HR naar ITSM
Nmbrs Zendesk koppeling: medewerkers per bedrijf in de interne servicedesk, met een taak bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Nmbrs en Zendesk komt elke medewerker uit Nmbrs als eindgebruiker in jullie interne Zendesk, bij de organisatie van zijn Nmbrs-bedrijf, en krijgt IT een taak met vervaldatum zodra een dienstverband begint of eindigt. Functie en afdeling volgen Nmbrs per salarisperiode, en een vertrekker wordt opgeschort in plaats van verwijderd.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere bv's in één Nmbrs-omgeving die Zendesk als interne servicedesk voor IT- en HR-vragen gebruiken, horen van nieuwe collega's vaak via een los bericht van de leidinggevende. In Zendesk staat niet bij welke bv iemand hoort, terwijl dat nodig is als laptopkosten per bv worden doorbelast.
- De salarisadministratie maakt in Nmbrs een medewerker met dienstverband aan in het juiste bedrijf.
- Nmbrs meldt de wijziging; KoppelHet haalt medewerker, dienstverband, functie en afdeling op.
- In Zendesk komt de medewerker als eindgebruiker bij de organisatie van zijn bedrijf.
- Voor de datum in dienst krijgt IT een onboardingtaak; bij een datum uit dienst volgt een offboardingtaak.
- Na de laatste werkdag schort KoppelHet de gebruiker op.
Waar je op let bij Nmbrs en Zendesk
- Personeelsnummers zijn in Nmbrs alleen binnen een bedrijf uniek, terwijl de externe sleutel in Zendesk voor het hele account geldt. KoppelHet zet het bedrijfsnummer voor het personeelsnummer, zodat nummer 12 van de ene BV nooit de gebruiker van de andere BV overschrijft.
- Elk bedrijf in de Nmbrs-omgeving wordt een organisatie in Zendesk. De servicedesk kan zo per BV rapporteren en laptops aan de juiste BV doorbelasten.
- Functie en afdeling gelden in Nmbrs per salarisperiode. Wordt een wissel per volgende maand ingevoerd, dan past KoppelHet de gebruiker in Zendesk pas aan als die periode begint.
- Bij het begin van een jaar of na een reorganisatie wijzigt Nmbrs soms voor honderden medewerkers tegelijk de afdeling. Zendesk staat per gebruiker maar enkele wijzigingen per minuut toe, dus KoppelHet bundelt zo'n golf in blokken van honderd als achtergrondtaak.
- Het zakelijke e-mailadres staat niet bij elke Nmbrs-klant in Nmbrs. Zonder adres kan Zendesk de collega niet herkennen als hij mailt; KoppelHet haalt het adres dan uit Entra ID of Google Workspace, of wacht met de gebruiker tot het adres er is.
- De datum uit dienst staat in Nmbrs vaak pas vast vlak voor de laatste verloning. De offboardingtaak krijgt die datum als vervaldatum en komt direct als de termijn al korter is dan afgesproken.
- Loopt de verloning via een payrollbureau, dan geeft het bureau de koppeling in Nmbrs alleen toegang tot jullie bedrijven. Het bureau hoeft niets naar de servicedesk te sturen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook als ons payrollbureau Nmbrs beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling leestoegang tot jullie bedrijven. Verder verandert er voor het bureau niets.
Gaan er salarisgegevens naar Zendesk?
Nee. Alleen naam, werkadres, bedrijf, functie en afdeling. Loon, BSN en loonstroken blijven in Nmbrs.
Wat als iemand van de ene BV naar de andere gaat?
Dan eindigt in Nmbrs het ene dienstverband en begint het andere. KoppelHet herkent dat als overstap: de gebruiker verhuist naar de andere organisatie en er komt geen offboardingtaak.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerkers, dienstverbanden en bedrijven, met webhooks bij wijzigingen en een dagelijkse vergelijking. De SOAP API stopt in 2027.
- Naar Zendesk schrijven we via de Users API (create_or_update met skip_verify_email; create_or_update_many met maximaal 100 gebruikers per aanroep als achtergrondtaak, maximaal 30 tegelijk). Update User en Create Or Update User zijn begrensd op 5 aanvragen per minuut per gebruiker. Organisaties via create_or_update op external_id, taken via de Tickets API met type task en due_at.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Zendesk | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijfsnummer + personeelsnummer | external_id | Uniek per Zendesk-account, ook bij gelijke nummers in twee BV's |
Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | name | |
Zakelijk e-mailadres | email | |
Bedrijf | organization (external_id = bedrijfs-id) | |
Functie (per periode) | user_fields: functie | |
Afdeling (per periode) | user_fields: afdeling (dropdown) | |
Startdatum dienstverband | Ticket type task met due_at | |
Einddatum dienstverband | Offboardingtaak en daarna suspended = true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning