Payroll koppeling
Officient ADP iHCM koppeling: Nederlands loon en vertrek uit Exact Officient naar ADP iHCM
Een koppeling tussen Officient en ADP iHCM zet loonwijzigingen en de uitdienstdatum van medewerkers die in Exact Officient onder de Nederlandse registratie vallen door naar ADP iHCM. Payroll typt die wijzigingen dan niet meer over; een nieuwe medewerker eerst aanmaken in ADP blijft werk van payroll.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Exact Officient gebruiken voor medewerkers in België en Nederland, en de Nederlandse lonen bij ADP iHCM laten verwerken, zetten een loonsverhoging voor Nederlanders met de hand in ADP.
- HR legt in Officient een nieuw loon of een uitdienstdatum vast.
- Officient meldt de wijziging met het ID van de medewerker; KoppelHet haalt de loonhistorie en het dienstverband op.
- Een nieuw loon met Nederlandse registratie gaat als salariswijziging naar ADP.
- Een laatste dag van het dienstverband start de beëindiging in ADP; een heractivering annuleert die.
- Afwijkingen staan in een overzicht voor payroll.
Waar je op let bij Officient en ADP iHCM
- Een loon in Officient draagt een land van registratie, zoals BE of NL. KoppelHet stuurt alleen lonen met registratie NL naar ADP iHCM, zodat Belgische medewerkers in dezelfde Officient-omgeving buiten de koppeling blijven.
- De loonhistorie in Officient bevat per periode een begin- en einddatum en het basisbedrag. KoppelHet stuurt elke nieuwe periode als salariswijziging met de begindatum als ingangsdatum, en controleert eerst of die niet vóór de start van het dienstverband in ADP ligt, want dan weigert ADP hem.
- Het loon in Officient bevat ook bedragen voor eindejaarspremie en vakantiegeld als onderdeel van de loonopbouw. KoppelHet stuurt die niet als losse betaling naar ADP; hoe vakantiegeld en een dertiende maand lopen, regelt payroll in iHCM.
- Officient kent eigen loonbestanddelen naast het basisloon. Die zijn doorlopend en passen niet in de variabele regels van ADP; KoppelHet zet een wijziging daarin in de eerste versie op de lijst voor payroll.
- Een webhook van Officient bevat alleen het ID van de persoon. Officient staat dertig aanroepen per vijf seconden toe en geeft daarboven een lege 429. KoppelHet haalt na elke melding loon en dienstverband op en wacht bij een 429 voordat het opnieuw probeert.
- Officient meldt met person_reactivated dat een vertrokken medewerker weer actief is. Staat de beëindiging al in ADP, dan annuleert KoppelHet die, omdat ADP een beëindiging niet laat aanpassen; is de run al verwerkt, dan krijgt payroll een melding.
- Officient houdt per persoon de gekoppelde salarisleverancier en het personeelsnummer daar bij. KoppelHet gebruikt het ADP-nummer in dat veld als sleutel, en meldt medewerkers met NL-registratie zonder nummer aan payroll.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
Nee. Payroll maakt de medewerker in ADP aan; KoppelHet koppelt hem daarna op personeelsnummer.
Wat gebeurt er met Belgische medewerkers?
Die blijven bij hun eigen sociaal secretariaat. Alleen lonen met Nederlandse registratie gaan naar ADP.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Officient API (api.officient.io/1.0, OAuth 2.0): people/list (payroll_provider, linked_payroll_provider_external_id; 30 per pagina, scope basics:read), people/{id}/detail (linked_payroll_provider, linked_payroll_employee_number, employment.first_employment_date en last_employment_date), wage details en wage history (registration_country_code, base_rate, end_of_year_bonus, holiday_pay, custom_components, start_date, end_date). Webhooks person_added, person_updated, person_deleted, person_reactivated (scope webhooks:write). 30 aanroepen per 5 seconden.
- ADP iHCM via GET /hr/v2/workers, de Base Remuneration Change API (2416 en 2417; ingangsdatum niet vóór de start van het dienstverband) en de Worker Terminate API (worker.terminate, worker-termination.cancel). Canonicals in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Officient | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
linked_payroll_employee_number | payrollfilenumber | Eenmalig gevuld; zie review |
registration_country_code = NL | payrollGroupCode | Vaste paygroup per Nederlandse werkgever |
base_rate (loon) | Salarisbedrag 2417 met salariscode 2416 | |
start_date (loonhistorie) | effectiveDateTime van de salariswijziging | |
employment.last_employment_date | Beëindiging in worker.terminate | |
Webhook person_reactivated | worker-termination.cancel |
Gerelateerd
Officient → Active Directory
Officient Active Directory koppeling: AD-accounts uit Exact Officient
Officient → AFAS Profit
Officient koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Exact Officient in AFAS Profit Payroll
ASOfficient → Arbodienst (SIVI)
Officient koppelen met de arbodienst via SIVI: verzuimperiodes uit Exact Officient als verzuimmelding
Officient → DATEV
Officient DATEV koppeling: Duitse medewerkers uit Officient naar de Steuerberater met DATEV