummer per bv uniek. KoppelHet koppelt daarom de combinatie van bedrijfscode en nummer aan het SysAid-ID, zodat medewerker 12 van twee bv's twee eindgebruikers blijft.
- Een afdelings- of functiewissel staat in Nmbrs vanaf een salarisperiode. KoppelHet past de eindgebruiker in SysAid aan op de eerste dag van die periode, niet op de dag dat de administratie het invoert.
- Komt een oud-medewerker terug bij dezelfde bv, dan zet KoppelHet de uitgeschakelde eindgebruiker weer aan in plaats van een nieuwe te maken. Een nieuwe eindgebruiker zou bovendien meetellen in het quotum van SysAid.
- Het verzoek in SysAid staat met requestUser op naam van de nieuwe medewerker en krijgt de startdatum als dueDate. Per bv kan een andere assignedGroup gelden, bijvoorbeeld als een bv een eigen IT-leverancier heeft.
- De dagelijkse vergelijking van alle bv's kan veel aanroepen kosten. KoppelHet vraagt eindgebruikers in pagina's van 500 op en houdt de grens van 1.000 aanroepen per vijf minuten aan.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met meerdere bv's?
Ja. Elk Nmbrs-bedrijf wordt een company in SysAid, met eigen afdelingen en desgewenst een eigen supportgroep.
Gaat er loon of BSN naar SysAid?
Nee. KoppelHet leest alleen medewerker-, dienstverband- en bedrijfsgegevens.
Wat als de afdeling nog niet in SysAid bestaat?
Dan maakt KoppelHet de eindgebruiker zonder afdeling aan en krijgt jullie beheerder een melding om de afdeling toe te voegen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- SysAid via https://{account}.sysaidit.com/connect/v1 met een access token (POST /v1/access-tokens). Companies via GET en POST /companies; eindgebruikers via GET /end-users (limit 500, offset), POST /end-users en PATCH /end-users/{id} met version en isDisabled.
- Verzoeken via POST /service-records met type request, title, description, requestUser, assignedGroup en dueDate. Bij 429 wacht KoppelHet tot X-RateLimit-Reset.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in SysAid | Toelichting |
|---|---|---|
Zakelijk e-mailadres | userName en userEmail | |
Bedrijfscode + personeelsnummer | Bewaard in KoppelHet bij het SysAid-ID | Uniek over alle bv's |
Voornaam | firstName | |
Tussenvoegsel + achternaam | lastName | |
Functie | jobTitle | |
Bedrijf | companyId | |
Afdeling | departmentId | Vertaaltabel per bedrijf |
Leidinggevende | managerId | |
Datum uit dienst | isDisabled = true | |
Nieuwe medewerker of vertrek | Service record type request, assignedGroup per bedrijf |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning